Gobierno, alianza pública

Twitter: @bramirez_AN

Cuando se habla de tecnología, en lo último que pensamos es
que la administración pública haya realizado giros en el timón para encontrarse
a la vanguardia.

Sin embargo, hoy, el Gobierno está todo menos alejado del
mundo informático para unificar aplicaciones administrativas que, hasta hace
poco, absorbían mucho tiempo y alrededor del 85% del presupuesto destinado a
desarrollo de software en materia de finanzas, de recursos materiales y de recursos
humanos.

Para hablar de este proceso de simplificación administrativa,
Alto Nivel platicó con Javier Chávez, director general de Promoción de la
Eficiencia y Calidad en los Servicios, de la Sagarpa; Jaqueline Inguanzo, directora
general de Tecnologías de Información, de la SRA; y Gloria Muñoz, oficial
mayor, de la SFP.

¿Cómo se despierta al dinosaurio?

En 2007, tres Secretarías de Estado realizaron un
diagnóstico del estatus de los sistemas con que contaban sus oficinas. Dichas
dependencias son Secretaría de la Función Pública (SFP), Secretaría de
Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (Sagarpa) y Secretaría
de la Reforma Agraria (SRA).

Los resultados arrojaron que las necesidades reales de las
áreas estaban cubiertas parcialmente;  pero,
sobre todo, que existía un sinnúmero de aplicaciones improductivas que
representaban una pérdida de tiempo en cuanto a horas/hombre: Java, Visual
Basic 6, Access 2.0 e Informix.

Más allá de esa imagen estereotipada del servidor público
mal encarado y renuente a realizar bien su trabajo, lo que hacía falta era
cambiar ese valor intangible que
conocemos como “sentido de urgencia”, prácticamente inexistente. Por ejemplo,
realizar un trámite de suficiencia presupuestaria para un programa específico implicaba
un plazo descomunal.

Pero al tener respuesta era inevitable enfrentar otra
contingencia en puerta. Tampoco se contaba con redes de sistema de nómina que
hicieran más transparente la contabilidad al interior de una dependencia. El
mayor problema a resolver era el costo de la modernización: podía ascender
hasta 200 millones de pesos por una sola secretaría.

Esta situación hizo que las tres dependencias fueran en
busca de una nueva corriente que los salvara de dirigirse a un destino no
deseado: se aliaron para consolidar  una
administración pública más ágil y mejorar la calidad de los servicios de las oficialías
mayores. Así se decidió adoptar el proyecto Government Resource Planning (GRP)
G3, que no es otra cosa que un programa capaz de crear un modelo operativo que
integre las aplicaciones administrativas comunes a las tres dependencias y – lo
mejor – en sincronía con las aplicaciones normativas.

Dicho de otra forma: con el GRP G3 las dependencias
transitarán de una etapa basada en el uso de sistemas moldeados al gusto del
operador a otra donde un sistema integral permite ver  cómo las afecciones del área de compras afectan
a contabilidad, pagos o nóminas.

El resultado ha sido positivo, empezando  por el costo del proyecto: ascendió a cerca
de 35.5 mdp para cada instancia, lo cual representa un ahorro  significativo de más de 60%. El nuevo sistema
tiene como virtud que no necesita recibir mantenimiento constante de diversos consultores
y especialistas.

¿Qué se detectó antes de la adopción del GRP?

• Inexistencia de sistemas integrales.
• Diferentes sistemas y programas empleados entre dependencias.
• Falta de información oportuna, fidedigna  y confiable.
• Recaptura de información, lo cual se traducía en un gran
  número de errores.
• Alta complejidad en los sistemas que existían previamente,
  ya que no estaban intercomunicados
• Diversidad de tecnologías de bases de datos con poca
  utilidad.

Entre los estimables beneficios adquiridos tras la
implementación del proyecto se encuentran integración de operaciones antes
fragmentadas al interior de las dependencias participantes; Homologación e
integración de procesos comunes a las dependencias; Acceso de la información en
línea; Reducción de costos de actualización (una sola configuración del
sistema); Integración de las áreas involucradas;  Sinergias entre secretarías (se fomenta la
colaboración intragubernamental) y la conformación de un equipo de trabajo interdisciplinario
de las tres secretarías, especialistas en Recursos Humanos, Financieros,
Materiales y Tecnologías de la Información.

Además, existen algunos beneficios para la clase
empresarial, ya sea porque  facilitan la
negociación con el gobierno o porque pueden ser replicables en sus
organizaciones:

• Incremento de la seguridad (se cuenta con una plataforma
  tecnológica sólida)
• Reducción del papeleo y recapturas de información
• Mejora en la eficiencia del personal (disminuyen las
  recapturas de información que duplican el trabajo)
• Aumento en la disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de
  la información para la toma de decisiones
• Padrones únicos de datos y existencia de manuales de
  procesos
• Certidumbre; el proyecto permanece sin importar cambios en
  el personal
• Rendición de cuentas claras mediante el acceso a información
  en línea
• Licitaciones transparentes (el proyecto se licitó únicamente
  a quien ofrecía mejores condiciones)
• Capacidad de ser replicado con éxito en otras dependencias,
  gracias a su homologación de procesos

El GRP viene a demostrar que la modernización de cualquier
gobierno pasa por la sistematización. En 2010 se inició la tala regulatoria, la
cual implica eliminar normas duplicadas (se eliminó el 46% de la normatividad del
Gobierno federal), procesos y actividades ineficientes, así como trámites burocráticos
innecesarios que generan costos al ciudadano y a las empresas. Luego vino la
homologación transversal a través de una serie de manuales únicos para toda la
administración pública, los cuales obligan a administrar de la misma forma los
recursos financieros y humanos.

El inminente cambio de inquilino en Los Pinos no es un
obstáculo para la adopción de un GRP. De acuerdo con las autoridades de las
tres secretarías, se generará una cultura de unión antes inexistente a nivel gubernamental.

¿El viento a favor que encontró este programa es el marco
regulatorio existente?

Una Ley de Presupuesto y una Ley de Transparencia
construidas tanto por el Ejecutivo como por el Legislativo, lo cual fomenta la
manutención de políticas de eficiencia gubernamental.

Los recursos económicos ahorrados se verán reflejados en
inversiones hacia otros sectores que requieren de atención inmediata, como
mejoras en la calidad de la educación, incremento en la seguridad pública y
combate a la pobreza.

En suma, la empresa llevada a cabo por el Gobierno pretende
que, al terminar la gestión actual, algunas prácticas burócratas hayan quedado atrás,
en el puerto de origen. 

¿A qué dependencias le agregarías este programa?

Para saber más:

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