10 tips para que ahorres en tus viajes de negocios
La falta de una política de viáticos en los viajes de negocios pueden ser un dolor de cabeza para las empresas.
Las principales fugas de capital de las pequeñas y medianas empresas en sus viajes de negocios ocurren por la falta de una política de viáticos. Y en las compañías donde sí existen las reglas sucede muchas veces que los empleados las desconocen, lo que causa que se salgan de ellas.
Por lo que es necesario establecer una política de gastos más sencilla para ti y tus colaboradores. Que sea fácil de implementar, administrar y controlar. Por ejemplo: poner un límite a los empleados en desembolsos de transporte y comidas por mes. No hacerlo representa pérdidas muy importantes para tu compañía. Pero este conjunto de reglas escritas no deben comprometer la calidad del desplazamiento de los viajeros ni la ejecución de los objetivos.
A continuación, 10 tips para crear una política de gastos.
1) Utilizar un lenguaje sencillo que sea fácil de entender. Mientras más clara sea una idea es mayor la probabilidad de que tu equipo de trabajo la siga.
2) Hacer reglas justas. Nadie debería de pagar de su propio bolsillo si se gasta de forma sensata.
3) Involucrar al personal para que aporten sus comentarios al respecto.
4) Que sea lo suficientemente flexible para adaptarse a los requerimientos locales.
5) Formular una regla de forma universal; es decir, que aplique a todos los empleados.
6) Que sea fácil de encontrar para que la gente la conozca. Asegurarse de su visibilidad.
7) Enfatizar los aspectos positivos.
8) Llevar a cabo una sesión de capacitación para explicar los motivos de implementar o cambiar la política.
9) Predicar con el ejemplo.
10) Aprovechar la tecnología existente.
De la mano de herramientas tecnológicas
Una vez que ya cuentes con una buena política, tienes que considerar utilizar una solución tecnológica que te ahorre dinero y tiempo en la administración de los gastos y reembolsos.
Recuerda que cuando tus colaboradores desembolsan su propio dinero, querrán ser reembolsados tan pronto como sea posible. Por lo que, un buen sistema facilitará que los empleados presenten sus gastos y reciban actualizaciones del estado de su pago. Pero también si te reportan devoluciones fuera de la política la aplicación te facilitará una alerta.
Concur es una herramienta tecnológica de alto impacto en la administración de los viajes de negocios. Proporciona la visibilidad completa de los gastos y la capacidad de asegurar el cumplimiento de políticas y regulaciones. Todo sin papel.
Toma en cuenta que al convertir tu proceso basado en papel en uno automatizado muy pronto resultará en ahorros sustanciales de costos y te permitirá enfocarte en los aspectos vitales de tu negocio.
La sugerencia es aprovechar las pruebas sin cargo para probar las opciones de software antes de hacer un compromiso de adquirirlas. Y bien que vale la pena porque los gastos de viajes y viáticos son el segundo rubro más difícil de controlar para las empresas.
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