Cómo ser más productivo a través de una planeación inteligente

“Un plan no es nada, pero la planeación lo es todo.” Dwight D. Eisenhower

Todas las empresas tenemos como meta final ser productivas, rentables y contribuir a mejorar la vida de nuestros colaboradores y del entorno. Sabemos que, entre las cosas importantes para llegar a cumplir con esta meta, se encuentra una buena e inteligente planeación.

La planeación define la ruta que va a seguir la empresa. Esto se hace a través de prioridades en las que están implicadas las diferentes áreas administrativas y operativas, las cuales, a su vez, deberán alinearse para contribuir al logro de lo planeado.

Posteriormente nos encontramos con que hay un camino que recorrer para materializar lo planeado, y ese camino se llama ejecución. En la ejecución es en donde tomará forma la planeación y en muchas ocasiones, parece ser la única responsable de no lograr lo planeado.

Sin dejar de lado las importantes fallas al momento de ejecutar, es en esta parte del camino en donde saltan también los errores de la planeación o estrategia. De modo que, aunque en ocasiones parezca que la ejecución es la responsable del fracaso rotundo en lo planeado, no es así. Siempre la responsabilidad es compartida.

En mi trayectoria he podido observar que hay aspectos relacionados tanto con la planeación como con la ejecución que, por parecer insignificantes, no les ponemos atención, pero que resultan una verdadera barrera para tener éxito en nuestras metas empresariales.

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Te presento los que, a mi consideración, son importantes para facilitar el camino entre la planeación y la ejecución:

Planeación

• Enfoque

Definir correctamente en qué se va a enfocar “toda” la empresa, es algo que parece muy obvio, pero que es muy común pasar por alto. Ponemos gran atención mantener dentro del enfoque a las áreas que consideramos que tienen relación directa con la planeación, pero nos hemos olvidado de que absolutamente todas las áreas están facilitando u obstruyendo el camino hacia el logro de la planeación.

De modo que, al momento de planear, es necesario tener en cuenta cómo todas y cada una de las áreas que conforman la administración y la operación de la empresa, pueden contribuir y sumar al logro de la planeación.

• Comunicación

Para empezar, se requiere de una amplia difusión de lo planeado y de las prioridades establecidas. No debe existir una sola persona dentro de la empresa que no sepa hacia dónde vamos y cuáles son las formas específicas en las que su área, y de manera muy específica, su trabajo es importante para lograrlo.

Por otra parte, para que la planeación se mantenga en el foco de lo que hacen todas las áreas de la empresa, es importante repetirlo y repetirlo. Esto además de hacerlo con un plan de comunicación masiva, lo podemos lograr repitiéndolo en todas y cada una de las juntas dentro de la empresa, no solo en las de dirección. Cada área lo debe de hacer en sus reuniones diarias, semanales, mensuales, trimestrales, etc.

• Indicadores

Los indicadores, que son el conjunto de datos que nos ayudan a medir objetivamente el desarrollo de lo planeado, deben definirse de modo que nos ayuden a evaluar si como empresa y como áreas estamos manteniendo el enfoque en lo planeado. Es importante que sean consistentes, es decir, que puedan permanecer durante el tiempo definido, que sean muy claros y no den pie a ambigüedades, además de que las áreas, estén perfectamente alineados con la planeación empresarial.

Ejecución

Una vez que queda definido en que se va a enfocar toda la empresa, se ha hecho una amplia difusión de las prioridades, también a toda la empresa y, se han definido inteligentemente los indicadores que nos ayudarán a medir el desarrollo y progreso de la planeación, podemos comenzar a hacer los ajustes necesarios para facilitar la ejecución.

• Inventario de acciones

El hecho de que cada área tenga pleno conocimiento de lo que se quiere lograr e indicadores claros, consistentes y no ambiguos que le ayuden a medir el avance, debe servir como impulso para revisar los hábitos y las acciones que se están llevando a cabo actualmente, decidir cuáles pueden continuar y cuáles deben ser eliminados por no estar alineados.

En un principio nos podemos encontrar con dos grandes obstáculos al momento de tomar estas decisiones: la inercia y la resistencia al cambio. Es importante tomar en cuenta que los seres humanos nos regimos por hábitos, costumbres y lo que consideramos normal, lo cual además de mantenernos dentro de una zona de confort, nos da seguridad, aunque en la mayoría de los casos, sean justamente lo que nos está separando de lograr nuestros objetivos.

• Comunicación de beneficios

Esto trasladado al contexto empresarial, se va a reflejar en cambiar ciertas formas de trabajo y comunicación, pero sobre todo de actitud, lo cual seguramente va a implicar resistencia, sin embargo, estoy convencida y he comprobado que esta resistencia se puede suavizar si transmitimos inteligente y correctamente los beneficios empresariales y personales de contribuir a facilitar la ejecución de la planeación.

Podemos hacerles ver que al dejar de hacer cosas que normalmente les quita tiempo y al incorporar nuevas formas de hacer lo que están haciendo puede aportarles, entre otros beneficios, reducir sus niveles de estrés y optimizar su tiempo, lo cual puede ayudar a mejorar su calidad de vida en general.

Recordemos que los cambios en las empresas, en los cuales, también estamos implicados, no suceden de la noche a la mañana, ya que están involucrados nuestros hábitos, comportamientos, prácticas y formas de trabajar de todos los que formamos parte de la organización. Por lo tanto, es importante empezar a trabajar en ellos y una vez en este proceso, hacerlo de forma continua para que se conviertan en los nuevos hábitos y comportamientos, que harán de este camino entre la planeación y la ejecución, uno en el que los obstáculos que se presenten puedan convertirse en aprendizajes, desarrollo y crecimiento tanto para la empresa, como para sus colaboradores.

Hasta la próxima.

https://www.altonivel.com.mx/lograr-las-redes-sociales-afecten-productividad/

Ivette de Jacobis