8 claves de Evernote Business para las Pymes

Con poco más de 100 millones de usuarios en el mundo, Evernote se convertido en la aplicación reina de la productividad, y no conforme con eso esta herramienta, creada por el emprendedor Phil Libin –a quien entrevistamos hace apenas unas semanas–, encontró la manera de facilitar el día a día a decenas de trabajadores en el mundo a través de su sistema.

Pero la aplicación no es únicamente un arma para el usuario promedio, sino que también cuenta con una variable mucho más sofisticada, capaz de apoyar a cualquier empresa a mejorar su funcionamiento: Evernote Business, una app con más funciones que la versión sencilla y que tiene como prioridad mejorar la organización de las compañías y, más a detalle, de las pequeñas y medianas empresas (Pymes).

Se trata de un tema muy importante en México, ya que un 99.8% de las empresas de nuestro país pertenecen a esta categoría y son responsables del 52% del PIB y del 72% del empleo.

Sin embargo, un 75% de ellas cierra apenas dos años después de haber abierto sus puertas, principalmente por tener problemas en su administración, señala el Centro para el Desarrollo de la Competitividad (CENTRO-CRECE).

Del 100% de las Pymes en el país, un 59% no cuenta con perfiles de trabajo adecuados a sus necesidades, tomando en la mayoría de los casos personas con poco conocimiento sobre sus puestos. A esto se le añade su poco apego a las tecnologías de la información y sistemas que faciliten la comunicación entre los empleados y les ayuden a desempeñar mejor su trabajo.

Según cifras de la firma Acumática, sólo un 5.9% de las Pymes mexicanas usan herramientas de este tipo.

Y es precisamente este hueco el que pretende llenar Evernote con su solución Business, que intenta convertirse en una respuesta a los típicos problemas de las Pymes y startups en este sentido, ayudándoles a vencer a su némesis: la mala gestión.

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¿Qué ofrece Evernote Business?

Con miras a poner en claro cuáles son los beneficios y capacidades que tiene esta app, entrevistamos a Pablo Torres, uno de los dos consultores certificados que tiene Evernote Business en el país, y estos son algunos de los puntos más relevantes que compartió:

“Evernote Business es una aplicación que permite generar orden en las Pymes, facilitando la conexión entre los trabajadores y permitiéndoles tener a la mano cualquier archivo que necesiten para poder cumplir con su tarea”, explica.

Desde su perspectiva, existen al menos ocho funciones clave que en esencia pueden facilitar a las empresas su organización y desarrollo, ayudándoles a obtener resultados satisfactorios. ¿Cuáles son? Aquí te las presentamos.

1.- Flujo de información

El experto sostiene que la principal ventaja de esta app es facilitar el flujo de información en las compañías, dando la oportunidad a todas las áreas de convivir sin necesidad de tener diferentes tipos de programas para cada área de la empresa.

Esto se logra gracias a la posibilidad que tiene cada parte de abrirse a otra, pudiendo cada una ver los avances que se van teniendo y pudiéndose mejorar la conexión entre ellas. Esta apertura ayuda a reducir el tiempo perdido en las empresas.

En la plataforma de Evernote estará disponible toda la información consultable de cada empresa, para que todos puedan apoyarse en ella cada vez que lo requieran.

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2.- Un poderoso buscador

La infomación que requieran podrán encontrarla a cualquier día y hora, gracias al poderoso buscador que tiene la aplicación, el cual tarda menos de un par de segundos en hallar la palabra clave que se esté buscando entre sus distintas libretas.

Pero no sólo permite buscar por el nombre de cada archivo, sino que también tiene la capacidad de buscar palabras que estén en su interior o en imágenes que se suban a la plataforma.

3.- Del papel a la pantalla

Justamente hablando del tema de las imágenes, Evernote Business mantiene una conexión especial con la nueva aplicación de la compañía de Libin, Scannable, la cual permite escanear prácticamente todo y el programa tendrá la capacidad de diferenciar las palabras que estén en su interior.

La aplicación sirve perfectamente para guardar en su sistema apuntes que tengamos en cuadernos o tarjetas de presentación, señalándonos cuándo, cómo y dónde fue hecho el escaneo.

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4.- Recordatorios a toda hora

Evernote Business cuenta con un buen sistema de recordatorios que funcionará dependiendo de las necesidades a lo largo del día, pudiendo programar citas, llamadas o entregas importantes que se deban cumplir.

Los recordatorios comienza a verse desde que comienza el día, enviándonos un correo además de una notificación en dispositivos móviles y más en la computadora según se acerque la hora marcada.

5.- Comunicación con el equipo

La aplicación cuenta con un sistema de comunicación interno llamado Work Chat, que permite a todos los trabajadores estar en contacto siempre que lo necesiten, con la capacidad de funcionar desde la computadora o dispositivo móvil.

Esta herramienta permite que los empleados separen su vida laboral de la personal, olvidándose de enviar mensajes a través de otros sistemas más personales como WhatsApp. Cabe destacar que sirve además para ahorrar tiempo en llamadas y ubicar más rápido a las personas.

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6.- Compartiendo archivos

En vez de tener que enviar cadenas de correos largas entre los colaboradores de la empresa, con la aplicación es posible compartir de forma interna archivos, sin la necesidad de estar adjuntando, ya que todo se encuentra ya al interior de una nota de trabajo.

También es posible compartir archivos a personas que no tienen Evernote Business, enviándoles por email una liga a la cual podrán ingresar para ver la información que reciben. La persona que comparte esta información podrá actualizar el archivo que se encuentra en la liga en el momento que desee y sin la necesidad de volver a enviarla.

7.- Seguridad de la información

Por otro lado, en cuestión de seguridad Evernote Business tiene dos vertientes. La primera enfocada a los directivos de la empresa, quienes pueden asegurar libretas con información que no desean que vean los colaboradores.

También existe para jefes de área la posibilidad de encriptar texto, la poner contraseñas en notas que desees que sean confidenciales, sin la necesidad de bloquear toda una libreta.

8.- Para salir de la oficina

Evernote Business permite a los trabajadores de una empresa el trasladar su oficina hasta el sitio en el que ellos deseen, pudiendo hacer sin problema alguno home office o trabajar desde sitios remotos dependiendo de las necesidades que se tengan.

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Inclusive, los trabajadores de áreas como ventas podrán tener acceso a la información que necesiten justo al momento en que estén platicando con su cliente y ofreciéndole soluciones.

¿Qué experiencia tienes usando Evernote? ¿Consideras que Evernote Business puede ayudarte a mejorar la administración de tu empresa? ¿Cuáles son los riesgos que observas en usar el programa? 

Alejandro Medina Periodista geek, fanático de la tecnología y las redes sociales. Contar historias lo es todo.