Usar Office, un requisito para encontrar empleo

Gran parte del
sector empresarial utiliza Microsoft
Office. Para muchos de nosotros es nuestra principal herramienta de
trabajo, sin embargo ¡del 95% de los
profesionistas que lo utilizan, el 120% no lo explota totalmente!

Si escribimos la palabra “office” en el buscador de vacantes de OCCMundial,
encontraremos más de 12 000 vacantes
que solicitan el manejo de esta suite
informática. La cifra puede ser mayor: de acuerdo con Forrester® –firma
de investigación estadounidense– alrededor
del 85 % de las empresas utiliza alguna aplicación o programa de Microsoft
Office. 

Si alguien no lo ha usado, quizá es porque cuenta con software alternos y
sofisticados, pero no es el caso de muchos.

Dominar la paquetería “básica” –Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook,
etcétara.– está considerada como 1 de
las 10 habilidades tecnológicas esenciales que las compañías buscan en los candidatos. No es ningún hilo negro,
para ciertas generaciones parecerá de lo más obvio.

Sin embargo, y aun utilizándolo por muchos años, ¿seremos expertos en
Office? Parafraseando un poco al escritor Aldous Huxley, seguramente habrá algo por mejorar de ti en
uno u otro programa.

A continuación algunas actividades
básicas que puedes hacer con la paquetería y te ahorraran mucho tiempo y dolores de cabeza.
Algunas quizá ya las conozcas bien, pero otras pueden ser parte de tu propósito
para aprender y explotar mejor estas herramientas

Un uso adecuado de documentos de texto

• Crear índices automáticamente
  

Después de redactar un largo escrito, aún falta el índice del texto. Basta
de ir página por página revisando –y anotando en otra parte– la ubicación de
cada título y subtítulo. Ahorra tiempo de esta manera.

• Macros

 ¿Tareas
rutinarias, complejas y sin ningún cambio sustancial? Acelera tus labores con
esta función.

Para este y en general para todos los programas, aprende a utilizar los
“comandos” para ahorrar tiempo y librarte de tanto clic, clic, clic.

Presentaciones efectivas en PowerPoint 

• Quitar el fondo de la imagen
  

En ocasiones sólo necesitamos a la persona de la fotografía, no a todo el
paisaje. El resultado no es el mismo que con un programa profesional de diseño;
pero será provechoso para una diapositiva
urgente. También es posible hacerlo en Word.

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• Presentaciones con animación asombrosa

 Hasta
hace 5 años se estimaba que diariamente se elaboraban alrededor de 30 millones
de presentaciones en PowerPoint.

Hoy en día tal vez la cifra se
haya reducido por las nuevas plataformas creadas; no obstante, estos ejemplos de animaciones te darán otra
perspectiva para lograr un buen trabajo con la información que presentarás en
clase o junta ejecutiva:

Gráficas en Excel

• Fórmulas para organizar información

 Suenan
complicadas: utilizar condicionantes, signos (= + > 😉 y valores no es algo
que practiquemos cotidianamente una parte del sector laboral. Sin embargo, la
efectividad de las funciones es
bastante para operaciones simples o
complejas:

• Gráficas con distintos colores para resultados positivos o negativos

 En ocasiones,
por citar un ejemplo, se necesita mostrar
en una gráfica cuándo sí se cumplió un objetivo y cuándo no. Una manera
fácil de presentarlo para su interpretación es cambiando las tonalidades
dependiendo la información.

Por
supuesto que Word, PowerPoint y Excel no son los únicos programas de esta
paquetería, y que hay varias destrezas para sacarle el mayor provecho. ¿Buscas
algo más profesional? Existen inclusive cursos para certificarte como
Especialistas de Microsoft Office.

¿Qué porcentaje de las herramientas que tienes en Microsoft utilizas?

OCCMundial