Cómo subir una empresa a la nube de Google

Subirte a la nube está de moda, pero la verdad es que, a pesar de las ventajas que ofrece la tendencia cloud, aún existen sectores muy renuentes a la transición y prefieren seguir pagando por el mantenimiento de tecnología propia -desde rentar su servidor, conservar su información, pagar por servicios telefónicos de toda especia y hasta lidiar con esfuerzos comunicativos aislados-.

Existen numerosas empresas que ofrecen distintos servicios para subirte a la nube, pero hoy te presentamos un caso sui géneris: una empresa que se subió a la nube usando 7 herramientas gratuitas de Google y que gradualmente escaló su servicios virtuales.

TDR, es una empresa mexicana de transportes y logística que, a dos años de haber mudado su tecnología a la nube, hoy te comparte los resultados de una apuesta “sencilla, práctica y muy rentable”, según palabras de Emilio Olvera, gerente de TI y Sistemas de esta marca.

Además, Jorge Molina, gerente de soluciones de Google explica cada herramienta y cómo puedes usarla.

La nube desde cualquier lugar (Drive)

Olvera narra que llegar a la nube fue una transición muy
sencilla, a pesar del miedo a que fuera un “proceso doloroso”. TDR, una
empresa de logística y transportes, funciona con base en la comunicación
y la colaboración de todas las partes involucradas en cada fase, de tal
manera que con la posibilidad de compartir un archivo o una carpeta
entera en la nube, en lugar de mandarlos por correo o copiarlos en una
memoria externa, vino a facilitar los procesos, a optimizar los tiempos y
a mejorar los resultados.

Clave de Google. Con Google Drive, cada usuario
tiene la posibilidad de subir y compartir lo que hace desde cualquier
dispositivo de forma segura, eficiente y rápida. Además de que existe la
posibilidad de interactuar en esta herramienta para conocer las
impresiones de tus clientes o de tus colaboradores, afirma el experto de Google, Jorge Molina.

Correo electrónico colaborativo

A pesar del auge de otros canales de comunicación como las redes sociales o el teléfono celular, el correo electrónico es el medio fundamental para cualquier empresa, pero, históricamente, la creación y mantenimiento de un servidor corporativo ([email protected]) ha implicado un gasto significativo y ha sido una herramienta aislada.

TDR vio este insight y decidió mudarse a Google Apps for Business, una suite que ofrece distintas herramientas para crear procesos de trabajo en la nube mucho más colaborativos, seguros y considerablemente menos costosos. Y si bien dar de alta una cuenta de gmail es gratuito, con el paquete personalizaron el nombre de su marca después del arroba, además de que su aplicación está enlazada con las demás herramientas disponibles.

Clave de Google. Este servicio, explica Jorge Molina, puede configurarse en cualquier smartphone y tiene asistencia sin conexión, es decir, el usuario puede seguir trabajando incluso sin red. Cuenta con una capacidad de 30 GB con la opción de poder comprar el espacio que necesites. 

Calendario colectivo

La movilidad de los colaboradores hace que calendarios y pizarrones físicos para señalar los pendientes, sea poco efectivo, sin embargo, siguen siendo muy usados. Al margen del nicho al que pertenece tu marca, este insight es prácticamente universal. TDR cambió la forma de ordenar y coordinar sus actividades de manera virtual con Google Calendar, a través del cual optimizan tiempos, los colaboradores marcan y desmarcan sus actividades en tiempo real, lo que ha optimizado la organización para la empresa, sin importar dónde estén sus empleados..

Clave de Google. Seguro tu cuenta de correo electrónico tiene esta opción, pero de forma aislada, no sincronizada. Google Calendar es una herramienta es colaborativa y todos los perfiles activos tienen la opción de subir y publicar calendarios en la red, de tal manera que todos tienen accesos y visibilidad sobre los tiempos y las actividades de cada proceso.

Todos los documentos, un solo archivo

Cualquier presupuesto, base de datos o, incluso, una presentación con el catálogo de servicios, solía ser un trabajo tedioso, más que pesado, relata Olvera Yáñez, ya que el correo electrónico era la única forma de enviar la primera versión, recibir la segunda, corregirla y agregar más datos para enviar la tercera y ya era ganancia que el cuarto intento fuera el definitivo. Así solían ser los procesos para la creación de cualquier tipo de documento.

Clave de Google. Con la herramienta Google docs, los usuarios pueden crear hojas de texto, hoja de cálculo y presentaciones de forma colectiva, de tal manera que no hay más que una versión, disponible en cualquier dispositivo conectado en la red. Esta herramienta también permite publicar cada elemento para que cualquier persona lo pueda visualizar.

Hangouts, las nueva forma de hacer juntas

Ya no hay impedimentos para organizar y asistir a una junta o presentación para un cliente, ya que antes, la limitante era física, y siempre estaba latente la posibilidad de un retraso, un embotellamiento o cualquier eventualidad que te impidiera llegar a una junta de negocios. Ahora ya no.

Clave de Google. Con esta herramienta, se puede trabajar de forma colectiva mientras ves a 15 personas sin importar que cada una esté en lugares distintos. Más que una videollamada, los hangouts podrían considerarse como la nueva forma de hacer juntas o conferencias de trabajo, incluso, a través de un smartphone o tableta.

Google Sites, el nuevo periódico mural

Luego de haber salido de una junta y tratar de comunicar los acuerdos para un nuevo proyecto o una nueva estrategia, los métodos solían ser de boca a boca, con cartulinas, rotafolios o en el mejor de los casos con circulares impresas. Un proceso lento e ineficiente.

Clave de Google. La analogía es válida. Google Sites se trata de una aplicación que te permite publicar contenidos, manuales, instructivos, reglamentos o cualquier información que necesites compartir con tus colaboradores o con tus clientes, afirma Molina. Se trata de un pequeño sitio, predeterminado con algunas plantillas que te funcionan según lo que quieras comunicar y que pueden funcionar a manera de miniblog o mini red social.

Incluso, en el caso de TDR, esta herramienta es utilizada para ofrecer cursos en línea y capacitaciones sobre algún proceso del negocio, pues funciona también como canal de educación a distancia.

Google maps

Esta herramienta es más común, y como el caso de éxito es de una empresa transportista, trasladar las rutas a una pantalla vino a revolucionar la forma en que calculaban riesgos, tiempos e itinerarios.

Clave de Google. La geolocalización se ha vuelto parte esencial en la forma de hacer negocios, es por eso que el gerente de soluciones de Google considera esencial el uso de esta herramienta para cualquier sector empresarial, ya que la suite de Google Apps es tan democrática y universal que está diseñada para ofrecer mejores resultados a todos.

Los beneficios

Económico. En los principios de la nube, rentar un servidor propio es más costoso y requiere constante mantenimiento, así como gastos de actualización. En el caso del paquete de Google,  su alquiler sólo es por subirte a la nube, no por bajarlo a una computadora de tu empresa. El ahorro se observa en la comunicación, ya que tanto el correo como el chat funcionan como un canal muy eficiente.

Seguridad. Tener la certeza de que toda la información de una empresa está unificada es un ítem que todos valoran, razón por la que trabajar en la nube es una solución que satisface los insights de seguridad, practicidad y eficiencia en este renglón.

Organizacional. Lograr que el trabajo de los distintos departamentos o áreas de una empresa sea colaborativo puede llegar a ser tarea de titanes, pero usar una oficina virtual ha beneficiado en la organización y en la comunicación de todos los actores involucrados.

Los costos

Al margen de personalizar las herramientas que cada empresa necesite, Jorge Molina considera que los costos por este servicio son significativamente más bajos que el promedio que las empresas suelen gastar por cada uno de los servicios de forma independiente.

Por cada usuario (perfil), la empresa puede pagar 50 dólares al año o 5 dólares al mes. Y la tendencia en este sentido, es positiva, ya que organizaciones como BBVA o el gobierno de Guanajuato, por ejemplo, son parte de las 5 millones de empresas que cuentan con este servicio, que al día de hoy 14 empresas nuevas se suman diariamente.

¿Tu marca ya está en la nube? ¿Qué herramientas recomendarías para sacarle el máximo provecho?

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