Las ventajas de tener un plan de eDiscovery
De acuerdo con un estudio de Symantec, las compañías que cuentan con mejores prácticas de retención y rastreo de información son más competitivas y corren menos riesgo de sufrir multas.
El “Estudio sobre eDiscovery y Retención de Información 2011”, de .Symantec, demostró que las compañías que cuentan con mejores prácticas de retención y rastreo de información son más competitivas, ya que corren menos riesgo de sufrir sanciones o de ser involucradas en problemas legales.
Durante la convención “Symantec Vision México 2011”, la empresa mostró cómo las compañías administran sus volúmenes de información a través de un almacén electrónico y cómo responden a una solicitud de eDiscovery.
“El eDiscovery es el proceso de búsqueda de información existente en el contexto digital de una empresa a través del equipo legal o de Tecnologías de la Información (TI) para entregar datos determinados a una persona. Es decir es el rastreo de .información a través de correos electrónicos, conversaciones instantáneas, redes sociales, etcétera y que son relevantes para una situación empresarial”, aseveró Nicolás Severino, director de ingeniería de Symantec Latinoamérica.
Este informe fue realizado a través de una encuesta global a los departamentos legales y encargados de la gestión de TI de 2,000 empresas con un mínimo de 1,000 empleados.
Uno de sus principales hallazgos fue que el correo electrónico ya no es la principal fuente de información y pruebas que las compañías pueden presentar, por lo que los departamentos jurídicos y de TI deben trabajar conjuntamente para unificar los datos que han sido compartidos desde adentro de la empresa.
“Hay dos tipos de información muy solicitada: en archivos o documentos y en bases de datos o aplicaciones. Pero actualmente empiezan a surgir medios nuevos que también deben ser considerados al recabar información, como los mensajeros instantáneos”, continuó el representante de Symantec.
Las empresas consultadas en América Latina señalaron que los documentos que más solicitan en un proceso de eDiscovery son archivos y documentos con 72%, bases de datos o aplicaciones, 69%, y correos electrónicos con 65 por ciento.
Respecto a los nuevos medios, el 55% utiliza los archivos de SahrePoint, 46% destacó los mensajes instantáneos de SMS y de mensajeros de smartphones tipo BBM, mientras que el 43% utiliza las redes sociales.
Las compañías más competitivas
El estudio de Symantec arrojó que la implementación de políticas efectivas de eDiscovery influye en el desempeño de la firma. Por ejemplo, del total de empresas consultadas en Latinoamérica, las más preparadas automatizan las retenciones legales y utilizan un sistema formal de archivado de datos.
Esto impulsa la productividad de las compañías, porque reduce el tiempo de respuesta del departamento encargado en la .captación de datos de 14 días, promedio de las compañías sin un sistema formal, a sólo cinco días.
Por ejemplo, en América Latina las empresas con las mejores prácticas de eDiscovery tienen 25% menos de probabilidades de comprometer su posición jurídica, 9% menos de ser sancionadas por tribunales y hasta 33% menos oportunidades de ser multadas.
Empresas poco preparadas
A pesar de los riesgos, aún hay muchas compañías que no optan por mejorar sus sistemas de gestión de información.
“Hay una gran cantidad de empresas que no saben cuánta información generan y la cantidad de costos y peligros que el no tener un buen sistema puede acarrearles, porque la ley prohíbe que se guarden datos sensibles en las bases de datos”, alertó Alejandro Loza, gerente de ingeniería de Symantec.
El 63% de las empresas de América Latina no tiene un plan de retención de información, mientras que 28% apenas empieza a considerar adoptar uno, 14% ni siquiera se lo plantea, pues considera que son muy costosos, no tienen la necesidad de hacer eDiscovery, no tienen el tiempo para adoptarlo, no tienen una persona responsable o carcen de la experiencia.
En México, 68% de las firmas no posee una estrategia de eDiscovery y aunque 20% planea implementar uno, 17% ni siquiera lo considera para el largo plazo.
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