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Recursos Humanos

Onboarding digital: Cómo recibir a un nuevo empleado a distancia

04-08-2020, 6:00:00 AM Por:
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Un 97 por ciento de los empleados deciden si permanecen en la compañía durante los primeros seis meses de su estadía. Por ello un proceso de inducción correcto es clave para retener el talento.

En medio de la crisis sanitaria que se vive, las contrataciones comienzan a reactivarse en las organizaciones como respuesta a la necesidad de encarar los desafíos post-Covid. No obstante, y para garantizar la pronta y efectiva adaptación de los nuevos colaboradores, sobre todo ante las limitantes que conlleva el ingreso en tiempos de trabajo a distancia, resulta crítico recibirlos con un buen plan de Onboarding, quepermita acompañarlos en su travesía de incorporación. 

El proceso de inducción es mucho más que un evento de un día. Es un plan que comienza previamente, desde la selección del candidato para ser más precisos, pasando por su incorporación, hasta llegar a la valoración de su primer período de trabajo. No es un simple “Welcome”. Implica más que mostrarle las condiciones de entrada, otorgar el Kit de bienvenida, o asegurar que se cumplan los procesos administrativos relacionados con su integración.

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Este journey representa grandes beneficios, pero sobre todo diversos objetivos por cumplir:

  • Asegurar que el colaborador sienta que fue buena su decisión de incorporación. El arribo a una nueva compañía puede darse en medio de una mezcla de sentimientos, donde el miedo y la duda pueden hacerse presentes.
  • Generar mayor autonomía dentro de la organización. A través de la correcta motivación, y de brindarle la información y las herramientas necesarias se empezará también a garantizar el proceso de entrega de resultados por parte del nuevo integrante, al mismo tiempo que su incursión le resultará en el mínimo desgaste y estrés.
  • Difundir la cultura de la organización. Resulta primordial que, durante sus primeros días de incursión, se le transmitan los valores y pilares del negocio, así como las expectativas que tienen que ver con su rol, además de garantizar su Engagement; lo cual repercutirá directamente en maximizar su productividad.
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Los programas de Onboarding resultan determinantes. Esto ha quedado aseverado en diversos estudios que evidencian su impacto dentro de las organizaciones, y arrojan datos importantes como que el 97 por ciento de los empleados deciden si permanecen en la compañía durante los primeros seis meses de su estadía. Pese a esto, algunas empresas aún subestiman la implementación de procesos que garantizan una vinculación e integración efectiva, y terminan pagando caro las consecuencias de este error. Y es que, de acuerdo con algunos proyectos de análisis en la materia, entre el 40 y 50 por ciento de los nuevos elementos no alcanza los resultados esperados por la falta de un óptimo proceso de inducción; mientras que algunos otros señalan que, si el nuevo integrante llega a salir antes de finalizar el primer año, a la organización puede llegar a costarle hasta dos años de su salario.

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¡No lo omitas, no lo pospongas!

Ante las incorporaciones de forma remota, resulta indispensable abrazar” cuanto antes al nuevo colaborador, fomentar en él un sentimiento de pertenencia y propiciar su integración pero, sobre todo, ser partícipe de ella. Acciones que, aún con las limitantes propias del contexto actual, pueden llevarse a cabo si se echa mano de la tecnología. Sin embargo, hay que tener presente que el reto va más allá de digitalizar el proceso. No se trata de pasar de Offline a Online la experiencia que se vive a lo largo del programa. La recomendación es ir más allá, redoblar esfuerzos y trabajar con mayor ímpetu en aquellos temas que se vuelven complejos a consecuencia de laborar desde casa. Sin duda, se deben encontrar alternativas y actividades innovadoras que permitan que los colaboradores establezcan relaciones productivas y sobre todo enriquecedoras; donde se logre conectar en un nivel personal, para que el plan de incorporación no resulte frío y distante.

Y precisamente, en el ajuste obligado que están teniendo las compañías en cuanto a este proceso, es que a continuación comparto algunos puntos clave para lograr esa conexión de manera diferente, que acelere la adaptación y aprendizaje en un contexto virtual:

  1. Asegúrate que tanto tú como el nuevo integrante cuenten con la tecnología necesaria. Aspectos tan sencillos como que la cámara se muestre encendida en todo momento, es algo indispensable, pues forma parte del proceso de reconocimiento dentro de la relación jefe-colaborador.
  2. Realiza, en la medida de lo posible, reuniones formales e informales, para garantizar que se genere confianza y cercanía entre el nuevo integrante y tú. Para ello, resulta relevante armar una agenda clara y a detalle. A la par, da prioridad a que el recién incorporado pueda hablar con la mayor cantidad de personas posibles con las que su rol tenga interacción.
  3. Busca herramientas digitales que permitan hacer dichas reuniones más dinámicas. Hoy en día existen diversas opciones en el mercado, que son sencillas de manejar y sólo requieres imprimirles un poco de creatividad para hacer las cosas de forma diferente.
  4. Propicia espacios para preguntas y respuestas, habilita en agendas sesiones informales para garantizar confianza e interacción.  
  5. Concibe el proceso como algo que debe tener continuidad. Hay que darle mucha información de apoyo al nuevo integrante del equipo para que permanezca en la empresa. Establece campañas de acompañamiento y reforzamiento durante un período considerable de tiempo.
  6. Nombra a una persona del equipo que tenga el rol de Shadow; será quien cuide la experiencia del colaborador hacia adentro de la empresa (Employee branding), quien de manera informal, será el   soporte, embajador de cultura, mediador de comportamiento y a quien pueda estar consultando de manera constante cualquier duda del día a día.

Definitivamente, en estos tiempos de grandes retos, lograr que las personas que están entrando a la organización se adapten con agilidad, es una de las prioridades Top que todo líder debe tener en su agenda. Y es que, como lo he reiterado en participaciones anteriores, la única manera en la que realmente se podrá marcar la diferencia en relación con los competidores, es a través del talento. Por tanto, la agilidad y el tiempo que las compañías inviertan en los procesos de Onboarding van a ser exponencialmente importantes para los resultados del negocio.

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mm Experta en diversidad, atracción y desarrollo de talento. Directora General de @StrategicMexico
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