4 consejos para gestionar con éxito un equipo a distancia

Rocio Bonet, Profesora de IE Business School

La pandemia del nuevo coronavirus ha forzado a muchas empresas a experimentar por primera vez con el trabajo a distancia (home office). Trabajar desde casa presenta nuevos retos para los trabajadores, así como para los supervisores de los mismos, que se ven obligados a sustituir la interacción cara a cara por una comunicación a través de tecnologías. Entre las grandes preguntas que se plantean está cómo asegurarse de que el trabajador pueda hacer sus tareas bien y a tiempo, sin sufrir grandes pérdidas de productividad.

Pero, ¿representa el home office necesariamente un problema para la productividad del trabajador? La buena noticia es que no. A través de la investigación académica en empresas que ya han instaurado el trabajo a distancia hemos podido aprender que el teletrabajo, si se adopta bien, puede incluso aumentar la productividad individual. Este artículo proporciona algunas claves para asegurarse de que la gestión en la distancia no sea un problema:

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1. Establecer muy claramente desde el inicio cuáles son las reglas del juego

¿Cómo vamos a interactuar? ¿Cuáles son los objetivos exactos? ¿Quién se encargará de cada cosa? ¿Con qué tiempos jugamos? ¿Cómo se darán comentarios al empleado acerca de su rendimiento? Este tipo de información suele transmitirse de modo informal cuando los equipos trabajan cara a cara. Sin embargo, en el contexto del home office, es importante formalizar y comunicar cada uno de estos aspectos para evitar malentendidos y para ir al unísono a pesar de la distancia. Invertir tiempo en establecer la respuesta a estas preguntas desde el inicio es fundamental para un buen funcionamiento del trabajo remoto. Esta es la base para que las cosas funcionen de manera fluida.  

2. Reorganizar las tareas para reducir interdependencias

Coordinar en la distancia es más difícil que cuando se hace interactuando directamente. Sobre todo, en la situación actual de confinamiento en muchas ciudades, donde cada trabajador tiene que lidiar con la situación personal en casa. Cuando los trabajadores pueden realizar su trabajo de modo independiente sin tener que esperar entregables de otros miembros del equipo, es más probable que el trabajo se lleve a cabo con éxito. En la medida de lo posible, los gestores deberían intentar reorganizar las tareas de cada miembro de su equipo para que cada uno pueda hacer su parte desde el inicio hasta el final sin depender de otros.

3. Asignar las tareas más complejas a los trabajadores con más experiencia

El trabajo remoto suele funcionar mejor para aquellas personas que ya tienen una cierta antigüedad en la empresa, en parte porque absorber la cultura y modo de hacer de la empresa lleva un tiempo. El aprendizaje que se adquiere de modo natural cara a cara, por ejemplo, preguntando al superior o compañeros cuando surge un problema o incluso simplemente observando, es más difícil que ocurra en la distancia. Por eso, es importante que aquellas tareas más complejas que requieran conocer los entresijos del sistema se asignen a aquellos trabajadores con más antigüedad.

4. Establecer un sistema de seguimiento de procesos

Una buena gestión a distancia es mucho más fácil si existe en la empresa una infraestructura digital que ayuda a hacer el seguimiento del cumplimiento de tareas y a identificar rápidamente donde hay un problema o donde puede haber un cuello de botella. Aquellas empresas a las que esta situación ha cogido por sorpresa sin tener digitalizados sus sistemas de información deberán hacer un esfuerzo adicional para hacer tal seguimiento de procesos. En estos casos, tener un superior con más experiencia puede ayudar. En el largo plazo, esta es una muy buena ocasión para que las empresas tomen en serio la digitalización de sus sistemas de información y comunicación.

Del Reto a la oportunidad

Probablemente muchas empresas no estaban pensando en introducir el home office, o se habían planteado introducirlo, pero los miedos a lo que pudiera fallar no les había dejado hacerlo. A menudo, la resistencia suele venir desde los mandos intermedios de dirección, por el miedo a perder el control sobre el trabajador. Esta situación única a la que nos enfrentamos de teletrabajo forzado puede brindarnos la oportunidad de experimentar con una práctica que, bien aplicada, puede resultar beneficiosa, no solo para el trabajador por las posibilidades que esta ofrece de una mejor conciliación vida-familia, sino también para la empresa. Por supuesto, el teletrabajo presenta otros limites, tales como el deterioro de la innovación, ya que, como nos enseñan los ejemplos de muchas empresas tecnológicas punteras, la creatividad suele ir de la mano de interacciones frecuentes y cara a cara en el trabajo. A la espera de poder elegir libremente por la opción del trabajo remoto, se puede intentar sacar el máximo partido a la distancia. 

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