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Elabora un buen organigrama de empresa

Diseñar el esquema de la compañía facilita la compresión de su estructura y de las relaciones entre departamentos.

02-03-2012, 12:32:21 PM

El político e inventor
estadounidense, Benjamín Franklin, definió el concepto de organigrama como la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de sus
áreas y unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la componen.

Este reflejo esquemático clarifica
niveles jerárquicos y los canales formales de comunicación. Por lo mismo, puede
ser de gran ayuda en toda organización, al dejar en evidencia las
interrelaciones de los distintos departamentos.

Para la elaboración de un
organigrama en una empresa, requiere la precisión para que exponer relaciones
de dependencia
perfectamente definidas, respetando niveles jerárquicos. Además,
debe ser vigente, por lo que pueden y deben ser constantemente actualizados. La
uniformidad también será un requisito clave, para que su interpretación sea
correcta y no se preste para errores. Por ello, se debe definir el diseño de
líneas y figuras para propiciar su adecuada interpretación.

Los organigramas se pueden
clasificar según su tipo: ámbito de competencia, contenido y por presentación
(vertical u horizontal). A pesar de ello, en todos los casos que existen es
necesario considerar una serie de aristas para la elaboración exitosa del esquema.

Información sobre relaciones y
funciones

Se debe ser en extremo preciso
sobre las relaciones entre órganos dentro de la empresa, en cada uno de los
niveles de la estructura administrativa. 

Según los requerimientos del
organigrama, también se puede indicar la función, para determinar con claridad la
labor de cada unidad.

Actualidad o futuro

Se puede diseñar un organigrama
en representación de la .organización actual, como también como planeación de
futuras. En el último caso, se debe basar en proyecciones y estudios.

Recolección de datos

Para una organización existente,
las principales fuentes de información son los archivos institucionales,
empleados y trabajadores. La investigación documental, entrevistas y
observación directa, son algunos de los métodos más utilizados.

Luego que la información es recolectada
debe ser analizada y confirmada, para luego poder comenzar con el diseño del
organigrama. Para esta etapa, se deben tener presente ciertas convenciones para
su implementación.

– Las casillas deben ser rectangulares.

– Las líneas de mando cae en forma vertical sobre
la parte media y encima del recuadro.

– Las líneas de nivel son siempre horizontales y
señalan correlación.

– Delimitar con precisión unidades y dependencias

– Escribir correctamente el nombre de unidades y
departamentos. Al utilizar siglas, indicar el nombre completo en pie del
esquema.

– Todo organigrama debe ser claro visualmente, por
lo mismo, se recomienda dejar un espacio apropiado entre cada cuadro y puesto,
para que se comprenda de mejor manera la estructura administrativa.

– Relaciones de .consultoría, asesoría o coordinación se pueden señalar
con casilleros a nivel horizontal del nivel jerárquico con el que se relaciona,
unido por una línea de puntos. 

En contraparte, evita terminar
las conexiones con flechas orientadas hacia abajo, ya que rompe el principio de
autoridad y responsabilidad. Además, todas las unidades que dependan de un
mismo superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea. Evita tramos y
trazos injustificados, y mantén el mismo grosos en líneas de interconexión. 

 

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