Time management para organizarte y administrar tu tiempo

Por Francisco Carreto

¿Alguna vez has deseando que hubiera más horas en el día? ¿Se está convirtiendo en norma las horas extras para ti? ¿Te gustaría administrar tu tiempo para estar haciendo las cosas que realmente quieres hacer? Si respondiste sí a dos de tres preguntas, necesitas Time Management de forma urgente.

“Administrar tu tiempo con Time Management es el acto de controlar los acontecimientos, así como la capacidad de adaptarse a ellos. Cuando lo logramos, damos congruencia a nuestras vidas, incrementamos nuestra autoestima y nos volvemos más productivos”, señala Angy Newman, asesora de vida y negocios. Lo transcendental –precisa la experta– es experimentar equilibrio, armonía y propiedad en los advenimientos de nuestra vida. Esta concordancia emana solo si se puntualizan metas decididas, escritas, medibles y con fechas de compromiso.

Pero para llegar a ello debemos atravesar exitosamente varias etapas.

Paso 1: No a lo urgente

Vivimos con el desatino de enredarnos en trivialidades. Existe una estadística contundente: del 80% de actividades que nos representan activamente, sólo el 20% nos brindará resultados o satisfacciones en nuestra laboriosidad.  

Para la experta, el problema actual consiste en que el ejecutivo o empresario se vuelve un adicto a lo urgente (donde lo urgente rara vez lo es). En consecuencia, se dedica a “apagar fuegos”, a ser reactivo en lugar de proactivo.

El ejecutivo actual considera que vivir estresado y presionado es parte de su función, y mientras más lo esté presupone mayor importancia a su función. Craso error. Lo más importate es proyectar el pensamiento hacia un futuro inmediato, identificar preeminencias y anticiparse a ellas.

Paso 2: Conocerte a ti mismo

Antes de empezar a administrar tu tiempo es vital ponerte en contacto con lo que realmente quieres de la vida. Aquí es donde se encuentra la visión. Para que ello suceda, responde este par de preguntas:

• ¿Dónde estás ahora? (ten en cuenta tu potencial)
• ¿Cómo te gustaría que fuera tu vida? (imagina tu vida ideal con precisión y piensa cómo reducirías la brecha entre el ideal y la realidad).

Lo siguiente será aprender a desarrollar criterios y métodos de organización y proyectar prioridades. Para facilitarte esta tarea, el Time Management ofrece tres acuerdos básicos:

1. Autoconócete. ¿Cuál es tu relación con el tiempo?
2. ¡Hazlo! Debes ser capaz de realizar cualquier tarea que se plantea en el día.
3. Muestra voluntad independiente. O lo que es lo mismo, capacidad para actuar.

Paso 3: Asigna prioridades

“Lo importante, el día de hoy, no es dedicarle tiempo a todas las actividades, sino a las vitales, pues habitualmente estas solo representan entre el 15% y el 20% del total”, precisa la experta consultada, quien coincide con Vilfredo Pareto, quien es dueño de la teoría del 80/20, donde el 20% de las actividades ordinarias producen el 80% de resultados. 

Para que esto sea posible, aprende a desarrollar criterios y métodos de clasificación, identifica las causas que entorpecen una buena distribución del trabajo (distractores) y programa tus actividades. Al final, asignar prioridades radica en mirar las cosas que son importantes y dedicarles su duración práctica. Todo lo demás debe ser eliminado.

Paso 4: Cero pérdida de tiempo

Ahora echemos un vistazo a pérdidas de tiempo, las cuales pueden destruir cualquier intento de gestión eficaz del tiempo si no se identifican y eliminan. El mayor problema es que a menudo estas son difíciles de identificar. Algunas de ellas son:

• La tregua. Aplazamos las cosas cuando se pueden hacer inmediatamente.
• No delegar. No puedes hacerlo todo; alguien más puede encargarse del resto.
• Interrupciones. Configura el espacio de trabajo de manera que no haya distracciones que interrumpan el flujo de laboral.

Paso 5. Celebra tus acciones

Hagamos una revisión: cuando tienes una nueva idea y quieres desarrollarla, tu emoción es poderosa y sientes un fuerte impulso para actuar. ¿Qué sucede? El mal hábito de la procrastinación te puede frenar, y la emoción y las ideas, abandonarte.

Cada vez que digas que vas hacer algo o sientas el deseo de hacer algo y finalmente sí lo hagas, ¡celébralo! Es importante que celebres que venciste la procrastinación. Date una palmadita en la espalda. Si la meta lo amerita, regálate un masaje, sal a hacer algo que te gusta. Esto también es una forma de subir tu autoestima.

Practica el hábito de tomar acciones rápidas en las cosas sencillas y que normalmente no haces. Por ejemplo: al leer cinco páginas de un libro, estarás venciendo la procastinación y construyendo el hábito de ejecutar.

Paso 6. Mide los beneficios de administrar tu tiempo

“Por cada minuto que planificarnos, invertimos 15 minutos de trabajo redituable”, Angy Newman.

Si estás decidido a hacerlo, lo ideal es que contactes con un life coach, quien te ayudará a implementar planes y –lo más importante– a ser constante hastac construir hábitos. De esta forma, recuperarás el sentido de seguridad, al tener el control directo de tu tiempo.

La experiencia del time management puede observarse con un enorme aumento en la productividad, donde al final:

• Volverás a colocar una lista de ‘cosas por hacer’, pero ahora con un plan diario que maximice tu tiempo y garantiza su realización.
• Crearás un poderoso sentido de propósito y de cumplimiento día.
• Tendrás un plan de vida que procure el equilibrio y el progreso en todas las áreas importantes de tu vida.
• Utilizarás tu sistema de gestión de proyectos para convertir cualquier idea en realidad.
• Producirás un registro progresivo: aprenderás del pasado y celebrarás tus victorias.
• Obtendrás, en el ámbito profesional, planificación productividad y eficacia. A nivel personal obtendrás felicidad, relización y mayor autoestima.

Esperamos que en lo sucesivo puedas administrar tu tiempo de forma más eficiente. Romper los viejos hábitos no es fácil; puedes dar solo un paso a la vez. A medida que avances en tu camino, te hallarás más pleno y con más tiempo en tus manos para las cosas que realmente importan.

¡El tiempo vuela!

El tiempo es un concepto voluble: en ocasiones rígido, en momentos elástico. Es un factor común a todas las personas, con la singularidad que no se puede comprar o ahorrar, pero sí invertir.

¿Qué sucede cuando no lo aprovechamos al 100%? Nos disculpamos con frases como:

• “No tengo tiempo”
• “A ver si me da tiempo”
• “El tiempo se pasa volando”
• “Ya casi se nos acaba el año”
• “¡El tiempo no me alcanza!”
• “Ahorita”

Características del tiempo

Es INFLEXIBLE. Lo que se ha perdido no se puede recuperar.

Es INVARIABLE. No se puede alargar, estirar, comprar o detener.

ES EQUITATIVO. Todo el mundo dispone de 24 horas.

Es CONTROLABLE. Se puede gestionar y administrar para obtener mayor utilidad del mismo.

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