Management

6 consejos para ordenar tu escritorio y ser más productivo

Algunos dicen que entre más desordenado, más creativo, pero, ¿qué hay de tu productividad? Sigue esta guía para ordenar tu escritorio y ganar en efectividad del espacio y la mente.

18-05-2015, 2:56:39 PM

¿Sabías que el estrés, la mala orientación, la falta de tiempo y tu baja productividad pueden estar relacionados con el cómo organizas tu lugar de trabajo? No es broma, tu entorno es un claro reflejo de tu persona y si tu lugar de trabajo está hecho un desorden, puede ser que tus pensamientos y rutinas estén igual.

Te recomendamos leer “Equilibra tu escritorio con Feng Shui”.

Pero, ¿realmente afecta nuestro entorno a la productividad? La respuesta es sí. Un estudio realizado por Home Office indica que el 93% de los directivos y dueños de empresa aseguran que una oficina organizada impacta de manera positiva la productividad de los trabajadores; el mismo estudio revela que el desorden está presente en las oficinas de trabajo, pues el 75% de los encuestados aseguró que debería organizar su lugar de trabajo con más frecuencia.

Ahora, todo depende del cristal con que se mire. Un estudio de la Universidad de Minnesota, demostró que el desorden en el espacio de trabajo no es negativo, sino ayuda al desarrollo de la creatividad; incentivando la innovación, la búsqueda de nuevas resoluciones y los caminos poco convencionales.

Independientemente del reflejo de nuestra personalidad o estado de ánimo, la productividad puede verse mermada por el desorden de nuestro entorno debido a un factor fundamental: funcionalidad.

Cuando las cosas no están a la mano, a tu alcance o no las encuentras, el tiempo se desaprovecha, causa molestia y llega a desatar el estrés.

“En el libro ‘Los Minimalistas’ hay una definición de organización que es muy importante: Crear una vida de valor involucra reducir las posesiones materiales para que las personas se puedan concentrar en lo que es mas importante en su vida: la salud, las relaciones, la creatividad, el crecimiento, el contribuir con otros, etc. Hablar de organización involucra aprovechar tu tiempo e invertirlo en lo que realmente necesita tu concentración y esfuerzo, se trata
de facilitar tu vida y tu rutina”, comenta Claudia Torre de Clear&Simple Certified Professional Organizer.

Con el fin de desbloquear tu productividad, la experta en temas de organización compartió con nosotros algunos puntos que debes tomar en cuenta para transformar tu lugar de trabajo. ¡Pon atención!

1. Depura… 

Esto llevará tiempo, sin embargo, debes verlo como una inversión a largo plazo. Hoy le dedicarás tres horas de tu vida, pero te ahorrarás muchas más, ¡garantizado!

Es momento de separar aquellas cosas que sirven de aquellas que le pueden servir a otra persona y de las que, sencillamente, van a la basura.

Paso 1. Saca todo lo del escritorio, asegúrate de separar los papeles de los objetos, herramientas e insumos.

Paso 2. Coloca iguales con iguales. No necesitas 50 plumas, 10 lapiceros y tres engrapadoras. Debes depurar, así que escoge lo que realmente sea necesario y lo demás colócalo en un cajón de insumos. No guardes porque está bonito, sino porque sirva.

Paso 3. Archiva el papeleo. Clasifica cada uno de tus papeles en la oficina. El consejo de la experta es separar por nombre: clientes, proveedores, proyectos, empresa. Y también aquellos que necesitas archivar, los de seguimiento y los que van a la basura,

Paso3. Si no sirve, dónalo o tíralo. No necesitas tener todo como insumo, si no es importante, está dañado o es inservible lo mejor es que lo tires. Pero si tienes muchas cosas que se pueden acumular y que roban espacio en tu oficina, puedes optar por donarlos o regalarlos.

También puedes leer “7 trucos para levantarse temprano y terminar la agenda”.

2. Recepción de papeleo

“Es algo muy importante en las oficinas, la recepción de papeles es uno de los principales factores que ocasiona el desorden y que involucra una inversión de mayor de tiempo”, comenta la experta. Ante ello, el tip principal es crear un sistema de organización. ¡Toma nota!

Imagina que hablamos de tu correo electrónico:

• Bandeja de entrada. Puede ser una canastilla, una cajonera o un lugar en específico, pero debes tener un lugar de recepción. Asegúrate que tu asistente o secretaria sepa que todos los documentos, correspondencia y demás vayan ahí.

• Clasificación de documentos. Aquí es importante que lo coloques en agenda, asegúrate de tener un tiempo específico para ello. Torre recomienda hacerlo al final de tu día o al inicio, esto te ayudará a determinar los pendientes que sean urgentes, importantes y aquellos que puedas postergar.

Es hora de clasificar tus documentos en:

– Archivos para leer después (aquellos que crees importantes pero que pueden esperar).
– Archivos para archivar (aquellos que se necesitan guardar).
– Archivos con tareas y pendientes (aquellos que necesitas invertirles tiempo en el futuro inmediato).

3. Clasifica tus proyectos

“La mayoría del tiempo son un dolor de cabeza para los directivos. Ellos manejan muchos proyectos, unos están por hacerse, otros están inconclusos y otros se están haciendo pero a un paso lento. Todo ejecutivo debe tener su lugar específico para ellos”, comenta la especialista en temas de organización.

Compra un archivero específico para tus proyectos, así sabrás clasificarlos por nombre y por prioridad, esto te ayudará a organizarte lo mejor posible, así evitarás tenerlos en desorden y en cualquier lugar de tu oficina.

Otros tips que debes tomar en cuenta

Tip 1. Dedica una zona específica para todo

Evita contratiempos en tu oficina y asigna un lugar específico para tus cosas, cuida que la iluminación del espacio no se afecte con los muebles y que la colocación de tu escritorio sea estratégicamente visual.

Tip 2. Evita el caos

La taza de café, la comida, los snacks, el agua, los papeles por tirar; asegúrate que todo esté limpio dos veces al día y evita que se acumulen restos inservibles.

Te recomendamos separar y limpiar cinco minutos, dos veces al día, con eso es suficiente.

Tip 3. Etiqueta y clasifica todo

Es muy importante que todo tenga un lugar en dónde ir. Puedes encontrar muebles especiales para archivos, esto te ayudará a clasificar todo lo que tengas y no te olvides de las etiquetas, esto te ahorrará muchos minutos de búsqueda.

Si lo que necesitas es ser más productivo, te recomendamos leer “¿No has dormido bien? Tu
productividad está en riesgo”.

Tip 4. Purga tus papeles de manera periódica

Siempre va a existir la acumulación de papeles en una oficina, sin embargo, muchos pierden su valor tiempo después de que los archivas, así que debes deshacerte de ellos.

Coloca en tu agenda dos fechas al año en la que dediques un par de horas para deshacerte de aquello que ya no te sirve, así liberas espacio y pendientes.

Tip 5. Si no lo necesitas, no lo compres

Muchos de los papeles y objetos que se van acumulando en una oficina son por cormpras recientes. Evita el impulso de tener algo nuevo en tu lugar de trabajo. Antes de comprar pregúntate: ¿Realmente lo necesito? y ¿Cuántos objetos de estos tengo en la oficina?

Tip 6. Si no puedes solo, acude con un especialista

No todos nacemos para ser ordenados, si bien es algo que se puede aprender, también es algo que puede costar trabajo al principio. Cuando esto sucede la mejor opción es acudir con una experta o experto en organización que pueda ayudarte a seleccionar lo importante y a coloca cada cosa en su lugar. ¡Es una gran
opción!

Y tú, ¿cómo acomodas tu escritorio? ¿Tienes algunos tips o consejos que puedas brindar a los lectores?

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