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¿Cómo NO se redacta un email formal?

El correo electrónico es la herramienta más utilizada en la comunicación interna y externa de una empresa. Evita, de cualquier forma, estos errores.

19-11-2013, 12:21:28 AM

El correo electrónico se ha convertido en el medio de comunicación más eficaz para las empresas. Simplemente en una organización donde los empleados cuentan con computadoras, el 100% de los empleados, utilizan su correo, sin embargo, ¿qué porcentaje redacta un email formal profesional?

Renata Roa, consultora en Imagen Pública y Comunicación Facial, afirma que un correo electrónico profesional debe redactarse como si fuera una carta formal.

“Es importante cuidar la imagen de la empresa y nuestra imagen personal,  el correo electrónico se convierte en la cara del profesionista con sus cliente (…) Cuidar la ortografía, la presentación, los colores, el contenido y la firma;  es fundamental”, comentó la experta.

A continuación, algunas recomendaciones que te ayudarán a cuidar tu redacción y presentación:

Errores que debes evitar cuando se redacta un email formal

 

Frases que debes evitar

En varias ocasiones buscamos acercarnos a la persona que le escribimos, sin embargo, también es importante no rebasar ciertos límites. Evita usar los siguientes clichés en un email formal:

  • “Espero estés bien”, “Esperando te encuentres bien”, “Deseando te encuentres bien”.
  • “Muy apreciable”.
  • “Querido señor…”
  • “Espero no quitarte mucho tiempo”.
  • “Deja explicar mi motivo…”
  • “Te deseo un lindo día”.
  • “Aprovechando este medio…”
  • “Espero puedas leer esta información”.
  • “Quedo de ti…”
  • “Espero todo se haya entendido”.

Errores que se deben evitar en un mail formal

  • No utilices saludos o despididas de plantilla.
  • No uses frases largas en el asunto del mail.
  • Cuida la dirección del destinatario.
  • No respondas a todos, evita usar cadenas.
  • Cuida tu ortografía y evita emoticones.
  • El correo no es un chat, evita usarlos de esta forma.
  • Se breve, recuerda que el tiempo es primordial para los receptores de la información, no escribas cosas largas o que tengan muchos archivos adjuntos, seguro no te leerán.
  • No utilices el correo para asuntos importantes como: aumento de salario, hablar sobre un problema grave con colaboradores o clientes. No renuncies por correo electrónico.
  • Estructura correcta para redactar un mail.

Te recomendamos leer:

11 buenas prácticas para redactar un mail profesional

Dirección de correo y asunto

  • Evita usar direcciones personalizadas o informales.
  • Evita usar números o jugar con mayúsculas o minúsculas.
  • No uses saludos o frases informales en el asunto.
  • Cuida que el asunto sea concreto y de interés para el receptor.

Saludo y cuerpo del mail

  • Evita usar “Buenas tardes, buenas noches, buenos días”, cuida que el saludo sea formal.
  • Cuida la ortografía y redacción.
  • Sé breve, claro y completo.
  • A menos que sea necesario, no adjuntes archivos.

Despedida y firma

  • Evita usar frases como: sinceramente, te mando un cordial saludo, besos, abrazos o demás frases personales.
  • La firma debe contar con nombre completo, puesto, logo de la empresa, teléfonos y redes sociales (que utilices frecuentemente).

¿Qué otras cosas debes evitar en un correo formal?

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