Guía rápida para hacer minutas y tener juntas exitosas
Este documento es clave para lograr que tus reuniones no se queden solo en palabras y se traduzcan en acciones con responsables. Te mostramos un paso a paso.
En ocasiones las reuniones en la empresa se salen de control y se convierten en una pérdida de tiempo y esfuerzo para buena parte de los convocados, sin embargo, hacer una minuta es una buena práctica que permite atacar la juntitis y al mismo tiempo obtener un control sobre los aspectos relevantes que se abordaron.
Como te lo platicamos en 8 claves para dejar de perder el tiempo en las juntas, las reuniones que no son bien definidas en tiempo, espacio, asuntos a tratar e invitados, terminan por afectar la productividad de la organización en lugar de promoverla, y para evitar estoy la realización de una minuta es la clave.
Es normal que en las juntas haya varios participantes y se tomen muchas decisiones importantes, no obstante, también es normal que durante la conversación se aborden temas que no estaban incluidos en la agenda y se logren acuerdos que para algunos no es sencillo recordar.
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Y aquí es donde la minuta desempeña el rol principal, pues la primera clave para redactar este documento es que sepas cuáles son sus objetivos:
1. Para registrar los temas tratados y las decisiones tomadas con respecto a éstos.
2. Para comunicar los resultados de reunión a personas que no era necesario que estuvieran presentes, pero que necesitan saber lo que se habló en ella.
Cualquier minuta de reunión, señala César Solares, director de Dale Carnegie Training México Regional, debe tener de manera puntual y clara tanto los puntos iniciales como los resultados que emanaron de la reunión, pues esto permitirá darles seguimiento.
“Este formato de seguimiento, debe anotar los pasos de acción que se generaron y a las personas responsables de cumplir con los mismos y su fecha límite. Esto permitirá ver las decisiones que se tomaron, los pasos de acción y sus responsables, así como las fechas límites para esas tareas”, reitera el experto.
“Más vale anotar que discutir”
Esta frase es por demás útil cuando surge un debate sobre un punto que no es el foco de la reunión o no está contemplado en la agenda de la reunión, y una buena acción para destrabar la discusión y seguir adelante es registrar en la minuta esos puntos que necesitan ser atendidos en otra ocasión.
Aquí, la persona que dirige la reunión tiene que hacerle saber al resto que ese asunto y los puntos de vista quedarán registrados y se estudiarán más tarde, con el objetivo de proseguir con la agenda.
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“Una de las razones por las que las juntas nunca terminan a tiempo es porque al mexicano le gusta discutir y exponer su punto de vista”, y la minuta es una herramienta útil para respetar los temas a tratar sin perder el control de la reunión o evitar que los participantes sientan que no son escuchados, apunta Solares.
Así que marca en tu minuta si como resultado de esa reunión se programaron otras juntas para atender temas en específico, y no olvides enviársela a todos los asistentes.
Construye una minuta paso a paso
A continuación te mostramos una guía rápida para elaborar una minuta, así como algunas recomendaciones para lograr un documento que resuma lo indispensable:
1.- El secreto está en el formato
Al tratarse de un documento oficial debes dotarlo de los elementos que lo identifiquen como tal, por ello es básico que contenga:
– El nombre de la empresa y el tipo de reunión, esto es si se trata de una junta semanal, mensual o si es especial para abordar un objetivo en particular.
– Un título que identifique el tema principal a tratar; también anota la hora, el lugar y la fecha de la reunión.
– La lista de los participantes en la reunión, para ello puedes armar un listado de asistencia (haciendo la observación de los ausentes en caso de ser necesario) que deberás archivar junto con la minuta de la reunión.
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– Una agenda, la cual se trabaja con anticipación y puedes anexar al documento final.
En red puedes encontrar ejemplos y hasta plantillas de minutas que puedes ocupar, como este ejemplo de Doxtes:
2.- ¿Quién debe realizarla?
Este documento debe ser responsabilidad de una persona asignada y no de quien dirige la junta o los participantes principales, pues esto puede afectar el texto final.
En algunas organizaciones, sobre todo las de estructuras menos jerarquizadas, suelen elegir a alguien por votación o asignar la tarea como “castigo” a los impuntuales, lo que no es recomendable debido a que le resta seriedad y resulta en un documento que se hace sólo por cumplir.
En organizaciones más estructuradas, la obligación suele recaer en una secretaria. Otra alternativa es que los miembros del equipo realicen las minutas de forma rotativa, pero cuidando que no sea uno de los participantes activos.
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3.- Toma nota
Un error común es pensar que la minuta es una transcripción estenográfica de la reunión, y no es así. Basta con que la persona elegida para esta tarea tome notas sobre los aspectos relevantes, como las mociones presentadas y su autor, así como el resultado de la votación si es que la hubo; los acuerdos alcanzados con el o los responsables de darle seguimiento a cada acción, y el plazo para cumplirlos; los temas que se agendaron para otra reunión; puntos y avances presentados y las conclusiones a las que se llegaron.
Si durante la reunión se realizaron presentaciones, lectura de informes o se mencionaron otros documentos relevantes, no es necesario mencionarlos palabra por palabra, lo mejor es acercarse a la persona que lo presentó y pedirle una copia que pueda agregarse a la minuta. Lo que sí se debe anotar es el título del documento y el nombre de quien lo presentó.
Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo. Por eso no es necesario tomar nota de cada palabra o conversación, salvo que así se exija por tratarse de un debate ríspido o esencial para la toma de decisiones, y en todo caso se debe realizar un resumen muy objetivo del mismo.
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4.- Menos es más
En este sentido, la minuta debe estar conformada por cada tema tratado, las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados, las actividades a realizar, las personas responsables de darles seguimiento o de su realización, el estado actual de las actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad y cualquier otro punto importante en cada tema, de tal manera que todas las personas involucradas puedan conocer la situación aún sin haber participado en la reunión.
Lo demás es prescindible.
5.- Entre más pronto, mejor
La minuta toma su valor real en cuanto está en las manos de las personas que necesitan conocer su contenido para actuar en función de sus objetivos, por ello que entre más rápida sea la entrega será mejor.
Tomar notas y capturar la información en una laptop, tablet o smartphone tiene más ventajas que anotarlas en papel, pues las minutas se pueden crear con mayor facilidad.
Para garantizar la exactitud de este documento, una buena práctica es completarla tan pronto como sea posible después de la reunión, pues en este momento la persona responsable tiene la información fresca en su mente y capturarla puede ser más sencillo y fidedigno, esto al evitar interpretaciones erróneas o confusiones que podrían generarse si se deja pasar mucho tiempo.
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6.- Aprobación y distribución
Se puede dar el caso de que la minuta requiera una aprobación antes de ser enviadas, para ello puede ser que la persona encargada deba leerla en voz alta o enviarla a quien dirigió la reunión, o bien entregar un borrador a los asistentes en espera de correcciones o sugerencias.
En caso de que sea rechazada, se deben hacer las correcciones pertinentes y mencionar al final del documento que fue modificada.
Una vez aprobada, se debe entregar (por email, impresa o en un dispositivo de almacenamiento) una copia a los asistentes y a las personas que a pesar de no ser convocadas necesitan esa información o fueron asignados como responsables de algunas de las acciones acordadas.
¿Crees que una minuta pueda ayudarte a mejorar la planificación y sobre todo, el resultado de tus juntas?
