Arranca el año con reuniones divertidas y productivas

Las juntas son el
problema necesario de las organizaciones, de acuerdo con una investigación
realizada por el sitio webonomía.com, en promedio las organizaciones realizan
alrededor de 62 juntas al mes, de las cuales, sólo el 50% son efectivas, lo que
nos da un total de 31 horas improductivas al mes por
trabajador. Pero, ¿qué es lo que hacemos mal? 

Para Ángel Largo, director general de
la empresa especializada en RRHH Grupo Solutio y fundador de Hudipro,
la respuesta está en el formato de las mismas juntas: la mayoría suelen ser
imprevistas, sin orden aparente, hablan unos cuantos, y parecen ser
interminables.  

“La realidad es que son aburridas,
la gente pierde el interés demasiado pronto, entonces tenemos gente con bajo
rendimiento, una reunión sin resultado alguno y tiempo perdido”,
apunta el especialista, y añade: La respuesta está en hacerlas ‘divertidas‘. 

El objetivo de cualquier reunión es
ser efectiva, crear momentos de intercambio de ideas y soluciones precisas,
si trabajamos bajo la premisa que sólo el 50% del tiempo invertido es efectivo,
quiere decir que lo estamos haciendo mal.

Para Largo, las reuniones
dinámicas y únicas traen excelentes beneficios:

• Se crea una mayor conexión entre
todos los participantes.
• Se genera amistad y respeto.
• Se crea un sentido de pertenencia.
• Existe mayor productividad.
• Se incentiva la creatividad.
• Son mucho más efectivas.
• Existe diálogo abierto para los participantes.
• Capta la atención del equipo y genera concentración.

“Recuerdo las primeras veces que
rompíamos los formatos aburridos de las reuniones, realmente captas la atención
de tu personal; con el tiempo saben que algo nuevo va a ocurrir y esto hace
que acudan a las reuniones con altas expectativas. Una reunión
divertida genera expectativa, capta atención y concentración”, indica
el director general de Grupo Solutio. 

Tips para arrancar el año con diversión 

Recuerda: una reunión está hecha para sacar el mayor
provecho de la situación y tu objetivo principal es hacer de
éstas, situaciones con altos estándares de productividad, tampoco
vayas con la idea de crear un circo sin objetivo alguno.

Una vez que se trabaja bajo esta
premisa, el experto nos brinda algunos consejos que puedes implementar en tus
próximas reuniones: 

#1. Toma tu rol

Son pocas las personas que pueden
hacer de una reunión algo efectivo y esas, definitivamente, son los directivos
y coordinadores. Es tu trabajo crear ambientes adecuados que
inspiren a tu equipo a participar, crear y entregar resultados. Así que métete
en este rol y comienza a trabajar para la siguiente reunión. 

#2. Todo… menos sentados

No buscamos hacer un desastre en la sala
de reuniones, buscamos captar su atención:

“Cuando pasamos mucho tiempo
sentados, el cuerpo se coloca en un estado de reposo que, a la larga invade
nuestro cerebro. Lo que hay que hacer es quitar al cuerpo de este estado
de confort, hacerlo que se active y de esta manera obligarlos a poner
atención y concentrarse”.

Para ello, Ángel Largo nos brinda
algunas recomendaciones: 

• Reuniones de pie. Evita que estén sentados, si no existe un gran
espacio para hacer otra actividad haz que se pongan de pie, que tomen notas de
pie y que participen de pie, esto ayudará que pongan atención a la junta. 

• Reuniones con pelotas de pilates. Son muy efectivas y cómodas. Lo que haces al
implementar instrumentos diferentes es sacarlos de suzona de confort e
incentivarles a que ellos también lo hagan cuando se habla de participación y
creación. 

• Reuniones con comida. Para Largo es una gran estrategia colocar comida o
fruta en el centro de la mesa, esto ayuda a que sus trabajadores se
muevan y se sientan con confianza. 

• Reuniones con música. ¡Está comprobado! La música no sólo es un
entretenimiento, también abre mentes y genera creatividad.
Asegúrate de utilizar la música adecuada para el momento adecuado.
¡Pruébalo! 

Te recomendamos leer “Musicoterapia para 5 estados de ánimo
durante tu día”. 

#3. ¡TODOS hablan!

Deja a un lado el formato en el que
entras y das todos los temas en la junta, asegúrate que todos participen, esto
les ayuda a crear diálogos efectivos de comunicación y también
genera ambientes creativos. Si no sabes cómo, te dejamos algunos
tips: 

Tip 1. ¡Pregúntales! 

Abre el diálogo, no preguntes
“quién quiere hablar”, pregúntales directamente, esto te ayudará a
crear atención y preparación, pues cuando vayan a una junta sabrán que ellos
pueden ser los siguientes. 

Tip 2. Crea equipos de trabajo

Cuando se necesita generar
creatividad, no hay mejor manera de hacerlo que despertando el espíritu
competitivo de tu gente. Divide a tu grupo en dos y asegúrate de que
tengan tiempo límite y que cumplan con los requisitos que
necesita el proyecto, analicen ambas partes y decidan cuál es la mejor. 

Tip 3. Utiliza distintos formatos

Te dejamos una selección de notas que
podrían ayudarte en este punto: 

Olvídate de la lluvia de ideas, usa el
Brainswarming

5 básicos para fomentar la innovación
en tu empresa 

Frota la lámpara: tips para liberar a
tu genio creativo

5 pautas para generar un ambiente
laboral creativo

#4. Hazlo único

¿Has analizado cuál es el ‘mood’ de
tu gente cuando llega a una junta? Todos van con la idea de que será aburrido y
llegan tensos. Y esto es lo que hay que evitar:

“La gente siempre llega tensa a las reuniones, hay
que sacarlas de ahí, arrancarles una carcajada o sino, llamar su atención”.

Para que esto resulte, puedes poner videos
graciosos antes de la reunión o en medio, colocar sonidos extraños en
la sala, contar unaanécdota o un chiste; hacerlo diferente depende
de ti. 

#5. Crea formatos específicos

¡Ojo! No hablamos de ser tediosos,
hablamos de crear orden. 

1.
Asegúrate de que tu gente siempre sepa con un día de anticipación o
con horas suficientes de las juntas, esto te ayudará a que se preparen y
concentren. 

2. Pon
tempos límites: Desde su inicio hasta su final, el tiempo que le dediques es
dependiendo de la situación. 

3.
Sal con soluciones: asegúrate que esto suceda. 

4.
Dale seguimiento.

Y tú, ¿Cómo haces de tus reuniones
algo innovador y creativo? ¿Cuáles son tus ideas para mejorar esta
improductividad? 

Tatiana Gutiérrez Reportera.