Aplica el método oriental de las 5S y sé más productivo

La salud física y mental en nuestro trabajo es importante, aunque a veces los malos hábitos dominen. Para restablecer el equilibrio los expertos se han encargado de encontrar diversas metodologías que puedan ayudar a los colaboradores a ser más eficientes y crear hábitos saludables que permitan enriquecer la cultura organizacional en las empresas. 

Sin embargo, hablar de metodologías e implementaciones no es nada sencillo. Abriendo un paréntesis en el tema: ¿alguna vez te has preguntado si existe un manual de implementación o si hay metodologías establecidas? Por desgracia, el 80% de los programas que se implementan en las empresas tienden a un fracaso seguro… ¿por qué?

Al respecto, Helios Herrera Martínez, director General de HH Consultores, asegura que lo primero que se debe tomar en cuenta es que los métodos se realizan de manera integral: “Son exactamente esto, una metodología. Son un conjunto de conceptos que sumados se reflejan en cuantiosos beneficios para la empresa. Pero como cualquier metodología, no se generan solas (…) necesitan un cambio de actitud y mentalidad”. 

Para que tu metodología evite el fracaso, asegúrate de tomar en cuenta lo siguiente: 

1. Alinea los objetivos con la dirección. Siempre es importante que cualquier objetivo, por más banal que sea, esté alineado con los objetivos de las cabezas de la empresa. Si esto no existe, lo más seguro es que fracasen. 

2. Consensos. Es importante sondear lo que piensa la gente del nuevo programa a implementar, es importante que lo acepten antes de empezarlo. 

3. Realiza una radiografía a futuro. No se trata sólo de pegar carteles o dar pláticas al respecto, verifica cuál es el panorama a futuro, los costos de inversión y cuáles son los resultados que esperas. 

4. Comunícalo. Ahora sí, ya es tiempo de hacerlo llegar a todos tus trabajadores, asegúrate que el mensaje que llegue sea el adecuado y que la metodología se siga al pie de la letra. 

5. Asesora. Implementar metodologías es cuestión de tiempo y trabajo en conjunto. No te desesperes y verifica que tu equipo lo implemente de manera gradual, pero precisa. 

La metodología de las 5S para aumentar tu productividad y orden

Ahora sí, es tiempo de hablar sobre el método. Muchos asegurarían que más que una metodología es una filosofía de vida, puesto que te ayudará a crear hábitos, a ser más limpios y a guardar el orden.  Esta metodología (derivada de términos en japonés) es una de las más utilizadas cuando hablamos de transformaciones, las cuales no sólo proponen la reducción de costos, sino también remover la cultura empresarial pre-existente desde los cimientos, y está conformada por cinco “S” fundamentales: 

1. Seiri. “Clasificar o seleccionar”. 

2. Seiton. “Organizar u ordenar”. 

3. Seiso. “Limpiar”. 

4. Seiketsu. “Bienestar personal o estandarización”. 

5. Shitsuke. “Disciplina y hábito”. 

Esta disciplina garantiza en las organizaciones altos índices de productividad y un mejor ambiente laboral debido a: 

• La reducción de actividades que no generan valor, menor cantidad de desperdicios y productos, reducción de averías y accidentes y mayor dominancia del tiempo y espacio. 

• También aumenta los espacios de trabajo, la seguridad en las instalaciones, el orgullo del personal, la imagen ante los clientes, la cooperación entre colaboradores, la aportación de conocimientos, el trabajo en equipo, el compromiso y el aprendizaje. 

¿Quieres saber cómo aplicarlo en tu empresa? Te mostramos 5 pasos para hacerlo:

Paso 1. Clasifica

Si es necesario realiza un inventario de tu zona y toma fotografías del antes y el después. Realiza una lista de aquellos instrumentos que no sirven en tu espacio de trabajo o de aquellos que no se utilizan. Es importante que no se te escape alguno, ten cuidado. Para hacerlo de la manera adecuada, puedes preguntarte lo siguiente: ¿Son necesarios? ¿Pueden servirle a alguien más?

Paso 2. Organiza

¡Es tiempo de transformar tu lugar a algo accesible! Para ello utiliza estos tres criterios:

Seguridad. Verifica que nada ocasione accidentes, o que pueda caerse o moverse. 

Calidad. Es importante que los coloques en lugares donde aseguren su permanencia y calidad, verifica que no se oxiden, golpeen o deterioren. 

Eficacia. Colócalos de manera estratégica para ti, asegúrate que lo más importante esté a la mano, lo segundo atrás y lo menos importante hasta el fondo. Esto te ayudará a evitar pérdidas de tiempo o extravíos. 

Paso 3. Limpieza

Una vez que hayas despejado tu área, seguramente habrán residuos o desechos que necesitas eliminar. Realiza una limpieza de tu área a fondo, desde los objetos pequeños hasta los más vistosos. Estas medidas no sólo te ayudarán a mejorar tu ambiente de desempeño, también evitarán enfermedades o alergias ocasionadas por el polvo y otras suciedades. 

Cuida que los elementos de desecho estén en tu lugar de manera permanente. Coloca botes de basura orgánicos e inorgánicos cerca del área de los trabajadores o en cada lugar. 

Paso 4. Estandariza

Es el momento de ejecutar todas las reglas anteriores y ver cuál ha sido la integración de tus equipos de trabajo. Es importante que todos opinen al respecto y que tú, como directivo, verifiques que se realicen al pie de la letra. 

Paso 5. Disciplina

Una vez que lo hayan aprendido y que se haya asesorado al respecto, esta metodología se convertirá en un hábito y disciplina; logrando el hábito del respeto y la utilización correcta de los procedimientos, estándares y controles desarrollados. 

Sin embargo, la disciplina también necesita ayuda. Para ello, los expertos recomiendan lo siguiente: 

• Coloca ayudas visuales en las distintas áreas. 

• Realiza rondas de asesoramiento. 

• Elabora boletines informativos. 

• Establece rutinas diarias de aplicación como: “5 minutos para hacerlo”. 

• Realiza evaluaciones periódicas. 

¿Has utilizado esta metodología en tu empresa? ¡Cuéntanos los resultados!

Tatiana Gutiérrez Reportera.