Reglas de etiqueta para una videoconferwncia
El lugar donde la realizas y la formalidad son dos puntos esenciales para tener una videoconferencia que refleje el profesionalismo en la comunicación.
2. El lugar
Contrario a lo que pudiera pensarse, el hecho de que la videoconferencia puede realizar en prácticamente cualquier lugar con una conexión a Internet, no quiere decir que se pueda descuidar el ambiente en el que llevarás a cabo la conversación.
Por eso es recomendable que tengas muy en cuenta el sitio en el que realizarás la plática. La mayoría de las veces las conferencias están agendadas, lo que da oportunidad de analizar dónde podrá realizarse. El experto brinda consejos para los siguientes panoramas:
Reunión persona-persona. Verifica que sea en un lugar no concurrido, por ejemplo, si te encuentras en un hotel de preferencia hazlo en el cuarto o en el lobby, esto te brindará mayor privacidad; si estás en un restaurante, verifica que sea en un lugar más privado, pide al mesero que te ubique en la mesa más aislada, esto evitará ruidos innecesarios. Si te encuentras en un automóvil cierra las ventanas y apaga la radio.
Reuniones grupales. Cuida que el espacio sea una sala de juntas que cuente con luz adecuada y puertas que se puedan cerrar. Evita realizarlas en cuartos oscuros, esto podría dificultar la visibilidad de la videoconferencia.
Asimismo, es conveniente que no pierdas de vista otros detalles sobre el sitio en el que realizarás la videollamada, por ejemplo, evita lugares con poca iluminación natural o demasiado iluminados, busca un punto medio; procura que ninguna luz refleje directo a la cámara o que esté exactamente por arriba o abajo de ti, pues esto podría generar sombras que incomoden a tu interlocutor.
También es recomendable que elijas un lugar en el que te sientas cómodo, pero no es recomendable hacerlo en la cama o en un sofá, ya que puede dar una imagen de informalidad o falta de profesionalismo.
Si decides hacerlo en tu oficina o casa, procura que no salgan a cuadro accesorios personales, en cambio, si deseas mostrar algún reconocimiento, diploma, trofeo, título, etcétera, trata de que éste se integre en el ambiente y no se vea como una pieza forzada en la imagen.
3. Reglas de etiqueta
El especialista de Dimension Data señala que las videoconferencias iniciaron como un medio de comunicación alterno para el HomeOffice, sin embargo, la tecnología fue expandiendo las opciones para su uso.
En la actualidad, son utilizadas en el mundo de los negocios para ahorrar tiempo y espacios en agenda; pueden ahorrar tiempo en traslados innecesarios y propician un beneficio directo a los empleados en cuestión de .balance y vida personal, asegura Contreras.
Debido a la formalidad con que se realizan y los propósitos de negocios, es importante que tomes en cuenta los siguientes puntos:
Vestimenta. Muchos piensan que realizar una videollamada simboliza informalidad y confortabilidad, sin embargo, están muy equivocados. Cualquier cita de negocios, sea de manera presencial o no, debe realizarse con la .vestimenta adecuada. En caso de ser hombres, portar saco y corbata es preferible. En el caso de las mujeres, camisa y saco o bléiser es buena opción.
Cuida tu ambiente. Si realizas la videoconferencia en tu casa o en el cuarto de hotel, cuida que no existan elementos personales a tu alrededor, esto causaría mala impresión para la otra persona.
Define tus temas. Si tu videoconferencia está programada, evita llegar con la mente en blanco, prepara tus puntos a tratar y .clarifica tus ideas principales, esto ayudará a que se realice de manera profesional y efectiva. En caso de que sea un evento imprevisto, tómate dos minutos para apuntar dos o tres temas necesarios.
Toma apuntes. Durante la videoconferencia surgirán temas importantes que se tratarán de manera posterior. Evita que se olviden y toma nota de las ideas más importantes. En algunas aplicaciones puedes grabar las videoconferencias, ésta es una muy buena opción para tener certeza de lo dicho.
¿Conoces otros puntos que deban tomarse en cuenta a la hora de hacer una videollamada? ¿Qué recomendaciones harías para realizar una videoconferencia?
Para saber más:
