Claves para administrar un proyecto exitoso
Terminar un proyecto con buenos resultados exige enfoque pero también administrar los puntos críticos y el despeje mental del líder es fundamental para lograrlo.
La planeación estratégica es fundamental para un director lleve a cabo proyectos exitosos y si bien un directivo tiene un papel de ejecutor, cuántas veces enfoca sus esfuerzos pensando en cómo terminar con éxito sus planes.
De acuerdo con Jacob Gube, famoso por su blog Six Revisions, los directivos establecen líneas de tiempo pero para definirlas y culminar exitosamente con un proyecto, recomienda tomar en cuenta estos puntos:
1) Comienza con lo más difícil:
A menudo dejamos lo más difícil para el final ¿por qué? Quizá porque no queremos enfrentarlo de inmediato. Por el contrario, hacer cosa pequeñas o fáciles infunde la idea de que se está avanzando en el proyecto, sin embargo, dejar lo más difícil para el final puede ir en detrimento de nuestra habilidad de realización porque desperdiciamos nuestra energía original en tareas fáciles y, la mayoría de las veces, no críticas.
2) Realiza cinco tareas al día:
¿Cinco? Sí, Claudio Ruiz González, director del programa de Alta Dirección del Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE), explica que a menudo los directivos miden su productividad por la longitud de la lista de pendientes. Sin embargo, recortar la lista a cinco tareas nos da capacidad de concentrarnos en las labores actuales, permitiéndonos administrar mucho mejor nuestros tiempos límite.
La eficiencia y la productividad se deben medir incluyendo a la calidad del trabajo, algo muy importante. Completar las cinco tareas con calidad, ahorrará tiempo en cualquier corrección y el líder no se siente abrumado ni ejecutará con el riesgo de darse por vencido o perderse en el resto de los pendientes del proyecto.
3) Tomar un descanso con regularidad:
El llamado “break” de cinco minutos en diferentes momentos del día es conveniente para encontrar soluciones. Lo importante es que en ese momento de relajamiento se deje de pensar por completo en el proyecto o en el problema que enfrenta. Es necesario tomar distancia de los pendientes durante el día para ser más eficientes.
4) Administra y reduce el tiempo de actividades no relacionadas con el proyecto:
Así como se administran las finanzas, administrar el tiempo es fundamental. De nada sirve tener una lista de cinco actividades o pendientes, si otras cosas no relacionadas con el proyecto, absorben todo el tiempo disponible.
Estos expertos recomiendan hacer una lista de esas actividades diarias a las que se dedica mucho tiempo pero que no son pertinentes para el proyecto. Es sorprendente la cantidad de tiempo que se dedica a juntas sin sentido o la solución de dudas de un equipo, o simplemente una mala estrategia para delegar responsabilidades que el directivo termina absorbiendo.
¿Cuáles son tus recomendaciones para concluir un proyecto con éxito?
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