Management

Tips para comportarse y aprovechar las reuniones

Muchas de las decisiones en las empresas se toman en ‘juntas’, por lo que éstas deben ser efectivas y productivas.

09-05-2012, 1:33:14 PM

Reunirse de vez en cuando con clientes, proveedores o empleados es necesario para iniciar nuevos proyectos o conocer los problemas que surgen al interior de una organización. Lo ideal es hacerlo periódicamente para llevar un control sobre las situaciones que se presentan. De esta manera, la comunicación se mantendrá estable y la productividad aumentará debido a las buenas relaciones humanas.

Actualmente las .reuniones ocupan un lugar importante en la carga laboral de los altos mandos o ejecutivos. Es por esta razón que ellos deben priorizar y decidir a cuál asistir, puesto que es casi imposible comprometer la presencia en todos los encuentros, aunque siempre se deja a una persona de confianza para presidir la reunión.

Por lo general, este tipo de encuentros no suelen aprovecharse al 100%, debido a que se extienden más de lo normal, se vuelven un poco tediosas e incluso aburridas. La recomendación para evitar esta situación es que las reuniones sean cortas y productivas, y para esto es necesario que se establezcan con anterioridad los puntos que se van a tratar, el objetivo que persigue y la posición que tomará la .empresa ante quienes presidan la junta.

Pero ¿cómo aprovechar este tipo de encuentros sin que parezcan un compromiso ineludible? Existen algunas maneras de mantener la atención. Toma nota.

Mantén los objetivos de la reunión en la mente

Quienes integran una reunión siempre se quejan de que se pierde demasiado tiempo en cosas que no cumplen con los objetivos que se pretenden tratar. Quienes están a cargo de guiar la reunión deben ayudar a mantener la atención de los receptores, frenando a quienes intervengan en la conversación y desvíen el tema.

Cuida la frecuencia y participación de los integrantes

Establecer un programa de intervenciones contribuirá a mantener un orden en la reunión. Este plan debe fijar los tiempos que tendrá cada persona para opinar y la alternancia con la finalidad de evitar repetir temas anteriormente tratados.

Asegúrate de que la reunión sea clara

Lo peor que puede ocurrir al finalizar la convocatoria es que queden algunos puntos inconclusos o poco claros. Para evitar esto, lo ideal es que durante la reunión se aclaren las dudas para impedir segundas lecturas o interpretaciones, las cuales pueden provocar problemas entre los asistentes.

En caso de que sea necesario, repetir la idea es buen método para facilitar el entendimiento.

Elige el método adecuado para finalizar el encuentro

El término de una reunión debe conseguir que se logren todos los .objetivos dispuesto en un comienzo, además de lograr soluciones para los diferentes problemas que se presentan en las organizaciones, ya que éstas se convocan para tomar decisiones.

Todas esta recomendaciones harán que la reunión sea exitosa y permitirán que quienes la integren saquen provecho de ella, ya que es la instancia para exponer todo tipo de temas que necesiten solución.

Para saber más: 

.Seis hábitos de trabajo para las reuniones de negocios

.¿Estás tan ocupado como crees?

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