Notaría 99, a la vanguardia en servicios notariales 2.0

Tiempo, procesos lentos y engorrosos, y una infinidad de requisitos complementarios exigidos para efectuar un trámite en una notaría desaniman a cualquiera. Pero si la tecnología ayuda a optimizar el tiempo y facilita la gestión de documentos legales, el servicio se agradece.

Esta es la visión de la Notaría 99 del Estado de México, que dirige Juan José Ruiz Ortega. Ubicada en el municipio de Cuautitlán Izcalli, Estado de México, esta notaría está incorporando tecnología para tramitar documentos legales, reducir los tiempos de los trámites y entregar una experiencia mejorada a sus clientes. Para hablarnos sobre este proyecto, entrevistamos a Juan José, quien inició su carrera como notario público a los 26 años de edad y se convirtió en el notario más joven de la historia del notariado a nivel nacional.

Juan José, la imagen tradicional del notario que redactaba documentos con máquina de escribir se ha ido transformando, y la tecnología ha tenido que ver mucho en esta evolución. Pero, además, la notaría que tienes a tu cargo ha roto los estereotipos del notario tradicional. Tu oficina es colorida, jovial; incluso tiene un roof garden…

Así es. Somos una notaría dinámica que entiende las necesidades de toda la gente, de cualquier edad, sin caer en la poca seriedad o en la informalidad; 17 años como notario púbico y 38 años de experiencia de esta notaría nos respaldan. Mi padre la fundó en 1981.

Vivimos en una época moderna, en la cual la digitalización y las redes sociales nos han rebasado. Ahora todo es más ágil y dinámico, y nosotros nos hemos subido a esta ola. Hay que aprovechar las herramientas que la tecnología nos pone sobre la mesa. Ya no es necesario que un cliente se traslade desde el sur de la ciudad para entregarme documentos. Los puede escanear y enviar vía electrónica. 

Además, contamos con un equipo de pasantes y mensajeros que diariamente visita a nuestros clientes de la Ciudad de México y área metropolitana, así que el cliente ya no tiene que ir a la notaría, sino que la notaría va a donde el cliente está.

Y junto con la transformación tecnológica, estamos siendo más diligentes. Las notarías debemos brindar un servicio acorde a la vanguardia tecnológica y a las necesidades de la gente. Sobre todo, debemos hacerle la vida más fácil a las personas.

Es una gran diferencia con la vieja escuela del notariado.

Efectivamente. Ellos son decanos del notariado y fueron educados bajo otros lineamientos y en otra época. El notario actual es tecnológico y dinámico, y tiene mucho contacto con sus clientes para que lo conozcan. Por eso, debe aparecer y exponerse en las redes sociales.

Actualmente, muchos de nuestros esfuerzos están enfocados en un proyecto 100% tecnológico, basado en un sitio web moderno, amigable y fácil de entender y navegar, y en redes sociales como Instagram, Facebook, Twitter y YouTube. Nuestro propósito es ampliar los canales de comunicación con los clientes.

El gran error del 99.99% de las notarías en el país es que el notario es el último en enterarse cuando un cliente se queja del servicio o tiene un problema. Por eso estamos enfocados en hacer que la buena o la mala opinión que pueda tener un cliente llegue a las manos indicadas, y así podamos mejorar la calidad y los tiempos del servicio.

Además, queremos desarrollar una aplicación gratuita, que estará disponible en App Store y Google Play, para que los clientes puedan dar seguimiento a sus trámites diariamente, y escriban sus comentarios sobre nuestro servicio.

La página web y algunas de nuestras redes sociales ya están disponible. El sitio es https://www.notaria99.com.mx/I  (creo que fue error de dedo pero sin la /I) y en Instagram estamos como @notaria99edomex.

Una vez a la semana también vamos a subir videos cortos, de tres o cuatro minutos, en YouTube. En ellos hablaremos sobre temas específicos, como el testamento, las transmisiones de propiedad, las cancelaciones de hipoteca, etc. El objetivo es que el cliente pueda entender, de manera muy sencilla, temas relacionados con el servicio notarial.

¿Qué valor agregado ofrece la Notaría 99 del Estado de México en su página de internet?

En nuestros sitio los clientes pueden encontrar todos los formatos digitalizados que utilizamos para los trámites. Es muy fácil que el cliente encuentre el documento del trámite que va a realizar: compra-venta, testamento, etc. Ahí mismo puede llenar el formato y con un solo clic puede enviarnos toda la información. De esa manera entablamos la primera comunicación. Luego le damos nuestros números de cuenta bancarios para que realice el pago correspondiente y, una vez que nos envía el comprobante de pago por correo electrónico, empezamos a trabajar. El cliente no tiene que acudir a la notaría físicamente, aunque también atendemos a los clientes que quieren trabajar de manera tradicional.

Somos un equipo de 80 casi 100 personas que estamos al servicio de la gente.

La mayoría de las personas tienen la percepción de que el servicio notarial es muy caro. ¿Cómo son los precios de la Notaría 99?

Nosotros no cobramos caro; cobramos lo justo. La gente puede pensar que lo que cobra una notaría es costoso, pero en realidad no solo pagan el servicio, sino también los impuestos y derechos. Nosotros somos auxiliares de la autoridad fiscal en materia de operaciones de traslado de dominio, por ejemplo. En una operación en la cual una notaría cobraría 8,000 o 9,000 pesos de honorarios, por ejemplo, el cliente pudiera llegar a pagar 70,000 pesos, pero en ese dinero van incluidos los impuestos y los derechos correspondientes.

¿Cuál es el principal reto de una notaría?

Lo más complicado es buscar clientes. Cuando inicié mi carrera notarial, me anunciaba en la Sección Amarilla. Como yo era muy joven, no tenía ahorros, así que mis padres me ayudaron económicamente para arrancar. Conforme fueron pasando los años fui fomentando mis relaciones y la gente fue confiando en mí.

Luego de años de trabajo arduo, de estar muy enfocado en la notaría –trabajaba cerca de 12 horas diarias– y de entregar muy buen servicio a mis clientes, con precios muy competitivos y sin errores ni quejas, los clientes fueron depositando su confianza en mi trabajo y recomendándome. Porque en este negocio lo que más funciona son las recomendaciones.

¿Cuántas operaciones realiza la notaría cada año? 

Entre 5,000 y 6,000 escrituras al año, en promedio. Ofrecemos desde trámites muy sencillos y rápidos, como copias certificadas, hasta aperturas de crédito, fideicomisos, constitución de sociedades y protocolización de actas de asamblea, entre otros.

El verdadero negocio está en las operaciones que cobramos en relación al monto de la misma operación, como los traslados de dominio. El más común es la compra-venta de un bien inmueble.

Pagina web: https://www.notaria99.com.mx

Instagram: @Notaria99edomex

Facebook: Notaria 99 Estado de México

Twitter: @Notaria99EdoMx

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