Historias

Cómo escribir un buen email para el trabajo

El correo electrónico muchas veces es el primer y único contacto que tienes con tus clientes o tus jefes. Aquí te damos las claves para que escribas un buen mail que sea efectivo y profesional.

20-06-2011, 11:36:17 AM

El correo electrónico es una herramienta infaltable en el
trabajo actual, ya que en un día puedes enviar cientos de e mails para contactar
a colaboradores, clientes, socios, compañeros y hasta tu jefe. Sin embargo, la
carga de trabajo no debe impedirte expresarte con propiedad a través de este
medio electrónico.

Es importante escribir bien un e mail porque es el primer contacto,
y muchas veces el único, que se tiene con la otra persona. Escribir con errores
ortográficos
, emoticones o una mala redacción puede llevar el mensaje de que no
eres profesional o que no te tomas en serio tu labor.

Te damos las claves para una comunicación escrita efectiva a
través del correo electrónico:

  • Ortografía y gramática: la regla de oro.  Un texto bien escrito y sin errores obvios de
    ortografía no sólo denotan inteligencia, demuestran que la personas es capaz de
    hilar ideas de forma coherente. Programas como Speckie corrigen la ortografía
    en la red o incluso navegadores como Google Chrome ya lo traen integrado.
  • Usa una sola fuente: unir frases en Arial con destacados con
    Helvética e hipervínculos en Times New Roman no solo se ve mal, estéticamente
    hablando, también dificulta la lectura de un texto. Además, manda la señal de ser una
    persona inestable y poco organizada. Y jamás uses Comic Sans, esa fuente es
    para asuntos personales nada más.
  • No escribas con mayúsculas: escribir con letras capitales es
    sinónimo de gritar
    o demandar. Por ejemplo no se entiende lo mismo por
    “necesito contactarte” a “NECESITO CONTACTARTE”, pues el segundo demuestra
    rudeza y mala educación.
  • Equivocarse con el destinatario: tómate un segundo para asegurarte que el
    correo que pasaste unos minutos redactando cuidadosamente está dirigido a la
    persona adecuada,
    con la dirección correcta. Imagínate que escribes un correo a
    tu mejor amigo insultando a tu jefe y por equivocación se lo envías a tu
    empleador.
  • Asuntos: nunca mandes correos sin un Subject o Asunto. Es
    educado y nos permite titular el mensaje con lo que queremos (“Informe Junta del
    Viernes”) o la importancia de nuestro correo (“Urgentes para hoy”). Además,
    ayuda al sistema de correo electrónico a identificar lo que es correo deseado y
    el spam.
  • Firmas locas: evita que tu rúbrica en el correo de trabajo tenga
    personajes de Disney, animaciones .giff, en colores estrambóticos y en Comic Sans, y con frases inspiracionales o en otro idioma. A menos de que sea el lema
    de tu empresa, evítalo.
  • Saludos y despedidas: trata de abrir la conversación con un
    saludo semiformal y educado, nunca con una pregunta directa porque parecería un
    ataque frontal.  Al momento de cerrar el
    correo, no lo hagas con un “xoxoxo” o un “besitosssss!!!!!” a menos
    de que le tengas mucha confianza a la persona. Se ve mal y está mal que un
    profesional se exprese así.
  • Di no a los emoticones: aunque en el contexto de las redes
    sociales
    y los correos informales las caritas hechas con gráficos o textos
    pueden ser muy simpáticas, deben evitarse a toda costa en un email de trabajo.
    Dan la imagen de ser infantil y de carecer de capacidad para comunicarse, pues
    con los emoticones se expresa lo que no se puede decir con palabras.
  • Hablar por hablar: los mails, no sólo los de trabajo, deben
    ser concisos y prácticos, pues no están hechos para sustituir una conversación
    en tiempo real.  Usa imperativos como
    “Necesito ésto” “¿Podrías darme aquéllo?” “Tienes que buscar
    ese dato en el archivo adjunto”.
  • Serenidad y Paciencia: si tras haber enviado un correo no
    recibes una respuesta, deja pasar 24 horas (dentro de lo posible) para volver a
    intentarlo. Si reenvías el mismo correo 30 veces sólo lograrás que el destinatario se harte, borre todos tus
    correos y te bloquee de su cuenta.