Cómo escribir un buen correo electrónico para el trabajo

El correo electrónico es una herramienta infaltable en el trabajo actual, ya que en un día puedes enviar cientos de e mails para contactar a colaboradores, clientes, socios, compañeros y hasta tu jefe. Sin embargo, la carga de trabajo no debe impedirte expresarte con propiedad a través de este medio electrónico.

Es importante escribir bien un e-mail porque es el primer contacto, y muchas veces el único, que se tiene con la otra persona. Escribir con errores ortográficos, emoticones o una mala redacción puede llevar el mensaje de que no eres profesional o que no te tomas en serio tu labor.

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Forma correcta de escribir un correo electrónico profesional

Te damos las claves para una comunicación escrita efectiva a través del correo electrónico:

• Ortografía y gramática: la regla de oro.  Un texto bien escrito y sin errores obvios de ortografía no sólo denotan inteligencia, demuestran que la personas es capaz de hilar ideas de forma coherente.

• Usa una sola fuente: unir frases en Arial con destacados con Helvética e hipervínculos en Times New Roman no solo se ve mal, estéticamente hablando, también dificulta la lectura de un texto. Además, manda la señal de ser una persona inestable y poco organizada. Y jamás uses Comic Sans, esa fuente es para asuntos personales nada más.

• No escribas con mayúsculas: escribir con letras capitales es sinónimo de gritar o demandar. Por ejemplo no se entiende lo mismo por “necesito contactarte” a “NECESITO CONTACTARTE”, pues el segundo demuestra rudeza y mala educación.

• Equivocarse con el destinatario: tómate un segundo para asegurarte que el correo que pasaste unos minutos redactando cuidadosamente está dirigido a la persona adecuada, con la dirección correcta. Imagínate que escribes un correo a tu mejor amigo insultando a tu jefe y por equivocación se lo envías a tu empleador.

• Asuntos: nunca mandes correos sin un Subject o Asunto. Es educado y nos permite titular el mensaje con lo que queremos (“Informe Junta del Viernes”) o la importancia de nuestro correo (“Urgentes para hoy”). Además, ayuda al sistema de correo electrónico a identificar lo que es correo deseado y el spam.

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• Firmas locas: evita que tu rúbrica en el correo de trabajo tenga personajes de Disney, animaciones .giff, en colores estrambóticos y en Comic Sans, y con frases inspiracionales o en otro idioma. A menos de que sea el lema de tu empresa, evítalo.

• Saludos y despedidas: trata de abrir la conversación con un saludo semiformal y educado, nunca con una pregunta directa porque parecería un ataque frontal.  Al momento de cerrar el correo, no lo hagas con un “xoxoxo” o un “besitosssss!!!!!” a menos de que le tengas mucha confianza a la persona. Se ve mal y está mal que un profesional se exprese así.

• Di no a los emoticones: aunque en el contexto de las redes sociales y los correos informales las caritas hechas con gráficos o textos pueden ser muy simpáticas, deben evitarse a toda costa en un email de trabajo. Dan la imagen de ser infantil y de carecer de capacidad para comunicarse, pues con los emoticones se expresa lo que no se puede decir con palabras.

• Hablar por hablar: los mails, no sólo los de trabajo, deben ser concisos y prácticos, pues no están hechos para sustituir una conversación en tiempo real.  Usa imperativos como “Necesito ésto” “¿Podrías darme aquéllo?” “Tienes que buscar ese dato en el archivo adjunto”.

• Serenidad y Paciencia: si tras haber enviado un correo no recibes una respuesta, deja pasar 24 horas (dentro de lo posible) para volver a intentarlo. Si reenvías el mismo correo 30 veces sólo lograrás que el destinatario se harte, borre todos tus correos y te bloqueede su cuenta.

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