Continuidad del negocio: ¿estás listo?

Ante un desastre natural es importante saber cómo mantener las operaciones, a fin de disminuir el impacto y dar certidumbre a los clientes.

23-03-2011, 4:19:46 AM

¿Tu empresa está preparada para continuar operando frente a un desastre? ¿Cuentas con un plan de continuidad de negocios? Según la encuesta “Perspectivas de Alta Dirección en México 2011”, 61% de las empresas en México tiene un Plan de Administración de Riesgos, es decir, un documento que indica, de forma clara y precisa, las estrategias a seguir para prevenir y enfrentar situaciones inciertas, como lo ocurrido recientemente en Japón.

Sin embargo, los negocios en el país han presentado una evidente falta de interés en el tema de la prevención, debido a que lo conciben más como una cuestión de gasto que de inversión, sin tomar en cuenta que los potenciales riesgos pueden llegar, incluso, a destruir la organización.

Jesús González Arellano, socio de la Práctica de Asesoría en Riesgo y Servicios de Sustentabilidad de KPMG México destacó: “la última década nos ha enseñado que las empresas se preocupan más por la generación de riqueza -como un tema a corto plazo-, pero se olvidan del tema de la prevención -de los hechos a largo plazo-”.

 

Más vale prevenir

“Cada organización debe analizar dentro de sus procesos críticos, o modelo de negocios, los aspectos que se consideran fundamentales, y sobre los que existe cierta dependencia: qué tan crítico resulta; cuánto tiempo se puede durar sin éste, y cuál sería el medio alterno para sustituirlo de manera rápida”, explicó González Arellano.

De hecho, manifestó el experto, este análisis ayuda a detectar el impacto de cada proceso y cuáles son las alternativas para darle continuidad en caso de un siniestro. Lo más importante es tomar medidas que eviten que el efecto del evento sea demasiado costoso.

 

¿Qué hacer para continuar operando?

A fin de estructurar un plan de continuidad del negocio adecuada, es necesario seguir los siguientes pasos:

  • Identificar sus aspectos críticos de operación. Por ejemplo, si una empresa en México desarrolla ensamble de productos, pero dentro de su cadena de suministros el proveedor es Japón, se deberá buscar una opción alternativa o cierto inventario de emergencia para contener posibles impactos en el corto plazo.
  • Financiamiento. Sería conveniente contar con un financiamiento local y líneas abiertas que sólo se utilicen en caso de que se cortara un financiamiento corporativo (con sede en Japón, por ejemplo).

¡Hable ahora…!

Al resultar afectada una empresa por un desastre de cualquier naturaleza, seguramente los clientes, proveedores y demás grupos de interés estarían a la expectativa de qué pasará y si continuará operando. En este sentido, Jesús González Arellano afirmó que la certidumbre es un tema extremadamente delicado e importante, que mantiene la credibilidad en la organización.

Las acciones para evitar (o minimizar) las dudas de los grupos de interés son:

  1. Centralizar la comunicación en una sola persona, para que gestione la información en ese momento.
  2. El “vocero” deberá estar respaldado por un comité de crisis, integrado por los grandes representantes de la organización, que definirá cuáles serán los mensajes a emitir.
  3. Ser honestos y demostrar transparencia, porque con el actual ambiente tan dinámico de información en que vivimos, el hecho de que alguien salga y afirme “no está pasando nada”, y los grupos de interés sepan lo contrario, se pierde el valor de la comunicación.
  4. Presentar medidas de solución. Aceptar que se tiene la situación adversa, pero también explicar cómo se está resolviendo para evitar el impacto en la operación.

¿Y dónde está el piloto?

En las organizaciones, principalmente las de gran tamaño, se cuenta con la figura del “hombre clave” -una persona que cuenta con las capacidades y conocimientos necesarios para llevar a buen cauce a la empresa. Pero, ¿qué pasa cuando ante un desastre no se puede contar más con él?

Ante este panorama, señaló el socio de KPMG, “siempre debe estar preparada una, o hasta más personas alternas, para que en caso de que el “hombre clave” no pueda participar, el sustituto demuestre su conocimiento del estado de la situación, porque sabe qué hacer al respecto y será el líder”. Esta figura ayudará a disminuir la inquietud de los grupos de interés, explicó.

 

Soluciones ante la emergencia

Mario Vela Berrondo, director general de Seguros Monterrey New York Life, dijo en entrevista para Alto Nivel que existen varias soluciones para asegurarse frente a un siniestro como el ocurrido en Japón, en caso de que, por alguna circunstancia, se encuentre en el lugar de los hechos.

“En el supuesto caso de que un cliente de la aseguradora se encuentre en Japón y resulte afectado, podríamos atender esta reclamación ya sea por seguro de Vida o Gastos Médicos”.

El director de la aseguradora, especializada en ambos ramos, afirmó que cuentan con dos aliados estratégicos para cubrir las necesidades de cualquiera de los asegurados sin importar el lugar en que se encuentren.

Respecto a la posibilidad de que un asegurado suyo presentara daños en su salud por efectos de la radiación generada por las plantas nucleares de Japón, informó que cuentan con las coberturas necesarias para que el cliente acuda por atención médica. Asimismo, dijo que el seguro cubre daños como cáncer o quemaduras, por mencionar algunos efectos.