Enfrenta la infoxicación y toma mejores de decisiones
Parece que una gran cantidad de información nos prepara para tomar mejores decisiones, ¿pero qué sucede cuando ésta se convierte en un exceso?
Te has puesto a pensar que mientras más información recibes menos decisiones puedes tomar, a esto se le llama: ‘infoxicación’. Vivimos en la era de la inmediatez y el acceso, hoy las personas y las organizaciones tienen la oportunidad de obtener la información que se necesita en el momento en que la requiera.
A primera instancia esto pareciera un beneficio inigualable, sin embargo, en algunos casos no lo es.
De acuerdo con la Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI) y su reporte sobre ‘Hábitos y uso de internet de los mexicanos’, las principales actividades en la oficina tienen que ver con el envío y recepción de información:
• La principal actividad del oficinista es el envío y recepción de correos electrónicos con un 53% de actividad.
• La búsqueda de información se encuentra en segunda posición con un 51%.
• El envío y recepción de documentos están como tercera actividad con un 44%.
• Envío y recepción de mensajes instantáneos con un 21%.
• Manejo de redes sociales con un 16%.
• Capacitación en línea con un 11%.
• Videoconferencias con un 11%.
Como puedes ver, todas estas actividades del internauta tienen que ver con la recepción de información, pero esto no es todo, estos número solo hablan de Internet, falta la información interna que genera la empresa y la información externa que estás obligado a investigar y a tomar en cuenta, ¿qué sucede en las empresas cuando existe un exceso de información?
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“Demasiado de cualquier cosa no es bueno, esto crea una sobrecarga en la toma de decisiones. Podemos manejar más información si podemos fraccionarla, y podemos fraccionarla a cada vez mayores niveles de complejidad, y podemos emplear mejores modelos de organización de la información. Si uno cuenta con modelos poderosos, sencillamente podrá manejar mucha más información”, comentó Alvi Toffler, escritor futurista y experto en temas sobre revolución digital y la revolución de las comunicaciones.
Sin embargo, el exceso de información no es un fenómeno que puedas controlar, lo que puedes hacer es saber manejarlo. Ante ello, Ernesto Weissmann (@weissmanne), director y socio de Tandem Soluciones de Decisión, brinda algunas recomendaciones que pueden ayudarte a mejorar la toma de decisiones sabiendo manejar el exceso de información.
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1. Prioriza la información
Es como tratar de encontrar la información a través de un buscador. La realidad es que sabes lo que estás buscando aunque desconozcas cuánta información exista al respecto. Esto te ayudará al momento de priorizar la información que llega.
¿Cómo hacerlo? Analiza qué es lo que necesitas del tema que investigas, divídelo en subtemas y específica lo que quieres saber de ello, esto te ayudará a ser más selectivo con la información: si no cubre el tema que deseas, deséchalo de inmediato.
2. Estandariza la información
El problema en las organizaciones no sólo es el exceso de recepción en la información, también el exceso de generar información. Así es, el derrame de comunicados, avisos, reportes, gráficas, etcétera, puede llegar a generar un caos. Ante ello, Weissman recomienda estandarizar la información.
“Desde el formato, los programas para abrirla, el servidor, todo tiene que facilitar esta recepción de información. Las empresas necesitan estandarizar la que se produce dentro de sus instalaciones y proveer a los trabajadores de herramientas y tecnología necesaria para su rápido acceso y análisis”, indica.
3. Siempre verifica calidad de información y fuente
Lo que necesitas es información confiable, así que no puedes atender toda y a todos. Lo que necesitas es validar la información. Asegúrate de que tus fuentes sean confiables y de que la información que recibes sea lo que necesitas. Si alguna de ellas es de dudosa procedencia, retírala de la mesa inmediatamente, así evitarás manchar la información con datos que no sean específicos o no comprobables.
“Un consejo que puedo brindar para gestionar adecuadamente la información es que ‘toda’ debe ser funcional. Si no sirve para un propósito en específico, no es necesaria”.
4. ¡Cuidado con el factor humano!
Cuidado con padecer del fenómeno del ‘opinólogo’. Cuando se trabaja con gran cantidad de personas puede haber, también, una saturación de información que imposibilite o que afecte directamente en la toma de decisiones.
El consejo para saber gestionar esta información es el mismo que los tres pasos anteriores: analiza qué es lo que deseas saber, depura la información que te ofrecen y cuida a tu fuente. Aquí es importante escoger a las personas adecuadas para que opinen lo necesario y que esto sea con valor al objetivo.
¿Cómo combates la ‘infoxicación’ en tu empresa? ¿Tienes algunos consejos que puedan ayudar a las organizaciones a depurar mejor la información?
