ABC de la contabilidad electrónica

A partir de octubre de este año, las personas físicas con actividad empresarial (ejemplo, aquellas que trabajan independientes y emiten una factura) y las empresas (sin importar su tamaño), deberán adaptarse al Sistema de Registro Fiscal, un sistema de contabilidad electrónica.

Esta medida es el resultado de la segunda resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, que tiene varios objetivos: evitar la evasión de impuestos, transparentar el origen y destino de las facturas emitidas; y también, ayudar a que los casi 2 millones de contribuyentes que forman parte del Buzón Tributario a llevar sus cuentas en orden.

¿Cómo empiezo?

Para comenzar a utilizar el Sistema de Registro Fiscal “Mis cuentas”, los contribuyentes tendrán a su disposición una plataforma alojada en el sitio del Sistema de Administración Tributaria, al que podrán ingresar con su RFC y una contraseña.

En este esquema establecido por el SAT, podrá consultarse la relación de ingresos, gastos capturados y todo tipo de comprobantes fiscales emitidos. Además, los contadores podrán utilizar dicha información para realizar la integración y presentación de la declaración correspondiente.

César Rodríguez Guzman, ejecutivo de la empresa Facturador Electrónico, señala que para cumplir con la disposición del Código Fiscal de la Federación (CFF) se debe contar con un software que permita exportar la contabilidad al SAT en formato XML.

Antes de pensar en llevar una “contabilidad electrónica” es necesario aclarar que los contribuyentes deben contar con una Firma Electrónica Avanzada (FIEL), Tramitar un Certificado de Sello Digital (CSD) y tener un servicio de timbrado.

También, para hacer la migración total al formato digital, los contribuyentes deben tener en cuenta que es necesario contar con un servicio de generación de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI), ya que este será el medio por el que el Servicio de Administración Tributaria conozca su información. Esto será una especie de auditoría constante en línea.

Con la entrada en vigor de esta disposición es indispensable que, además de la balanza de comprobación, es decir, la lista de todos los movimientos de saldos deudores y acreedores de cada una de las cuentas de registro y de control o mayor, los contribuyentes transfieran su catálogo de cuentas y la información de pólizas generadas a sistemas informáticos.

En pocas palabras: tener en un sistema electrónico (que proporcionará el SAT) todas las facturas de lo que registremos en “papel”.

Eduardo García Hilado, Director General de Grupo Asesores en Negocios, tiene una idea clara sobre estos cambios y asegura que la autoridad fiscal ha tratado de alinear todos los procesos para automatizar los controles fiscales de los contribuyentes a través de la contabilidad en línea.

“No es otra cosa que subir información de los contribuyentes de manera natural y recurrente a la plataforma que el SAT ha diseñado para esto”, afirma.

Reportando electrónicamente el día a día

Pero hay un punto esencial que no debemos pasar por alto y es que con esta modificación, toda la información de las operaciones que se generan a diario, como por ejemplo las facturas electrónicas –ya sean propias o de terceros–, habrá que adjuntarlas a la contabilidad, asegura Jorge García Landa, doctor en materia fiscal.

Menos papel, más control y una contabilidad que puede ser más eficiente.

Esto implica que muchos contribuyentes estarán limitados para atender las disposiciones del SAT, aún cuando se ha prorrogado la entrega de su contabilidad electrónica.

Este nuevo esquema digital obliga a los contribuyentes a archivar todos los aumentos electrónicos que se generen. En este sentido, García Hidalgo, percibe esto como una carga administrativa adicional, que podría convertirse en problema o bien, en la mejor manera de llevar la contabilidad de una empresa.

Orden: clave de la e-contabilidad

Es importante analizar la causa-efecto de la contabilidad electrónica con las modificaciones al Código Fiscal de la Federación, así como a su reglamento.

“No solo es la facturación, sino que también hay que ver los libros, las actas, la materialidad de los servicios que estamos dando, los contratos o las órdenes de compra. Que no se trate de documentos que solamente sirvan para un control, sino que formen parte de la contabilidad y estén integrados”, recomienda García Hidalgo.

Muchas empresas carecen de una comunicación efectiva entre sus diversas áreas, pero con estos cambios están obligadas a tenerla, lo que les daría la oportunidad de generar un mayor dinamismo a nivel corporativo.

Para ambos especialistas, la principal ventaja de tener orden administrativo en su contabilidad es el control de la información financiera que se generará al interior de las empresas.

“Si se tiene un orden, el contribuyente saldrá ganando porque contará con la información necesaria para generar los Estados Financieros”, indica el directivo de Grupo Asesores en Negocios.

Si se piensa desde un punto de vista empresarial (ganar-ganar), podría decirse que el rendimiento de la empresa se optimiza al conocer a detalle los movimientos que se efectúan, además de darle una visión de qué personal tiene y, sobre todo, que esté muy vinculada con la tecnología, independientemente del tema fiscal.

Cinco puntos principales

1. Todas las operaciones que se realicen, sobre las que se debe tener un comprobante fiscal digital por Internet, se deberán archivar y ordenar de manera sencilla.

2. Verificar que el registro esté dentro de los cinco días siguientes al cual se hace el registro contable.

3. Trata de que todas las operaciones que realiza la compañía tengan una razón de ser en relación con el negocio: que si tengo una compra, venga con una orden de compra, un pedido, un contrato, una entrega material del bien.

4. Estar al tanto de las disposiciones en materia de las fechas de cumplimiento y de las modificaciones en cuanto a prórrogas.

Lo que sí importa en la contabilidad electrónica

– Verificar que las cuentas, dentro del Balance General sean lo suficientemente cíclicas y no detonen un foco rojo para la autoridad. Por ejemplo, en los inventarios, donde prácticamente es imposible que no existan variaciones, o las compras al extranjero.

– Que todas las operaciones estén registradas en el periodo que les corresponde y que vayan de acuerdo al procedimiento lógico del negocio.

– Los registros y asientos contables deberán efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco siguientes días.

– Es indispensable que la información presentada facilite la identificación de cada operación realizada, relacionándola con los folios asignados a CFDI. Deberá estar en idioma español y con valores en moneda nacional.

– Además de la fecha de realización de cada operación, se deben añadir elementos como, cantidad o unidad de medida, forma de pago (contado, a crédito, a plazos o en parcialidades) y medio de pago.

– En cuanto al monto de pago, se debe especificar si se hace en efectivo, transferencia interbancaria, cheque nominativo para abono en cuenta o por cualquier otro medio.

– Los registros contables debe incluir la plena identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias.

– Para el registro al Buzón Tributario es indispensable proporcionar una dirección de correo electrónico, para recibir los avisos o notificaciones del SAT.

– El Código Agrupador de Cuentas del SAT cuenta con más de 75 categorías y subcategorías, además de los códigos fuente que utilizará el contador.

– En las zonas donde no hay accesos a servicios de Internet, o cuando un archivo (por su tamaño) no permita enviarlo por este medio, deberán entregar la información a la oficina del SAT adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, en el plazo correspondiente.

Los tres rubros primordiales

El catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas contables son los tres elementos primordiales, mismos que deben enviarse en formato XML por medio del Buzón Tributario.

Calendario de entrega

Balanza de comprobación           Mes de entrega
Julio 2014                                   Octubre 2014
Agosto 2014                               Noviembre 2014
Septiembre y octubre 2014        Diciembre 2014
Noviembre y diciembre 2014      Enero 2015

El tema fiscal está en cambio constante, por lo que se debe informar al contribuyente cuáles son las reglas que están vigentes. Es importante que el área de contabilidad o la firma que lleva este control cuide que la contabilidad tenga todas las pólizas y soporte de la información contable que se genera a diario.

Además, es esencial que antes de enviar toda la información hacia el SAT, se verifiquen todas las disposiciones de agrupación de las cuentas y de información que requiere la autoridad: enviar únicamente los requisitos que se solicitan.

“Si bien es cierto que es un cumplimiento, posiblemente exagerado por parte de las autoridades, considero que beneficiará a la mayoría de las empresas”, concluye Eduardo García Hidalgo.

Para entenderle mejor…

El Buzón Tributario fue uno de los “productos” que resultó de la reforma hacendaria. Este fue concebido como un medio de comunicación digital entre el Servicio de Administración Tributaria y los contribuyentes, y es ahí donde está albergada la aplicación “Mis Cuentas”.

Ahora que tienes la información básica sobre la contabilidad electrónica de tu negocio, te compartimos cómo elaborar una conciliación bancaria.

Alto Nivel Equipo de jóvenes periodistas cuyo objetivo es explicar las noticias más relevantes de negocios, economía y finanzas. Nos apasiona contar historias y creemos en el periodismo ciudadano y de servicio.