10 mejores prácticas para una implementación exitosa

En el mundo de las Tecnologías de la Información (TI) y del negocio, los avances y transformaciones surgen todos los días y permanecer preparados es crucial para reaccionar inmediatamente ante cualquier evento y tener la capacidad de dar las respuestas adecuadas al cliente.

Para hacer frente a esta evolución se necesitan elementos de TI con un amplio conocimiento del mercado, estar al tanto de lo que ocurre en el negocio y tener la capacitación necesaria para desempeñar los roles designados.

Es cierto que muchas empresas tienen al personal adecuado, pero la clave del éxito está en tener una implementación de procesos exitosa, ese es el elemento fundamental para sobresalir en un mercado altamente competitivo.

Contar con una implementación exitosa de los procesos resulta primordial
para mejorar la eficiencia de las áreas de TI y del negocio.

Para Raúl Díaz Lomelí, Consultor de Pink Elephant, empresa líder en Gestión Estratégica y Eficiencia Operativa, el proceso es “la forma que se utiliza dentro del negocio para estandarizar la ejecución de actividades a partir de un objetivo determinado y plenamente definido”.

Y es que existen procesos en todos los niveles dentro de una empresa, pero ¿cuántos pueden presumir de tener las implementaciones adecuadas? Quienes sí lo tienen pueden generar un alto grado de eficiencia y credibilidad, además de garantizar el cumplimiento de normas y requerimientos del negocio; así como mejorar las capacidades humanas y de infraestructura en la ejecución.

Pero la realidad es que a pesar de la importancia de tener una correcta implementación de los procesos, en muchas ocasiones las empresas dan por sentado que no necesitan mejorarse aunque se presenten errores, y dejan de lado el impacto que un cambio apropiado puede generar directamente en los resultados de toda área o de la organización, como:

– Lograr beneficios constantes
– Reducir la cantidad de errores
– Asegurarse de que su aprovechamiento sea el óptimo

Ahora, hay factores que pueden ayudar a que las actividades se realicen de mejor forma.

10 Mejores Prácticas para que un proceso sea exitoso

1) Comprender la visión, las metas y la estrategia de la empresa: Las áreas de TI deben pugnar por cumplir los objetivos de la organización, por lo que es importante conocer qué pretende y a dónde quiere llegar.

2) Establecer las metas propias del área de TI: Es fundamental conocer la dirección que seguirán los esfuerzos que el área de TI realice de acuerdo a los objetivos del negocio, de esta manera, dicha área se posicionará como un elemento de valor en las estrategias organizacionales.

3) Definir el propósito del proceso; para qué sirve, qué necesidades va a satisfacer, y cuáles son los objetivos a cumplir para las actividades, siempre justificado en el cumplimiento de las metas del área de TI.

4) Determinar los lineamientos a seguir por los procesos: Para esto se deben tomar en cuenta las políticas o reglas a cumplir en aspectos de Gobernabilidad, considerando tanto las metas de TI como del negocio.

5) Asignar un dueño del proceso: Este punto debe resaltarse, ya que esta persona será el responsable de confirmar que se cumplan cabalmente las responsabilidades; así como de verificar las mejoras a realizarse y las métricas que se vayan generando.

6) Definir las partes interesadas dentro del proceso; aquí se deben considerar tanto los participantes, como los beneficiados del mismo, pues la retroalimentación del proceso resulta primordial al momento de establecer mejoras o corregir errores.

7) Especificar las actividades particulares de cada proceso; es importante señalar que por cada una de éstas se debe realizar un modelo RACI que ayude en la ubicación de responsabilidades, es decir, determinar un Responsable de la actividad (R), un Accountable o responsable final que posea la autoridad final de las decisiones (A), un Consultado o experto  que proporcione información de utilidad (C), y un Informado (I) que sea el que recibe la información respecto a la ejecución y calidad.

8) Señalar las interfaces existentes con otros procesos: Dado que un proceso no trabaja aislado, éste siempre dependerá de los resultados de otros para realizar sus actividades, y algunos más dependen de los resultados que él pueda generar.

9) Señalar los indicadores de desempeño;  es importante recordar que todo proceso debe ser siempre medible para saber si cumple con los 4 indicadores principales de su ejecución: eficiencia, efectividad, valor y calidad.

10) Buscar siempre la mejora del proceso, aquí se toman en cuenta las métricas  y evaluaciones obtenidas de los 4 indicadores, además de los cambios que pueda requerir o tener el negocio, siempre encaminados a optimizar su eficiencia.

Ten en cuenta que estas mejores prácticas no funcionan de forma aislada, la ejecución de procesos involucra de igual forma a las personas y todo lo que ellos requieran, “la capacitación del personal, así como la tecnología, es decir, las herramientas que brindan apoyo a los profesionales para mejorar la eficiencia de los procesos, deben siempre tomarse en consideración al implementarlos. Es primordial que la tecnología se adecue a las actividades, pues se trata de un medio para poder acelerar los procesos y obtener los mejores resultados, tanto para el área de TI, como para la organización en general”, concluyó el experto.

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