Claves para un ERP exitoso

Si quieres que tus proyectos de IT y uso de ERP sean exitosos, impulsa la capacitación y entrenamiento para no fracasar la implementación.

17-09-2012, 1:58:58 PM

Empresas que invierten en implementaciones de software ERP o Enterprise Resource Planning afectan a su propio Retorno de Inversión o ROI cuando descuidan el equipo de proyecto y la capacitación de los usuarios finales, indica Giovanna Amador, gerente de SAP Educación en México.

Tanto en su nivel de inicio como en etapa de maduración en la implementación y uso del ERP, expone que la situación puede empeorar especialmente cuando las inversiones son relativamente menores en el continuo entrenamiento del equipo de proyecto y el usuario final.

Con base en reportes de la consultora Gartner, las organizaciones donde presupuestan menos del 13% del costo de implementación para entrenamiento, son tres veces más prometedoras que aquellas compañías donde gastan 17% o más en ver correr sus proyectos de ERP por encima del tiempo y presupuesto proyectados.

La preparación del usuario final  -en otras palabras, la gente o personas que utilizarán las diversas herramientas que componen el ERP- es la parte más compleja del entrenamiento y del aprovechamiento del ERP.

Un aspecto importante es que los sistemas ERP incrementan la disponibilidad de tener información al momento para la toma de decisiones y para hacer pronósticos más acertados sobre el desempeño de la empresa, por citar sólo algunos ejemplos.

Una reconocida empresa restaurantera especializada en comida rápida implementó un sistema ERP para lograr una excelencia operativa e impulsó el crecimiento de la empresa; ya que le permitió relacionar las operaciones críticas del negocio para poder manejarlo mejor.

¿Pero por qué razones se dificulta ejercer la capacitación y/o entrenamiento? En algunas situaciones porque se limita siempre cuando llega el momento de negociar el proyecto de implementación del ERP, lo cual es un error porque a la larga las personas involucradas expresan poco entendimiento o poca asimilación de aprendizaje.

“En realidad es un reto que no muchas compañías enfrentan, sin embargo, la capacitación es esencial para una implementación exitosa”, argumenta al precisar que en promedio cada hora de necesaria capacitación a usuarios finales vale un promedio de 5 horas para la empresa.

En contraste, explica que aquellos usuarios que no están entrenados cuestan por lo menos cinco veces más que un usuario que sí fue capacitado.

“Un usuario que no está capacitado en lo que tiene que hacer, se va a tardar cinco veces más en hacerlo que un usuario que sí sabe. Y hasta podría tardarse en pedir ayuda, al ir a buscar con los usuarios a que le digan, o cuando llama a la mesa de soporte que podrían haberse evitado si se le hubiese brindado una buena capacitación”, concluye.

Algunas recomendaciones hechas por el área de Educación de SAP refieren aplicar lo siguiente:

a) Ofrece a tu fuerza de trabajo el conocimiento y habilidades necesarias para satisfacer los objetivos estratégicos de tu organización.

b) Bríndale un conjunto completo de cursos de educación y certificaciones diseñados para ayudar a tu gente para aprovechar el poder de las soluciones ERP que hay en el mercado.

c) Genera mayor eficiencia en la organización. Crea planes integrales de capacitación, de gestión de talento y entrenamiento de los usuarios finales mediante cursos en vivo y en línea. Existen diversas empresas de TI que ayudan a estas tareas a través del uso de software de aprendizaje.

d) Planifica el guión de entrenamiento, inscribir a los alumnos, estructurar el help-desk y controlar el nivel de presencia y evaluaciones, promoviendo el total apoyo a la gestión de los entrenamientos, a través de informes administrativos.

e) Aprovecha de forma eficiente la infraestructura necesaria para el proyecto de capacitación, incluyendo cantidad de salas de entrenamiento, número de multiplicadores y plazos de ejecución. El resultado será disminuir plazos de ejecución y de costos, al optimizar la disponibilidad de recursos físicos y humanos para la realización de los entrenamientos

f)  Asegúrate que tu programa de capacitación esté estratégicamente alineado con tus objetivos de negocio, desde la evaluación inicial de necesidades de entrenamiento hasta la implementación.

¿Has implementado un sistema ERP en tu organización? ¿Entrenaste y capacitaste previamente a tus colaboradores? ¿Lograste una eficiencia operativa y mejoraste tus procesos de negocio?