Claves para elaborar una ‘to do list’ efectiva
Un listado de pendientes puede ayudarte a gestionar el día a día, pero si no se maneja de forma adecuada, puede saturarte de eventos sin importancia.
Hacer listas de pendientes no sirve para nada. Al menos esa
es la tesis de un artículo del Harvard Business Review que asegura que tener un
compendio de “cosas por hacer” sólo hace que te llenes de frustración, porque no
están formuladas de manera correcta.
El artículo pide considerar lo siguiente. ¿Cuántos de tus
pendientes están presentes en tu lista desde que inició la actual década? ¿Qué
tan seguido revisas tu lista? ¿Cuántas cosas por hacer de tu lista son en realidad
proyectos que requieren una planeación seria?
Según el portal Stepcase Lifehack,
las listas de pendientes no funcionan porque todo en esta vida se transforma. Es
decir, un pendiente que hace dos meses era relevante puede ya no serlo al
momento en el que por fin le dedicas tiempo para resolverlo.
Cinco razones de su fracaso
Para el Harvard Business Review hay cinco razones por las
que esta forma de agendar es poco efectiva.
Primero, tener demasiadas cosas por hacer te paraliza. Si haces
una lista con 58 pendientes puede llevarte a postergar las cosas que realmente
tienes que hacer en nombre de “avanzar” con lo menos urgente.
Segundo, la variabilidad del tiempo que les tienes que
dedicar a los proyectos hace imposible que te enfoques. Es decir, atender una tarea que te toma tres minutos fracciona
la atención que tienes que dedicarle a proyectos más absorbentes.
Tercero, la variabilidad de la prioridad de los pendientes.
En tu lista tienes prioridades A, B y C, pero a veces las circunstancias hacen
que estoy cambie. A lo mejor, checar tu carro es un punto C en tu lista, pero si
te accidentas a las 11 de la noche, esto sin duda cambia.
Cuarto, la falta de contexto de las listas dificulta
priorizar los pendientes. En papel,
cambiar la batería de auto y responder el correo de un cliente se ven
igual.
Quinto, falta de incentivos de compromiso. Las listas de
pendientes no evitan que elijas hacer las cosas que más te gustan primero y postergar lo que te disgusta indefinidamente.
Entonces, ¿cómo manejar una lista de pendientes?
El truco según Stepcase Lifehack es transformar esas listas
de pendientes en listas de cosas ya hechas.
Esto significa, llevar un compendio de las cosas que ya atendiste para
motivarte y seguir adelante con lo que te hace falta atender. Hay aplicaciones y herramientas web útiles
para llevar este registro como iDoneThis,
Red NoteBook y DayOne.
Pese a las dificultades que presenta, hacer una “To Do list”
sigue siendo una de las maneras más habituales de manejar el día a día en el
trabajo.
El portal WorkAwesome propone
las siguientes estrategias para hacer un listado viable.
- Reserva los últimos 15 minutos de cada día para escribir la
lista de pendientes del día siguiente. - Revisa tu calendario y horarios del día siguiente.
- Planea algunos días adelante
para adelantar proyectos grandes. - Resuelve los pendientes más urgentes por la mañana y lo de
mayor plazo por la tarde. - No trates de predecir el futuro añadiendo tareas que crees
que podrían aparecer en tu agenda. Atiende lo que en realidad tienes que hacer
para estar disponible cuando salga algún imprevisto. - Ten en cuenta los pendientes que te saltaste el día anterior
para que tengan alta prioridad en la siguiente jornada. - Ignora las prioridades dependiendo de la urgencia y el
impacto. Comprar un regalo para un amigo puede ser urgente, pero tiene menor
impacto que preparar una presentación. - No llenes tu lista con micro pendientes superfluos como “hacer
café”. - Califica tus progresos al finalizar la semana.
¿Haces una lista de pendientes? ¿Cómo la manejas?
Para saber más:
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Cómo aumentar la energía en el trabajo
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