Cómo priorizar tu trabajo cuando todo urge

Manejar la carga laboral resulta más complicado sin planificación. Te decimos cómo gestionar tus pendientes laborales del día a día.

26-03-2012, 11:59:35 AM

Actualmente todo urge en el mundo laboral. Todos concomeos
esa sensación de levantarse por la mañana con una lista interminable de cosas
por hacer
tan grande que al llegar a la oficina no sabemos ni por dónde
empezar.

Por otro lado, la hiperconectividad del mundo en el que vivimos
hace que tengamos acceso con nuestros clientes, jefes y supervisores en tiempo
real. En otras palabras, todo urge.

Es por ello que siempre estamos buscando la manera de
gestionar nuestras cargas de trabajo para ir reduciendo nuestra bandeja de
pendientes. Sin embargo, no hay una solución estándar para esta situación.

La experta de Inc Laura Perkins señala que el primer paso
para manejar las cargas de trabajo es saber ser flexibles en nuestros planes
para crear nuestros propios métodos. No obstante propone cinco tips para
priorizar el trabajo del día a día que urge.

Primero lo primero: haz una lista

A primera hora de la mañana escribe todo lo que tengas que
hacer en el día. Una vez que tengas estos pendientes anotados separa las  tareas en “Realmente urgentes” y “No tan urgentes”
para determinar cuáles son aquellas acciones que requieres tu inmediata
atención.

Evalúa el valor

Completar ciertas tareas se ofrecen más beneficios que otras.
Por ejemplo, atender el proyecto de un cliente debe tener precedencia que los
proyectos internos ya que fallarle al cliente puede tener consecuencias
fatales.

Al respecto, Mary Segers de Enzine Articles propone dividir
la importancia de los pendientes en tres ramas:

  • Por orden de importancia: tareas que son indispensables para
    el día a día.
  • Por fecha de entrega.
  • Por impacto sobre la empresa.

Sé honesto

Cuando escribas la lista de prioridades debes ser realista
sobre lo que realmente puedes cumplir en el día. Establecer metas inalcanzables
solo te frustrará y evitará que cumplas con pendientes más mundanos

Sé flexible

Hay veces que el tiempo o los requerimientos de una labor
hacen que su urgencia sea cambiante. No temas cambiar de tarea si en la que
estabas trabajando pasa a segundo plano.

Corta el cable

Hay veces que cuando un proyecto es realmente urgente,
tendemos a dedicarles mucho esfuerzo a los detalles. Eso hace que gastemos demasiado
tiempo en un solo pendiente.  Es importante
cumplir con los plazos que estableces para cada proyecto para evitar perder
tiempo en una sola tarea.

Larry Heiman, business development coach de la agencia de
consultoría MYTH WorldWide apunta que el compromiso no tiene sentido sin disciplina
y que la visión alargo plazo es inútil sin el trabajo constante apegado a un
plan.

Para descargar

Existen diferentes aplicaciones descargables que pueden
ayudarte a gestionar tu carga de trabajo y maximizar el aprovecahmiento de tu
tiempo.

iPrioritize: ideal para ir manejando cambios en tu planeación
diaria y llevar un control simple pero eficaz de tu agenda desde tu escritorio.

 

Task List – ToDo List – Pro: esta app es una magnífica lista
de pendientes para los usuarios de Android. Tiene íconos, recordatorios,
herramientas speech to text y está disponible en alemán, español e inglés.

 

2Do: es la respuesta para iOS 5 para manejar las tareas de
tu trabajo. Es compatible con iPhone, iPod Touch y iPad. Tiene recordatorios
sonoros.

 

TaskJot: es la aplicación para BlackBerry que se sincroniza
con una cuenta Toodeldo para una mayor accesibilidad a tu lista de pendientes. 

 

 

¿Cómo gestionas tus pendientes laborales?

Para saber más:

Los errores de liderazgo de Steve Jobs

Evita ser un micromanager

¿Qué es el Síndrome de Burnout?