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En un mundo urbanizado e industrializado es fácil pensar que se controla el entorno de trabajo. Pero, ¿es realmente así?

16-03-2012, 11:23:59 AM

En un mundo urbanizado e
industrializado es fácil pensar que se controla el. entorno de trabajo. Pulsas
un botón y la oficina se enfría. Pulsas otro y obtienes justo la información
que necesitas.

Pero entonces sucede lo
imprevisto. Un terremoto. La ceniza volcánica bloqueando el espacio aéreo. El
virus H1N1. Estos acontecimientos nos hacen pensar que los ciclos económicos no
son los únicos causantes de incertidumbres en la vida empresarial.

Cuando se producen estos
desastres, muchas organizaciones se dan cuenta (demasiado tarde) de que la
planificación de la continuidad de sus actividades no era todo lo buena que
parecía. Pero, ¿qué se puede hacer para que la empresa continúe funcionado
también durante o después de una crisis?

1. Planifique antes, y no durante un desastre. Las consecuencias de no
planificar la recuperación tras un desastre pueden ser funestas. Cuando se
producen hechos como incendios, inundaciones, actos delictivos o terroristas, o
un fallo de las telecomunicaciones, muchas empresas no pueden volver a abrir o
cierran en los siguientes dos años..[1]

Incluso acontecimientos más
triviales pueden desestabilizar una empresa. Para Regus, uno de los escenarios
más comunes que hace que nuestros clientes tengan que activar un plan de
recuperación del .lugar de trabajo es el fallo de los servicios públicos. Cuando
falla la red eléctrica, por ejemplo, o se rompe una tubería que provoca la
inundación de las oficinas, la oficina queda inutilizada durante días.
Si no se dispone de un rápido acceso a otro lugar u otras
instalaciones, las consecuencias pueden llegar hasta la pérdida de negocios y
de clientes; credibilidad, reputación, producción, datos y generarse problemas de liquidez.

2. Planifique correctamente y formalice sus planes. Según la consultora Ernst and
Young, el 34% de las empresas cita la recuperación del lugar de trabajo como su
mayor problema técnico cuando crean un plan empresarial. Así que muchos lo
dejan pasar.

Pero aún cuando el desastre no se
produzca, la falta de un buen plan de recuperación puede dañar a la empresa. En
los procesos de licitación de las grandes firmas se exige cada vez con más
frecuencia a los proveedores que detallen cómo planifican la continuidad de sus
actividades. Si el plan no es adecuado, podría ser el primero en caer. Una
falta de planificación también puede provocar la desaprobación de auditores y
reguladores, especialmente en el sector de servicios financieros.

3. Piense en el espacio que necesita. Una solución habitual es usar
‘centros de reserva’, sobre todo para garantizar el acceso a los sistemas de
información más importantes. Pero puede que este recurso no resuelva el
problema de dónde va a seguir trabajando todo el personal.

Por una parte puede que no
necesite un centro de reserva, sino simplemente acceder a escritorios y a salas
de reuniones. Y, por otra, una organización con una red internacional o mundial
necesita reproducir esa red en su planificación. Necesita acceder rápidamente a
espacios de trabajo adecuados en todo el mundo, aún con más motivo cuando
muchas empresas de la misma zona están peleándose por conseguirlos. El espacio
de trabajo debería estar cerca de donde vive y trabaja su personal. En momentos
de crisis, una empresa no debería socavar la moral de su personal todavía más
haciéndole viajar largas distancias para llegar al lugar sustitutorio.

4. Busque calidad y capacidad. En la planificación de la
recuperación del lugar de trabajo es igualmente importante encontrar espacios
con un alto nivel de calidad. Los espacios y las instalaciones de reserva
deberían tener la misma calidad, ya sea en Londres, en Tokio, en Manila o en
cualquier otra ciudad del mundo.

También es fundamental la
capacidad logística. Tener un proveedor que consigue que la gente entre y salga
con rapidez y eficiencia de sus espacios de trabajo de una semana para otra es
realmente reconfortante. Si la labor básica de una empresa consiste en ofrecer
acceso rápido a espacios de trabajo totalmente amueblados y equipados, y
proporcionar asistencia administrativa profesional, estará perfectamente
cualificada para hacer lo mismo en caso de emergencia.

5. Ser flexible. Otra forma de simplificar la recuperación es
cambiar la forma de usar el espacio. Con un personal móvil y flexible,
trabajando en diferentes sitios próximos a sus hogares o a sus clientes, la
dependencia de las ubicaciones centrales es mucho menor. Y a menor dependencia
menor vulnerabilidad.

Cuando la plantilla es flexible o
móvil, ya no tiene que trabajar en grandes oficinas tradicionales en el centro
de ciudades congestionadas.  Puede usar
un ordenador portátil para trabajar desde cualquier sitio: su casa, espacios de
trabajo o cualquier otro sitio con acceso de alta velocidad a Internet. Si
alguna de sus oficinas queda inutilizada por el fuego, el agua, un acto
terrorista u otro tipo de crisis, muchos de sus trabajadores no se verán
afectados y podrán seguir trabajando con toda normalidad.

El trabajo flexible y móvil tiene
otras ventajas, como la posibilidad de reducir los costes inmobiliarios hasta
en un 60% y tener una plantilla más motivada y productiva.

6. Cuide el medio ambiente. Los patrones de trabajo tradicionales y las
soluciones habituales de continuidad de las actividades implican a menudo
largos traslados para los empleados. Pero un largo viaje hasta una oficina
central (o una de emergencia) no tiene sentido cuando las personas pueden
trabajar de forma flexible cerca de sus hogares.

Incluso menos ecologistas son los
planes de continuidad que prevén que los empleados se trasladen hasta un lugar
en el que se les recoge para llevarles en autobús a otro sitio. Estas
soluciones no son buenas ni para la moral de los empleados, ni para la
productividad, ni para el medio ambiente.

El trabajo flexible y móvil (con
los empleados usando Internet y tecnología inalámbrica, trabajando en cómodas
ubicaciones más cerca de casa) hacen innecesarios los largos viajes. Reduce
además el impacto ambiental de la empresa, su vulnerabilidad ante emergencias
que pueden surgir en un lugar concreto y sus costes inmobiliarios.

En vista de todo ello, cualquier
solución que aborde tres de los grandes desafíos empresariales del siglo XXI
(sostenibilidad, costes y planificación de la continuidad de las actividades)
merece la pena ser tenida en cuenta.

Cati Cerda es directora de Regus México. 

 

Para saber más: 

.5 tips para un buen clima laboral

.Mejora tu fuerza de trabajo móvil

.¿Qué es una oficina virtual?