Los expertos recomiendan una serie de directrices que tienen por objetivo acabar con el desperdicio del tiempo, el cumplir con las siguientes reglas facilitaría la eliminación de los errores que a menudo se cometen en estas importantes instancias.


-Definir con exactitud los objetivos de la reunión, si no tenemos un objetivo bien definido ¿para qué reunirse? También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.

-Dejar establecidos día, hora, lugar y duración de la reunión.

-Es imprescindible fijar la reunión a una hora apropiada y no en la hora de almuerzo o la hora de salida, por ejemplo, eso evita distracciones externas en los empleados.

-Los temas a tratar deben ser de cierto interés e incumbencia para todos los participantes.

-Durante la reunión se hablan única y exclusivamente temas para los que se han reunido, es fácil desviarse de los temas. La única excusa sería un tema que necesite ser tratado con suma urgencia y que haya aparecido con posterioridad a la fijación de temas.

-Es imprescindible tener a una persona encargada de llevar los tiempos de la reunión, cuya responsabilidad sea controlar, dirigir y centrar los temas.

-Fomentar continuamente la participación, todos los asistentes deben participen por igual. Siempre existirán personas que intenten monopolizar la reunión. Para evitar que eso ocurra, se debe agradecer en forma continua como una señal para dar paso a los demás.

-Evitar las reuniones demasiado largas. Lo único que se consigue es agotar a los participantes y que no deseen asistir a otra reunión. Una hora es suficiente.

-Para algunos se hace complicado dirigir una reunión con 20 personas. Para solucionar aquello, es preciso trabajar con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas.

-Avise a sus colaboradores con cierta antelación para que puedan llegar preparados.

-Al finalizar la reunión, puede realizar un pequeño resumen para recordar los temas tratados y las decisiones adoptadas.

-Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de "cerrar" o concluir. En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qué se va a hacer. El desarrollo de un acta de reunión es una idea efectiva para solucionar este percance.