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Empresas; lejos de transparentar sus gastos en viáticos

La consultora Forrester realizó un análisis de los procesos de viajes de negocios de compañías de 11 de las principales economías del mundo. De las analizadas, México es la economía más retrasada en la actualización de sus sistemas de viajes

07-11-2016, 12:59:08 PM
Empresas; lejos de transparentar sus gastos en viáticos
Altonivel

Aunque cerca del 58% de las empresas mexicanas tienen la intención de actualizar sus sistemas de administración de viajes de negocios durante los próximos seis meses, México se encuentra entre los países con mayor percepción de corrupción y falta de transparencia en los procesos empresariales.

La consultora Forrester, de la mano con Concur -empresa de administración de viajes de negocios-, publicó este mes los resultados de su análisis Financial Leaders Must Embrace T&E Solutions Strategically To Drive Growth and Innovation, en el que se revela que México está aún más rezagado en la materia que otras naciones con alta percepción de corrupción, como es el caso de China.

Los resultados muestran a México como el país con el mayor atraso en la administración de viajes de negocios, en comparación con las 11 principales economías del mundo: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, Alemania, Japón, Australia, Nueva Zelanda, China e India. México fue el único país latinoamericano incluido en el estudio.

La investigación también revela que, en promedio, 72% de las compañías de los países analizados planean actualizar sus sistemas de administración de viajes en los próximos seis meses; mientras México mantiene el nivel más bajo de interés con sólo un 58% de sus directivos de finanzas que afirman que realizarán cambios en esta área en el próximo semestre.

De acuerdo con el análisis, el principal problema que registra nuestro país en materia de administración de viajes de negocios es el largo tiempo que toma a los aprobadores autorizar viáticos y concluir la revisión de un reporte de gastos de viaje (43%); seguido del número de inconsistencias causadas por errores humanos en la captura de los gastos (38%); la falta de visibilidad de los procesos (32%); la falta de herramientas para enviar reportes de viáticos desde celulares (28%) y el tiempo que toma elaborar reportes de viáticos a los empleados (16%).

Regiones

Largo tiempo requerido de papeleo y aprobaciones

Alto número de errores causados por elementos humanos

Falta de conectividad móvil

Falta de visibilidad y control

Tiempo gastado en elaborar reportes

América del Norte

32%

32%

25%

23%

21%

Europa

27%

29%

31%

27%

23%

Asia y Pacífico

39%

35%

33%

35%

33%

México

43%

38%

28%

32%

16%

México es el país en que más tiempo se tardan los departamentos de finanzas en aprobar reportes de gastos o emitir aprobaciones de viáticos, en comparación con los de Asia y Europa, y en el que menos tiempo se toman los colaboradores de una empresa en realizar un reporte de gastos de viaje, lo que podría indicar una rendición de cuentas ineficiente.

“El ideal en un proceso de viajes de negocios es lograr que elaborar un reporte de gastos tome el menor tiempo posible a los colaboradores, pero que sean documentos tan completos que comprueben cada transacción que se realizó durante el viaje y a cuyos datos sea fácil ingresar. En este aspecto, las tarjetas corporativas y los smartphones son los mejores aliados de las compañías”, señaló Rossana Bobadilla, directora general de Concur México.

En el país, 260 empresas utilizan la app de Concur para reservar vuelos y hoteles, así como para realizar reportes de viajes de negocios. En el ecosistema de Concur cada gasto que un empleado realiza se carga de forma automática a un reporte de gastos digital que envía desde su smartphone y muestra al aprobador cuando una transacción está fuera del presupuesto dado por la empresa, lo que lo obliga a revisarla.

El reto para las empresas mexicanas.

Carlos Camacho, director de Finanzas de la empresa mexicana Empeño Fácil, aseguró que los principales retos de los encargados de las finanzas de las compañías mexicanas en materia de viajes de negocios es lograr que los colaboradores entreguen todos los comprobantes y requisitos fiscales solicitados, así como mantener transparencia en el dinero ocupado en viáticos, reducir los gastos y la carga fiscal, y cumplir con las políticas de viáticos establecidas por la empresa.

“No es lo mismo tener una comprobación de no sé quién, que tiene comprobantes de hace un año y que marca una comida de 2,000 pesos, que una en que se ponga el nombre y número de comensales que acudieron”, explicó.

“Hacer un cambio en el rubro de gastos de viaje al implementar una herramienta de administración nos ha ayudado a tener todos los comprobantes de los colaboradores que necesitamos, atacamos la parte fiscal, tuvimos ahorros de 16% en viáticos durante el primer año y ganamos transparencia en todos los gastos de viaje que se realizan”, agregó.

El reporte de Forrester agrega que, con el avance de la tecnología móvil, los colaboradores de las empresas tienen más poder de compra directo en sus manos, y esta disrupción hace que el trabajo de manejar los gastos sea mayor para los líderes financieros si no cuentan con las herramientas necesarias para rastrear estos gastos.

En México, a través de los mecanismos de acceso a la información pública, periodistas y organizaciones han dado a conocer casos, principalmente de funcionarios públicos del gobierno federal, en donde se muestra que no existen formatos únicos para reportar viajes de negocios y tampoco la obligación de que reporte a qué fueron y con quiénes se reunieron, lo que da pie a la opacidad.

Aunque el sector privado ha sido menos estudiado, análisis indican que existen percepciones que favorecen las malas prácticas. Una encuesta realizada a emprendedores en México por el Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO) presentada en 2015, revela que 63% de los encuestados está de acuerdo o totalmente de acuerdo en que la corrupción es parte de la cultura de negocios en México; y 57% afirma que esta práctica les afecta en la operación diaria de la empresa.

“El cambio que las empresas mexicanas deben dar es hacia la transparencia y la confianza. Se necesita que sus sistemas de administración sean automáticos y totalmente visibles para cualquier persona de la organización, que cada uno sepa que existen controles y que su comportamiento puede ser analizado; pero que den a los viajeros la libertad de tomar decisiones inteligentes para la empresa, elegir los mejores vuelos y hoteles para sus viajes dentro de los presupuestos marcados y hacer lo más rápida posible la entrega de viáticos y reembolsos”, agregó Bobadilla.

 

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