Cómo administrar tu negocio desde la nube de forma segura

En la actualidad, internet se ha convertido en un gran aliado para administrar nuestra información. Gracias a él tenemos todo lo que necesitamos desde cualquier dispositivo. Por ejemplo, podemos tener nuestra música favorita en servicios como Spotify, documentos importantes en Google Drive, imágenes en Dropbox, contactos a través de Linkedin y podemos continuar enumerando ejemplos de cómo siempre nos mantenemos conectados e informados de los temas que nos interesan a través de una simple conexión a internet. 

Pero si eso es posible con documentos personales, imagina lo que hará el tener toda la información de tu empresa disponible en el momento en que lo requieras. Gracias a la nube esto es posible.

Cuando nos referimos a la nube no hacemos referencia a aquellas formaciones que encontramos en el cielo, sino a una tecnología que ofrece diversos servicios a través de Internet y sin ocupar espacio en la memoria de tus equipos, lo que representa ahorros tanto de espacio, como económicos, pues no tienes que invertir en hardware o software específicos.

Con esta tecnología es posible que tengas en cualquier dispositivo con conexión a internet información sobre tus finanzas, marketing, contabilidad, logística, producción y cualquier dato de otras áreas importantes de tu negocio, con lo que podrás aumentar la productividad y competitividad de tu compañía sin tener que estar en un mismo lugar.

En la actualidad, el uso de soluciones empresariales en la nube entre empresas mexicanas creció de 3.5 a 46% en los últimos cinco años, y de acuerdo con un estudio realizado por Intuit & Emergent Research, se espera que para el 2020, 78% de las compañías utilicen algún sistema en la nube, dejando en evidencia la importancia que cada día cobra este servicio.

Por eso, hoy quiero compartirles algunos consejos para administrar de manera sencilla y eficaz una empresa desde la nube.

1. Elige a un proveedor confiable

Si es posible busca información y referencias sobre ellos y antes de contratar, reúnete con ellos para aclarar todas tus dudas y plantear las necesidades de tu empresa.  Asimismo, busca una empresa especialista en gestión de software empresarial que te ayude a migrar toda tu información, y a controlar tus procesos, de manera continua,  de la mejor manera.

2. Elige sólo las aplicaciones necesarias

Existen muchas aplicaciones en la nube para trabajar en equipo, las cuales son muy útiles sólo si se adaptan a las tareas de cada área, de lo contrario en vez de darte productividad terminarán retrasando tus operaciones. Si no estás seguro de cuál es la mejor, utiliza las pruebas gratuitas que suelen ofrecer.

3. Genera contraseñas fuertes

Recuerda que una contraseña segura está compuesta por caracteres alfanuméricos. Si te es complicado, puedes elegir una palabra, no común u obvia para otras personas y cambiar las vocales por números o símbolos. Evita el uso de fechas importantes como cumpleaños o aniversarios. Además, para prever cualquier fuga de información, recuerda cambiar tus contraseñas al menos cada tres meses.

4. Administra quién tendrá acceso

Si bien la nube ayuda a que varios miembros de un equipo trabajen sobre los mismos documentos de manera conjunta, es necesario que controles qué personas tendrán acceso a qué archivos. No olvides también permitir o restringir los accesos desde los dispositivos móviles de tus colaboradores y evita fugas de información.

5. Olvídate de los prejuicios

Deja a un lado creencias como: “quizá mi empresa no es candidata para utilizar la nube”, “es un servicio complejo”, “no es seguro” o “cuesta mucho”. Atrévete a utilizar sus servicios, hay algunos modelos de nube que te permiten pagar sólo por lo que consumes.

Finalmente, lo único que no debes olvidar es probar y disfrutar todos los servicios que te ofrece esta nueva tecnología, estamos seguros de que te encantará.

*El autor es ingeniero en Sistemas Electrónicos por el Tec de Monterrey y maestro en Administración de Sistemas de Información. Fundador de Zafiro Software. Ha impartido infinidad de conferencias y seminarios en varias partes del país.

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