¿Qué se considera al delegar tareas?

Los grandes líderes de la historia se han destacado, más que por su capacidad para realizar muchas tareas a la vez, por su habilidad para dirigir grupos y repartir obligaciones de manera acertada y equitativa. Es decir, que estos destacados personajes piensan en “todos trabajan, todos ganan” y de paso reducen la carga de su mochila y se concentran en organizar, una labor que necesita de una constante evaluación.

Y es que un jefe que no aprende a delegar correctamente está condenado a acumular trabajo atrasado, sobre todo en el mundo laboral actual, que avanza con gran velocidad.

¿Delegar?

El término es sujeto de muchas confusiones, ya que -como muchos organizadores piensan- no se trata de librarse de tareas sencillas para las que no tienes tiempo. Más bien, delegar permite conseguir tiempo para hacer lo realmente importante, al tiempo que ayuda a los miembros de tu equipo a desarrollar su potencial, aumentando la eficacia y su autogestión.

Sin embargo, muchos directores temen recurrir a dicha estrategia porque sienten que pierden parte del control en las acciones, lo que es un error. Por el contrario, las ideas en conjunto se desarrollan mejor, permiten nuevas posibilidades y detectar posibles peligros a tiempo.

En concreto, quien delega reparte responsabilidades y proporciona a los miembros de su equipo un objetivo, un plazo y requisitos de calidad. Cómo lo hace y qué herramientas utiliza para cumplir dichos objetivos es decisión del empleado, aunque tú puedes guiarlo con algunos consejos.

Como resultado, el colaborador aprenderá más y se sentirá satisfecho al lograr un resultado positivo, aunque la observación debe ser constante, porque .si algo sale mal, tú serás el encargado de dar la cara.

Habilidades necesarias

Es posible que cuando te encuentras saturado de asuntos pendientes y tengas el tiempo en tu contra, optes por delegar las tareas aburridas pero necesarias para ganar tiempo. Pero no todo lo que se amontona en tu escritorio es urgente y deberías poder aplicar los principios de la delegación a casi cualquier tarea pendiente.

A continuación encontrarás las pautas que ha de seguir para lograr el éxito al delegar:

1- Determina la tarea y el objetivo
Lo primero es definir el trabajo y determinar el objetivo del mismo. Para ello debes juntar los grupos que tengan un mismo objetivo y conseguir toda la información que pueda recopilar para que su propuesta esté documentada y sea convincente.

2. Decide a quién delegarás
Si algo no es urgente, escoge a la persona más indicada para realizar el trabajo. Nada impide que encargues una tarea crucial a una persona capaz e inteligente, aunque no tenga experiencia en esa área en concreto, tus empleados lo agradecerán.
 
3 – Fijar parámetros
La persona en la que delegas ha de conocer el trabajo que realizará, pero también el objetivo al que responde. Es importante que conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene.

Así pues, deberás proporcionar aspectos como: plazo de entrega, parámetros de calidad, presupuesto, hasta donde llega su autoridad y recursos disponibles para la tarea.
 
4 – Entrega la información necesaria
Si el tiempo lo permite, ayuda a la persona en la que hayas confiado, explícale dónde puede encontrar la información, facilítale el acceso a los documentos que puedan serle útiles, entréguele una copia del borrador de la propuesta para la que investigue.

5 – Asegúrate de que te ha entendido
Anima a la otra persona a que hable sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que debe hacer y por qué.

6 – Sigue sus avances
Si el proyecto es largo, organiza reuniones de seguimiento, esto permite que el empleado te consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado.

¿Delegar o controlar?

Durante la búsqueda de una buena estrategia de delegación es común encontrar .planteamientos antagónicos: si controlo no cabe delegar, o viceversa: si decido delegar renuncio a la idea de establecer métodos eficaces de control.

Con el paso del tiempo, el énfasis en los extremos se ha ido matizando, hasta llegar a la pregunta actual que gira en torno a cómo lograr una armonía o equilibrio entre delegación y control, poniendo como eje rector el logro de metas y la consecución de la estrategia.

Al respecto, José Antonio Marina en su libro “Ética para Náufragos”, afirma que en cualquier organización el control sin delegación sufrirá de una rigidez asfixiante, mientras que la delegación sin control vivirá en una temeridad sin sentido.

Es decir, que los modelos de control basados exclusivamente en un patrón de decisión centralizado, especialmente para los entornos que requieren de alta flexibilidad e innovación, no resultan exitosos.

Esto ha sido entendido por las empresas, lo que permite que hoy existan cada vez más entidades que apoyan sus procesos de innovación y creatividad, en el diseño de la propia estructura. Encontramos, por ejemplo, “estructuras orgánicas”, como en el caso de Kyocera, llamadas Amebas.

Son grupos de 30 individuos en promedio que llevan a cabo los procesos. Estas estructuras tienden a ser pequeñas para estar enfocadas, y son multifuncionales, lo que les permite tener mayor agilidad para resolver situaciones extraordinarias o imprevistas. En promedio mueren y se renuevan una al día.

Además, están auto-controladas con objetivos precisos y metas de desempeño retadoras. Todo lo anterior se fundamenta en la alineación de un sistema de incentivos que no sólo busca, y por consecuencia premia, el logro personal, sino sobre todo el logro grupal.

En ese sentido, se debe tener presente que la delegación se sustenta principalmente en la confianza, así como el control se apoya en la eficacia. Por ende, no podemos pretender ser competitivos si nos fundamos exclusivamente en la idea de la delegación de funciones o en la idea conductual del control. Se requiere buscar un equilibrio: una eficacia centrada en el hombre, así como un hombre que sea eficaz.

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