Cómo hacer un manual de procedimientos

Uno de los caminos fundamentales para mejorar la función pública y empresarial es la constante revisión de las pautas de trabajo emitidas tanto por el gobierno como por las principales instituciones de cada sector.

Los manuales de procedimiento son considerados fundamentales en este contexto, en tanto que coordinan el actuar de las distintas organizaciones y facilitan una posterior evaluación.

Sabiendo esto, la Secretaría de Relaciones Exteriores de México (SRE) elaboró una guía para facilitar la elaboración de estos manuales. Su idea es que “todos los procedimientos se agrupen, de forma ordenada, en un solo documento”.

Lo primero será definir los siguientes aspectos:

1. Delimitación del procedimiento
Una vez contestadas las preguntas: ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?, ¿dónde se inicia? y ¿dónde termina? Se podrá fijar el objetivo del estudio. Éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento en estudio.

2. Recolección de la información
Consiste en recabar documentos y datos que permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento.

Para ello, será necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos documentales (en los que se localizan las bases jurídico-administrativas que rigen el funcionamiento), los funcionarios (quienes pueden aportar información adicional para el análisis y diseño de procedimientos), y las áreas de trabajo (que sirven para tener la visión de las condiciones en que operan los procedimientos).

Las técnicas que generalmente se utilizan son: a) investigación documental, b) entrevista directa y c) observación de campo.

3. Análisis de la información y diseño del procedimiento
Esta etapa consiste en estudiar cada uno de los elementos de información recopilados, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. Es decir, saber cómo se están realizando los procedimientos.

Para analizar la información recabada, es conveniente responder: ¿qué trabajo se hace?, ¿quiénes lo hacen?, ¿cómo se hace?, ¿cuándo se hace?, ¿dónde y por qué se hace?

4. Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido a un análisis, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se debe utilizar la técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación:

Eliminar
Quitar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operación, paso o detalle que no sea indispensable, debe ser eliminada.

Combinar
Si no puedes eliminar algo, entonces debes combinar algún paso del procedimiento con otro, con el objetivo de simplificar el trámite.

Cambiar
Algunos procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o incluso cambiar, en estas circunstancias el resultado más práctico se logra “mejorando” el procedimiento. Para ello se debe rediseñar, haciendo alguna mejoría al equipo empleado o también encontrando un método mejor.

Mantener
Aquellas actividades que hayan logrado sobrevivir a los cuatro pasos anteriores se pueden mantener.

5. Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad. Por ello, la Administración Pública Federal elaboró algunas normas generales que buscan uniformar los manuales, tanto en forma como en presentación.

• Identificación
• Índice
• Introducción
• Objetivo(s) del manual
• Desarrollo de los procedimientos

Estos son sólo los aspectos generales. Si deseas obtener mayor información, gráficos e indicaciones para la elaboración de un manual de procedimientos, puedes ingresar directamente al documento -extenso- emitido por la SRE.

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