El ‘secreto’ para organizar eventos de negocios
La planeación de un evento no corresponde a una persona o una empresa, sino a todo un equipo que debe saber diferenciar entre un error y un problema, y atenderlos.
Insomnio, pesadillas, mala alimentación, colitis nerviosa, dermatitis, mal humor…. son tan sólo algunos de los síntomas que una persona puede sentir previo al evento que está planeando.
La planeación de un evento no depende de una persona o de una empresa, es responsabilidad de todo un equipo. De acuerdo a la magnitud, podrían estar involucradas desde 3 y hasta más de mil personas: productores, creativos, diseñadores, carpinteros, staff, meseros, edecanes y personal de seguridad, entre otros.
Si alguno de los integrantes comete un error se registrará un efecto negativo e inmediato, lo que no necesariamente es advertido por el público asistente. Esto es lo que llamo percepción 80/100: el invitado vive una gran experiencia, sin embargo, el planeador conoce los errores presentados que, una vez identificados, deberá corregir para que no se vuelvan a repetir.
Más aún, el resultado será un desastre si esta responsabilidad queda a cargo de personal inexperto, de ahí la importancia de identificar las cualidades que un planeador de eventos debe reunir para lograr el éxito.
Sentido común: El conocimiento que se adquiere por medio de la experiencia y que se desarrolla con el paso de los años, mismo que permite manejar sensatamente diferentes situaciones.
Planeación: Proceso en el que fijamos objetivos, definimos los pasos a seguir, identificamos las variables y las ordenamos para lograr así nuestras metas.
Organización: Es la clave del éxito; definir todos los detalles que involucran un evento y determinar sus tiempos de ejecución.
Creatividad: Integrar un elemento diferenciador que genere un efecto que sorprenda a los asistentes.
Pasión: Definida como un sentimiento que nos mantiene en pie de lucha, desarrollando experiencias aún bajo la presión y ante las crisis que se puedan presentar.
Recursos técnicos: Implementación de nuevas tecnologías bajo el precepto de saber cuándo, cómo y en qué momento aplicarlas.
Capital humano: Tener la sensibilidad para seleccionar y capacitar adecuadamente a nuestros colaboradores y generar una relación basada en la confianza.
Toda organización está propensa a factores externos que pueden afectar el resultado. Sin embargo, no es lo mismo solucionar un error que un problema. La diferencia es clara, el primero es resultado de la falta de previsión y control de las distintas variables que están en juego en un evento, mientras que el segundo es un factor externo cuyo control no está en manos del organizador, pero sí puede atenderlo, por ejemplo, un temblor, una manifestación, una inundación. La idea es no perder de vista que la realización debe ser un éxito y a su vez cumplir con los propósitos planteados.
El objetivo es que durante el evento no se presenten errores y esto es posible con una adecuada planeación y logística previa a éste, para entonces tener toda la energía y atención necesaria en caso de que aparezca un problema.
¿Cómo identificar si la planeación fue exitosa?, muy sencillo, basta con saber si un día antes del evento proveedores, planeador y cliente duermen tan bien como cualquiera de los invitados.
Michel Wohlmuth es Director y Socio Fundador de Creatividad, empresa con más de 24 años de experiencia en la industria.
Michel Wohlmuth Director Ejecutivo de Creatividad, empresa con 25 años de experiencia en México y 10 años en Guatemala