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Los detalles que se deben cuidar en una fiesta corporativa

Planear este tipo de eventos no es algo para tomarse a la ligera; su realización evidencia la importancia que tienen los empleados para su empresa.

11-12-2015, 2:46:45 PM
Michel Wohlmuth

El 2015 está por concluir. Es momento de celebrar los triunfos obtenidos a lo largo del año, ¿y qué mejor que hacerlo con una reunión para agradecer a todos aquellos que fueron parte esencial en nuestra empresa? La fiesta corporativa de fin de año es un incentivo y una gran oportunidad para socializar con los ejecutivos, personal de la empresa, clientes y proveedores.

Lo ideal es planificar la fiesta con el tiempo necesario para realizar los preparativos de forma adecuada y cumplir exitosamente los objetivos predeterminados. Es importante capitalizar el momento y reforzar conceptos que la empresa valora en cuanto a la cultura, el clima o los valores corporativos. Aquí les doy algunas sugerencias para organizar una reunión exitosa.

Previo a tu evento:

El lugar. Es importante definir el sitio donde se realizará ya que el transito es un factor que podría arruinar o poner en jaque el evento. Hay diferentes opciones para realizarlo: un hotel, un restaurante, un jardín, un salón o rentar una casa, pero siempre debes tomar en cuenta la ubicación de la fiesta con respecto a la de la oficina, considerando que la gente llegará después del trabajo.

Los alimentos. La selección del menú requiere un cuidado especial, ya sea que elijan un platillo tradicional o un menú a tres o cuatro tiempos, es importante que consideren que éstos no sean muy pesados para que la energía y el ánimo tampoco se vean afectados.

El espectáculo. ¿Han pensado qué hacer para que el evento no sea una fiesta de -más con lo mismo-? Contratar un espectáculo cómico o de magia o instalar algunos juegos de destreza y si el presupuesto lo permite, un concierto con algún artista o grupo famoso, o hasta un karaoke. La idea es generar un recuerdo memorable.

La decoración. Este es otro factor muy importante a la hora de la planeación. Desde su llegada los invitados deben percibir que es un evento especial para ellos y que se ha pensado hasta en los más mínimos detalles.

La seguridad. No debemos perder de vista que los invitados son nuestra responsabilidad, por lo que es clave que se contemplen los siguientes puntos: medir el consumo del alcohol, facilitar transportación a la fiesta y de regreso a la oficina y, dependiendo de la zona y la cantidad de invitados, determinar la presencia de elementos de seguridad para controlar tanto el ambiente interno así como el riesgo de una eventualidad externa.

Esto suena difícil pero se facilita si contratamos los servicios de un profesional. Evita encargar a tu asistente o recepcionista la organización del evento. Para ello existen agencias especializadas que lo hacen profesionalmente. Siempre habrá alguna que se ajuste al presupuesto de cada empresa. Aunque parezca que se está pagando un sobrecosto por contratar a alguien que se encargue de lo que parece muy sencillo, la experiencia nos deja claro que “lo barato sale caro”.

Relaciones. Es importante recordar que más que una fiesta de fin de año, es un evento para relacionarse y de convivencia con todos los asistentes. No se recomienda formar grupos o determinar una mesa de la alta dirección ya que es una excelente oportunidad para relacionarse con todos aquellos que durante el año difícilmente vemos pero que son un elemento muy importante en la operación del negocio.

Y, finalmente, para lograr que tu reunión sea un evento para relacionarse y no sólo una gran fiesta, el mensaje del director general debe ser breve, sin presentaciones y cuyas palabras sean un incentivo para incrementar y ganar nuevos negocios.

*El autor especialista en planeación de eventos corporativos, es Director y Socio Fundador de Creatividad, empresa con más de 24 años de experiencia y prestigio en la industria y que impulsa una cultura de relacionamiento. Entre los corporativos que atiende se encuentran SAP, EMC, Cisco, Santander, Alestra, Natura y AMITI.

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