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5 consejos para un evento corporativo inolvidable

El fundador de Imagic Group explica cómo pueden clientes, proveedores y empleados recibir un mensaje claro en un ambiente de diversión.

18-08-2015, 1:24:24 PM
5 consejos para un evento corporativo inolvidable
Laura Suárez Samper, Directora de Entrepreneur

Hemos perdido la capacidad de asombro. El acceso que hoy tenemos a espectáculos internacionales, la capacidad de ingresar a miles de canales de información y la nuestra de conocer el mundo, eran inimaginables en la época de nuestros abuelos. Nos hemos convertido en seres más escépticos y difíciles de emocionar. Y si estás planenado un evento corporativo, ése es un problema que tienes que enfrentar.

“La gente ya está cansada de acudir a galas o presentaciones que siempre son iguales, y que al final terminan perjudicando a las marcas”, explica Víctor Castañeda, director general y fundador de Imagic Group (www.imagicgroup.com), una agencia creativa especializada en el diseño y organización de eventos corporativos “a medida”.

“Las empresas tienen que trabajar en fórmulas nuevas e innovadoras, que cumplan con su objetivo de comunicación pero que también dejen una marca en la mente y el corazón del clientes, del proveedor o del empleado.”

Fundada hace 15 años por Castañeda y Allan Poumián mientras estudiaban la carrera de comunicación en la Ciudad de México, Imagic Group es un típico caso de emprendedores que apuestan por un modelo de negocios disruptivo para sacudir un mercado. Sus “trajes a medida” para empresas le ha ganado una lista de más de 150 clientes, entre los que figuran Fundación Telmex, Gentera, Roche y Qualitas

Las líneas de negocio de la empresa son cuatro: eventos corporativos, capacitación, entretenimiento y Creative Lab, una usina de ideas que pueden ser ejecutadas por otras agencias de producción o los mismos corporativos. “Nos permitimos escuchar al cliente desde sus necesidades para después trabajar en una propuesta creativa, que no es lo mismo que ver en qué me voy a gastar un presupuesto”, explica Víctor.

A continuación, te presentamos los cinco consejos básicos del fundador de Imagic Group para que  tu próximo evento corporativo sea inolvidable.

1. Escucha a tu audiencia

El primer error de la persona a cargo de la organización de una presentación (ya sea la dirección general, el departamento de mercadotecnia o el de recursos humanos) suele ser olvidarse lo que la gente quiere escuchar o lo que necesitan transmitir.

“Me han tocado clientes que me confiesan que lo único que les importa es quedar bien con el consejo de su empresa, o con el dueño”, explica Víctor.

Entonces, si tienes un evento en puerta, el primer paso es que te hagas dos preguntas: ¿quién es mi verdadera audiencia? (pueden ser tus empleados, tus clientes actuales o potenciales, los medios de comunicación o un proveedor); y¿qué quiero contarles?

2. El medio es el mensaje

A veces, lo que tienes que transmitir a tu audiencia pueden ser malas noticias. Por ejemplo, que habrá un recorte de personal o en las comisiones de ventas. “En estos casos no importa lo que digas, sino cómo lo digas”, asegura Víctor. “Lo peor que puedes hacer es tener al director de finanzas hablando durante una hora de lo mal que están las cosas y luego soltar la novedad.”

Como explica el emprendedor, los eventos corporativos tienen que tener una curva emocional, como si fuera una obra de teatro o un concierto de rock. “Tienes que llevar de la mano a tu audiencia para que tenga momentos de gran emoción, de reflexión y de entusiasmo final. Y hay que transmitir el mensaje en el momento indicado.”

3. Busca herramientas que asombren

Y no se trata de invertir en un escenario de grandes dimensiones, luces de última generación o una presentación del cantante de moda. El asombro tiene que ver con emocionar a tu audiencia, con sorprenderla y movilizarla.

“Por ejemplo, un director de ventas puede ‘desaparecer’ a su competencia con un acto de magia. O podemos entrenar a nuestros empleados con una obra de teatro”, cuenta Víctor. “La gente ya se aburre sólo de ver la primera imagen de una presentación en Power Point”.

Recursos creativos hay muchos, y no siempre el presupuesto más alto obtendrá los mejores resultados. Se trata de apelar a recursos novedosos, enfocándose siempre en tu audiencia y en el mensaje que le quieres transmitir a su mente y a su corazón.

4. No dejes ningún detalle al aire

Un evento es una experiencia integral, en el que cada aspecto deber ser cuidado y controlado en todo momento. Como explica Víctor, hay tres elementos clave: el lugar, las herramientas que tienes para comunicar tu mensaje (el escenario, la pantalla), y el mensaje que quieres transmitir.

“A veces las empresas destinan mucho dinero al lugar o a la comida que se va a servir, pero descuidan la calidad del sonido”, advierte Víctor. “Hay que trabajar en el minuto a minuto del evento desde el inicio, con el mejor equipo, para que todo salga perfecto al momento de la ejecución.“

5. Diviértete

Si estás a cargo de un evento corporativo, será casi imposible que dejes de lado el estrés, y siempre habrá problemas de último momento. Pero si se trata de un presentación con capacidad de asombro y bien planificada, serás el primero en disfrutarlo.

“A nivel corporativo, en México somos bastante formales y yo no estoy diciendo que una empresa cambie su cultura empresarial de un día para otro. Pero es fundamental que los directivos apuesten por herramientas nuevas a la hora de comunicarse”, dice el emprendedor.

“Un evento corporativo tiene que ser entretenido y sorprendente, y tú, como organizador, también tienes que divertirte.”

¿Cómo te gustaría que fuera tu evento corporativo?

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