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OPEX y Huddle Room, las novedades del teletrabajo

La telepresencia está provocando que las oficinas sean cada vez más reducidas, pero impulsa nuevos modelos de trabajo y tecnologías. Así las tendencias.

17-08-2015, 11:51:09 PM
OPEX y Huddle Room, las novedades del teletrabajo
Erick Zúñiga

¿Has notado que las oficinas de las empresas son cada vez más pequeñas? ¿Qué hay menos espacio y menos gente a pesar de que la plantilla no se ha recortado? Pues bien esto no se debe a una tendencia minimalista u otra moda interiorista, se debe a los cambios que las tecnologías están provocando en los esquemas de trabajo para impulsar el desempeño de las organizaciones y sus integrantes.

El actual modelo de productividad pivotará en torno a fenómenos como el acceso remoto, el teletrabajo, el cloud computing (la nube), la telepresencia y el uso de los dispositivos personales en el trabajo (BYOD), que definen el estilo de vida de los nativos digitales.

Según la consultora IDC, el total de población mundial que trabajará en remoto durante 2015, alcanzará la cifra de 1.3 billones y en México el número de empleados remotos ya es de 2.5 millones.

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No obstante, en este nuevo mundo del trabajo y ante los constantes cambios tecnológicos, se necesita más que un teléfono inteligente para conectar a los trabajadores de una manera eficiente y segura.

Exige empoderar a la fuerza de trabajo móvil con equipos y tecnologías de última generación específicamente diseñadas para la máxima colaboración, creatividad y para las necesidades de comunicación entre los trabajadores, clientes, socios comerciales, proveedores, etcétera.

“La más importante de las tendencias en los modelos de trabajos, es la colaboración a distancia. Tanto empleados como empresarios y directivos ya trabajan desde su casa o una oficina remota, hace negocios con gente de otra parte del mundo. Lo interesante es que en el momento en que un equipo de trabajo está disperso en distintos lugares no implica que dejen de tomar decisiones en conjunto”, destaca Jorge Elizondo, gerente de Comunicaciones Visuales para Latinoamérica de RICOH.

3 generaciones trabajando a distancia

En esta tendencia de trabajo inevitablemente hay tomar en cuenta que hay tres generaciones conviviendo en los espacios de trabajo: Baby Boommers (nacidos entre 1946 y 1964), Generación X (nacidos entre 1965 y 1980) y los Millennials (nacidos entre 1981 y 1999), lo que ocasiona que las formas de colaborar en las compañías cambien por completo.

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Por ejemplo, el común del Baby Boommer está acostumbrado a la escritura en papel o pizarrón, la comunicación cara a cara y la formalidad; por lo contrario, los Millennials están completamente inmersos en los diferentes canales tecnológicos y se conforman con la comunicación a través de las redes sociales, buscan la inmediatez del clic, los buscadores de Internet y son más informales en sus reuniones de trabajo.

Sin embargo, estás diferencias no han pasado inadvertidas para las nuevas tecnologías y hoy la tendencia es encontrar esas soluciones que resuelvan las diferentes necesidades de cada perfil generacional y supongan un apoyo, no un obstáculo para la productividad de los equipos multigeneracionales.

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La información se ha convertido en el alma de cualquier negocio, pero, según un estudio de la consultora Forrester, el 89% de los empleados que trabajan a diario con clientes, dice que no puede brindar la experiencia que el cliente espera ya que está demasiado ocupado luchando para encontrar información a través de sistemas obsoletos y procesos pobres de flujos de información.

Por ello, tenerla a la mano y siempre disponible es fundamental. Pero eso se logra a través de la nube, la movilidad y la colaboración, que hoy se unifican con las tendencias tecnológicas de las oficinas inteligentes para impulsar la productividad dentro de las organizaciones.

Pero los retos aún no se cumplen

Si bien las oficinas inteligentes son un concepto que se ha desarrollado desde hace un tiempo, aún permanecen atadas a un espacio físico en particular, por ejemplo, las salas para videoconferencias, esos amplios espacios con varios dispositivos necesarios para la colaboración a distancia.

La tendencia actual es desanclar esta herramienta de un espacio específico y volverla portátil, además de dotarla de una interfaz más amigable para cualquier usuarios (desde un Baby Boommer a un Millennial).

En este sentido, el experto de RICOH señala que hacer portable y fácil de utilizar, este sistema -o “Huddle Room” como lo denomina esta firma japonesa-, eleva su productividad y permite que los diferentes miembros de la organización tengan acceso a la tecnología y la utilicen para incrementar su productividad.

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Rentar, la tendencia

Los modelos de consumo de tecnología también han cambiado, señala Jorge Elizondo. Hoy las personas y las empresas ya no compran tecnología, sino que la rentan, lo que resulta un gasto menor para su capital y les permite, entre otras cosas, mantenerse actualizados aun cuando la innovación se da a la vuelta de la esquina.

“La gente siempre compró tecnología y pocas compañías buscaban rentar en lugar de comprar. A Latinoamérica y México le tomó muchos años entender y aprovechar esto”, menciona el especialista.

Las compañías, principalmente las Pymes, en la región están mudando del modelo CAPEX (invertir capital) al modelo OPEX (gasto operacional), no solo porque reduce los alto riesgos de emplear capital para comprar tecnología, sino también porque les permite evitarse las complejidades que implica justificar una inversión y medir el ROI; así como mantenerse a la par en la innovación de equipos, softwares e infraestructuras de TI.

“Tener un modelo de renta (OPEX, Operational Expenditure) es la tercer tendencia que está haciendo la diferencia en quién está invirtiendo en la tecnología”, puntualiza Jorge Elizondo.

The Huddle Room, ¿qué es y cómo funciona?

Es propuesta de oficina inteligente de RICOH es la integración de distintas tecnologías en un espacio pequeño para 3 a 6 personas y está diseñado para promover la colaboración, comunicación efectiva y creatividad entre los empleados; haciéndola fácil de utilizar y estando siempre disponible eliminando las ubicaciones fijas y las salas de conferencias que requieren citas previas, y lo reemplaza con pequeños sitios de trabajo y dispositivos móviles que ofrecen la posibilidad de reunirse rápidamente mediante sistemas en nube y de videoconferencias.

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Algunos de los beneficios son la integración y el trabajo de equipo sin requerir de sistemas de agendamiento para apartar la sala pues se utiliza cuando se encuentra disponible, en otras partes del mundo es común que una compañía tenga varias salas de este estilo.

Algunas otras ventajas:

· Son menos costosas que las salas de reuniones “tradicionales”

· Más confiables, con menos puntos de falla y menos vulnerabilidades en la seguridad TI

· Es una experiencia de usuario estándar e independiente de la ubicación

· Requiere menos tiempo y esfuerzos en la programación a medida (ni los costos asociados)

· Se instala en horas, no días o semanas

· Ahorro de costos en traslados de los empleados o clientes

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