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5 cosas que te roban el tiempo en la oficina

Los trabajadores mexicanos están entre los que pasan más horas en la oficina y menor productividad tienen, debido a que sufren de estos ‘ladrones de tiempo’.

10-08-2015, 7:20:55 PM
5 cosas que te roban el tiempo en la oficina
Erick Zúñiga

Los mexicanos trabajaron en 2014 alrededor de 2,228 horas, mucho más que los griegos (2,042 horas), los rusos (1,985), los estadounidenses (1,789) e incluso más que la media de la Organización para el Crecimiento y Desarrollo Económicos (OCDE) que fue de 1770 horas; sin embargo, no se encuentran ni siquiera entre los cinco países más productivos, de acuerdo con los últimos datos del organismo.

En lo que a productividad por hora trabajada se refiere, los noruegos logran producir 88 dólares por hora de trabajo; EU también está entre los que más producen con 67.4 dólares; Irlanda, Alemania, Bélgica, Dinamarca, Francia y Holanda se encuentran entre los países más productivos, todos ellos superan los 60 dólares. México no alcanza siquiera la barrera de los 50 billetes verdes por hora trabajada.

¿Cómo puede ser esto posible? Analicemos el día a día de un profesionista promedio: Llega al trabajo generalmente tarde –entre 10 y 30 minutos, según estudios–, y lo primero que hace es prepararse un café, incluso antes de encender su equipo de trabajo o checar sus tareas del día; posteriormente utiliza Internet para actividades que no tienen que ver con su trabajo (revisar redes sociales, buscar información de diversos temas, etcétera); sin olvidar los distintos momentos que se toma a lo largo de su jornada para fumar, hablar por teléfono o atender situaciones personales dentro de su horario laboral.

El resultado: su jornada de ocho horas se reduce a solo 240 minutos efectivos de productividad.

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Ante esto es común que los trabajadores mexicanos sientan que sus jornadas laborales sean insuficientes para atender todas sus labores, no obstante, el verdadero problema no es el tiempo, sino la falta de conocimiento y disciplina para gestionar y administrar su reloj para enfocarse en las actividades realmente importantes.

Si lograras eliminar todo el tiempo que pasas haciendo otras cosas que no tienen relación con tu trabajo, te darás cuenta que tu productividad podría mejorar. Y para conseguirlo lo primero que tienes que hacer es identificar esos distractores que no tepermiten cumplir con tus obligaciones.

Al respecto, el portal de empleo Trabajando.com México menciona algunos de los llamados “ladrones del tiempo” que impactan de forma negativa en el rendimiento y la vida personal de los mexicanos, que de por sí ya pasan gran parte del día en el trabajo y deben dedicarle aún más horas para alcanzar sus resultados, por lo que descuidan sus intereses fuera de la oficina.

A continuación te mostramos los 5 “ladrones del tiempo” que asechan a los mexicanos:

1. Mal uso del Internet

Es el ladrón número uno. Con esta herramienta los empleados pueden acceder a todo tipo de información y usualmente hacen un “mal uso” de ella en horarios laborales. Pueden estar fácilmente media hora buscando una información que no tiene relación con el trabajo o bien ingresar continuamente a las redes sociales.

2. El teléfono

Hace algunos años el teléfono era visto como una herramienta de trabajo, sin embargo, hoy los smartphones, con la gran cantidad de aplicaciones que se pueden instalar, se han transformado en una gran distracción, tanto así que si una empresa, por ejemplo, decide bloquear las páginas de redes sociales o juegos, los empleados utilizan sus dispositivos móviles para burlar esta medida.

“Internet y los teléfonos representan el 80% de los distractores del empleado”, señala Margarita Chico, directora general de Trabajando.com México.

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3. Música

Es cierto que los especialistas incluso recomiendan la musicoterapia como método para tratar padecimientos relacionados con el estrés laboral y mejorar el clima y las relaciones interpersonales. Además, si bien existen algunos tipos de música que aumentan la productividad, otros no resultan tan convenientes en el horario laboral.

Si el trabajo se realiza frente a tu computadora, se recomienda que sea música tranquila, de lo contrario la persona estará más pendientes de la canción que de sus responsabilidades, o bien puede disparar sus emociones desenfocándolo de sus objetivos.

La experta indica que esta situación suele ser generacional, ya que son los jóvenes los que más se distraen con la música, entre un 30 y 35%, que desatienden su entorno o ignorar los llamados del jefe u otros compañeros por aislarse al escuchar música.

4. El cigarro

Según un estudio de la Sociedad de Prevención de Fremap y la empresa farmacéutica Pfizer de España, el 73% de la pérdida de la productividad se debe al cigarro; además, se pierde más de 10% de la capacidad laboral por las salidas de los empleados a fumar y hay quienes destinan el equivalente a media jornada, de acuerdo con un estudio internacional de la Asociación italiana de Directores de Recursos Humanos.

Esto es así ya que los trabajadores interrumpen sus actividades laborales varias veces al día para dedicar más tiempo a este vicio y más aún que se tienen que salir del edificio a espacios abiertos a fumar, debido a las legislaciones que priorizan los espacios libre de humo.

El mediodía, después de la comida y alrededor de las 17:00 horas son los horarios en los que más suelen salir a fumar, porque son los momentos en los que el empleado necesita “relajarse”.

Además, es una distracción que no realizan solos, ya que suelen reunirse con otros fumadores y salir a fumar en grupo, con lo que además de perder al menos 5 minutos en cada “escapada”, reducen la fuerza de trabajo en ese momento, de esta manera, un equipo de seis integrantes de los cuales tres fuman en grupo reduce al 50% la capacidad de trabajo y de respuesta del área.

5. El café

Es considerada y utilizada como una bebida que los activa y pone más alertas de sus responsabilidades, en ocasiones es un motivo de reencuentro o pausa que hace en su jornada laboral, y habitualmente se reúnen con más compañeros para compartir este momento.  Sin embargo, el problema es cuando este break se alarga demasiado y el café termina siendo una reunión de amigos; o bien, cuando el empleado antepone esta bebida a sus responsabilidades.

“Hay trabajadores que llegan a su trabajo y checan su hora de llegada, pero inmediatamente después van a comprar un café o a desayunar, incluso antes de checar sus pendientes del día o encender su computadora”, menciona la directora de Trabajando.com México.

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La experta señala que estas actividades no pueden, ni deben, prohibirse, ya que el empleado también necesita aislarse por momentos del trabajo para relajarse y seguir con sus deberes sin caer en el desgaste físico y mental, sin embargo, reconoce que se trata de profesionistas que deben ser capaces de distinguir el momento para descansar y cuando dar el plus para alcanzar sus metas.

“Cada día se suman más obligaciones que nos exigen dedicar más horas al trabajo, sin embargo, cometemos el error de no planear, ni organizar las tareas ni priorizar las cosas urgentes. Esto finalmente no nos permite realizar todos nuestros asuntos en los plazos exigidos”, apunta.

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Y en este sentido destaca estas acciones para combatir a estos “ladrones del tiempo”:

► No se pueden prohibir, pero sí organizar. El jefe no debe caer en el rol del papá que está detrás de los hijos diciéndoles que puede o no hacer; lo que si puede es delimitar las metas y objetivos y exigir su cumplimiento.

► Dejar en claro el horario. Aquí no se trata solo de hacer respetar el horario de entrada y salida, sino incluso proponer al trabajador que llegue antes si es que va a desayunar, o que realice sus actividades personales en sus tiempos libres.

► Evaluar su desempeño. Cuando se tengan los resultados de la evaluación el supervisor cuenta con los datos que le permitirán mostrarle al subordinado como estos distractores le impiden cumplir sus metas y a la vez afectan al equipo.

► Enseñar a atender lo importante, no solo lo urgente. Dada la cultura de dejar todo al último, los resultados que se alcanzan no son los esperados, además de que incluso algunos trabajadores se llevan pendientes a casa o se quedan horas extra, generando una percepción de que se trabaja más cuando en realidad no es así.

► No dejar tiempos muertos. En ocasiones los distractores se deben a que no hay supervisión o control de las actividades que el empleado debe realizar, es decir, no tiene trabajo asignado y por ello hace otras actividades (como ver series o películas) mientras espera órdenes.

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