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Office Manager, la evolución de las secretarias

El rol de la secretaria está cambiando. Ya no es una ejecutora de instrucciones, ahora acompaña las decisiones directivas y su sueldo puede ser de 40 mil pesos.

05-08-2015, 12:42:32 PM
Office Manager, la evolución de las secretarias
Erick Zúñiga

Dentro de las empresas ha existido una figura que suele estar en segundo plano a pesar de que sus labores son indispensables para los directivos: las secretarias o asistentes ejecutivas, un cargo que está teniendo una fuerte evolución tanto en perfil como en salario.

En otros países, principalmente en Estados Unidos, este puesto asistencial se transforma al de Office Manager, un rol que deja de estar en las sombras de la mera ejecución de instrucciones para asumir un rol mucho más proactivo y de toma de decisiones. Acompañando este crecimiento en el perfil, viene el incremento salarial que incluso puede duplicar sus ingresos, representando una interesante oportunidad laboral y económica para las mujeres. ¿Cuál es la tendencia?

Elizabeth Paullada, gerente ejecutiva de Page Personnel y líder de la división de asistentes de la firma, explica en entrevista con Alto Nivel señala los cambios, los retos y las oportunidades que tiene este puesto.

La especialista de la firma de reclutamiento señala que hay una tendencia de cambio en el rol y si bien en el pasado la secretaria estaba incluso enmarcada en un concepto peyorativo y poco valorizado, ha evolucionado y ahora no basta con tener la carrera técnica secretarial, sino que las empresas –sobre todo las norteamericanas que están o llegan a México– buscan perfiles de egresadas en licenciaturas que les permitan tener una visión de negocios más amplia y dispuestas a ser parte activa dentro de la vida organizacional.

México presentará una mayor demanda de asistentes/office managers con el boom de inversiones en el país.- PagePersonnel

“Hoy la asistente ejecutiva va más allá de sólo obedecer órdenes y los directores buscan una persona que les dé incluso un input adicional, algún comentario o nueva idea, en la que puedan delegar y confiar tareas importantes”, indica Paullada.

El rostro de la empresa

Los nuevos desafíos y oportunidades de esta figura demandan una nueva serie de habilidades y capacidades para hacerles frente:

1.- Entendimiento de negocios

Anteriormente bastaba con prepararse con una carrera técnica secretarial, sin embargo, las office managers pueden egresar de licenciaturas como Administración, Mercadotecnia o incluso Derecho, donde lo más importante es que tengan una visión de negocios, porque tendrán que tomar decisiones y asistir a los altos mandos o alta gerencia.

#ElDato – El sector financiero y energético es el que presenta una mayor demanda de asistentes. (Private equity, banca, real estate, empresas de inversión, start ups).

2.- Comunicación y relaciones públicas

Los directores buscan una persona que de verdad sea su mano derecha y le pueda delegar asuntos de la oficina que le permita concentrarse en el negocio, por ello no es extraño que la office manager sea la responsable de que la oficina funcione adecuadamente.

“También quieren a una persona que se pueda comunicar a todos los niveles, y que sea la cara de la compañía, que la represente, y esto enriquece el rol y perfil”, señala Paullada.

3.- Vocación asistencial

Hace 10 o 20 años se buscaba que tuvieran la preparación secretarial. Hoy esto es adicional a la licenciatura que puedan tener, ya que se trata de una posición donde el 70-80% de la decisión para contratarlas depende de la química que establece con el director, por lo que en este punto las labores asistenciales pueden marcar la diferencia.

4.- Sentido de urgencia

Relacionado con el punto anterior, la cualidad para estar atenta a las emergencias laborales y/o personales del director es uno de los aspectos relevantes en el puesto. También puede atender asuntos personales de su jefe, lo que implica estar más disponible en un esquema 24/7 y despedirse del tradicional lunes a viernes de 8 a 5. Sin embargo, esto no implica que trabaje normalmente los fines de semana, pero sí estar atenta para resolver cualquier urgencia.

#ElDato – Los sueldos han evolucionado de 20 a 25 mil pesos mensuales y ahora puede llegar hasta los 35 mil pesos mensuales.

5.- Alta capacidad analítica

Depende mucho de la compañía y a quién va a reportar, pero en general habilidades como la toma de decisiones, el análisis numérico y/o financiero, entre otras, les permite aceptar retos como que se le delegue la administración del presupuesto de toda la oficina, la negociación con proveedores y la parte de compras, así como asumir un rol de liderazgo ante el resto del personal.

6.- Ser multitasking

Sin duda una cualidad necesaria para la asistente ejecutiva es la capacidad de hacer frente a diversas tareas, como atender asuntos personales del director, realizar análisis financieros y hacerse cargo de la parte de facilities o del pull de recepcionistas, entre otras funciones.

¿Y los beneficios?

Cinco años es un periodo razonable para desarrollar las habilidades necesarias para crecer a Office Manager.- PagePersonnel

No todo es más y más trabajo. Ante la creciente demanda de habilidades y talentos, así como de la carga laboral que implica el puesto, las necesidades de una asistente ejecutiva también han cambiado, por ejemplo, los sueldos. Si bien en 2010, cuando PageGroup inició en el país la operación de su división de asistentes, el salario rondaba los 18 y 22 mil pesos, en 2015 éste se eleva hasta los 35 o 40 mil pesos mensuales.

Además, la rotación de las asistentes se encuentra entre las más bajas sobre otras áreas, como Finanzas, Marketing, Ingeniería y Compras.

El sector bancario es el que más paga a este tipo de perfiles.- PagePersonel

También son de las posiciones que se están modernizando y flexibilizando más en los esquemas laborales como el home office o el trabajo a distancia, lo que no las ata a un escritorio como tradicionalmente se piensa.

A diferencia de posiciones otras áreas, aquí la edad no es un factor determinante en su contratación, pues encuentran oportunidades tanto recién egresadas de las universidades hasta personas seniors (con 25 o 30 años de experiencia).

Otros beneficios

► Conocimiento de los temas de negocio de las empresas en las que laboran.

► Oportunidad laboral que está presente en cualquier momento.

► Adquirir una visión global de la empresa al trabajar con el director general y otros directivos en la operación diaria del negocio.

► Networking al trabajar con los directivos de la empresa y familiares de los mismos.

Hasta la fecha (junio 2015), PageGroup ya ha colocado el 90% del número de asistentes posicionadas en compañías en 2014.

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