2 usos de Manual Thinking para ser más productivos
Esta herramienta busca generar mayor eficiencia y participación en las juntas de trabajo, además de comprometer a los empleados a objetivos específicos
¿Hoy es día de junta en tu oficina y pones cara de aburrimiento? Las reuniones son indispensables en el ambiente laboral para definir objetivos y realizar evaluaciones, sin embargo, el cuestionamiento viene muchas veces por el método con el que se llevan a cabo. En la mayoría de las ocasiones solo hay un interlocutor que tiene la voz, y el resto escucha para posteriormente tener pequeñas intervenciones.
Pero qué pasa si en vez de hablar, todas las ideas de una junta se escriben o se dibujan en etiquetas, o si en vez de notas sueltas diriges todos los esfuerzos a la creación de un documento en común.
Seguramente conoces el método de Design Thinking, una metodología a la que muchos se refieren como la bomba de innovación pero que pocos saben implementar.
Luki Huber y Gerrit Jan Veldman desarrollaron ahora, el Manual Thinking, con una serie de propuestas para resolver varios procesos empresariales a través ejercicios en conjunto que utilizan mapas y etiquetas.
“Las etiquetas invitan a los usuarios a anotar y dibujar sus ideas y opiniones de forma sintetizada, mientras la superficie del mapa es un soporte amplio donde se pueden ordenar las etiquetas rellenadas para construir conjuntamente un documento que represente un resumen visual del pensamiento colectivo de los usuarios”, describen los autores en su libro, editado por Urano y puesto a la venta en México desde junio pasado.
Los autores señalan que la herramienta puede utilizarse tanto en el ámbito personal, como profesional, y sugiere distintas propuestas de mapas para cumplir los objetivos que el usuario desee.
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¿Cómo aplicarlo en el ámbito profesional?
A.- Organizar reuniones
De acuerdo a los autores, usar este método te ayudará a limitar la duración de las juntas, aumentar su rendimiento, hacerlas más pacíficas, y ayudar a que tu equipo se comprometa con los objetivos.
La idea es pasar de la típica junta donde se habla todo elt iempo, para que los participantes sinteticen ideas en etiquetas para organizarlas y ubicarlas en un mapa.
Para aprovechar el Manual Thinking en este escenario recomienda seguir los siguientes pasos:
1.- Prepara un mapa con los temas
2.- Reparte etiquetas a todos
3.- Anota los comentarios
4.- Ordena y agrupa las etiquetas
5.- Repite el procedimiento en cada punto
6.- Define los siguientes pasos
7.- Tómale una foto al mapa y compártelo.
Luki Huber y Gerrit Jan Veldman señalan que organizar una reunión a través de un mapa permite agilizar tiempos, pues ya estará hecha el acta al terminar la reunión, y además permite que cada miembro del equipo se comprometa a una tarea específica.
Los autores sugieren no abordar demasiados puntos en la reunión y que un miembro del equipo vigile que el trabajo colectivo no se convierta en un eterno debate en los puntos que causen discrepancia.
B.- Organizar tareas y tiempos
El método es una herramienta que puede servir para desglosar tareas en conjunto y ordenarlas rápidamente, a la vista de todos. Para la organización de tareas, los autores sugieren tres tipos de mapas:
1.- Desglosar tareas por tiempos: En este caso, indica el mapa con un título en el centro, por ejemplo: Tareas Alto Nivel. Después coloca alrededor del centro las etiquetas que indiquen entre cinco y seis categorías de tiempo. Finalmente desglosa las tareas por su preferencia o duración, apúntalas en etiquetas medianas y agrúpalas alrededor de la etiqueta que corresponda a la categoría de tiempo.
2.- Tareas por timeline: En este caso, los autores sugieren trazar una o más líneas horizontales en el mapa. Después indicar la escala de tiempo (días, semanas, meses o años) e indicarla en etiquetas ubicadas sobre la línea horizontal (Ejemplo: Semana 1, semana 2…; mes 1, mes 2, etc). El paso siguiente es apuntar los proyectos y fechas límite en las etiquetas y colocarlas sobre la línea en el lugar de tiempo que corresponda. Por último, en donde lo consideren necesario, hay que desglosar los proyectos en tareas concretas, colocándolas arriba y debajo de la línea.
3.- Tareas por matriz: Este método es similar un plano cartesiano. La idea es trazar dos líneas en forma de cruz en el centro del mapa; la línea horizontal debe tener en el extremo izquierdo la leyenda “- urgente”, mientras en el extremo derecho esté “+ urgente”; en la parte superior de la línea vertical debe estar “+ importante” y en la parte inferior “- importante”.
Después hay que apuntar las tareas en etiquetas medianas, colocarlas sobre el mapa en el cuadrante donde se considere necesario, y finalmente ejecutar las tareas según la guía establecida en el mapa.
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Javier Rodríguez Labastida Periodista, director digital de Alto Nivel, profesor universitario, amante de la música, deportista, maratonista, spartan y aprendiz de baile.