3 pasos para evolucionar a una oficina inteligente

Hace algunos años, en una oficina común había un encargado
del área de tecnología que era asignado a comprar multifuncionales, las líneas
de teléfono, los equipos celulares y el cableado, entre otras cosas. Eso era
pensar en tecnología. Hoy, pensar en tecnología es pensar en hacer negocio.

“El
nuevo director de tecnologías de la información se ve obligado no solo por una
visión estratégica a tener una mayor visión de negocio que de tecnología. Su
trabajo está orientado a utilizar la tecnología para hacer eficiente el
desempeño de la empresa. Ya no se trata de aparatos, sino de qué tanto le hice
ahorrar a la empresa con la selección tecnológica que usé”, dice Bárbara
Gálvez, gerente del nuevo centro de innovación de Ricoh en México.

Según un estudio que esta compañía encargó a la consultora
Forrester, el 89% de los empleados que trabajan a diario con clientes dice que
no pueden brindar una mejor experiencia, pues están demasiado ocupados en
buscar información a través de sistemas obsoletos y procesos pobres de flujos
de información.

El mismo reporte señala que uno de cada cuatro directivos encuestados
(23%) afirma que los servicios de soporte de documentos
constituían una limitación importante y más de uno de cada cuatro gerentes encuestados
(26%) también cita  el reducido acceso a la información como una
barrera.

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3 pasos para llegar a la oficina inteligente

Cada cabeza es un mundo, y cada oficina también, por lo que es
erróneo pensar en que existe un método único para que una oficina evolucione a
un modo “inteligente”.

Bárbara Gálvez asegura que, de acuerdo a la naturaleza de la
empresa y la región en que se encuentra, existen tres etapas para fortalecer
tecnológicamente a una oficina:

1.- Conocer lo que es deseable. Hacer investigación de diversas
fuentes, a través de encuestas con el cliente final, con los distribuidores, y
el servicio técnico para conocer cuáles son los requerimientos de las diversas
áreas para hacer más eficiente a la compañía.

2.- ¿Es técnicamente posible? El área comercial te pide una
alfombra voladora que se convierta en multifuncional y que le dé un capuchino.
Al ser una petición unánime, ¿la compras? Primero debes tomar en cuenta si
existe un proveedor que pueda hacerlo.

3.- ¿Es viable? La tecnología te dice que sí se puede hacer lo que te pidieron las áreas. El tercer paso es hacer una serie de preguntas antes
de invertir: ¿Qué tanto estoy dispuesto a pagar por él?, ¿qué valor
representa?, ¿cómo impacta mi negocio? Esta etapa, según Gálvez, sirve para identificar
si mi nuevo producto le hace más fácil la vida al cliente, y si eso es rentable
para la empresa.

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Tecnología no es igual a salvación

Innovar en tus procesos de trabajo no significa que tu
compañía se hará más rentable, es la advertencia que hace la directiva de
Ricoh en México.

“La tecnología no es la salvación de una empresa, como
tampoco lo es la electricidad. Tiene que haber electricidad y tecnología, pero
la tecnología es la herramienta que me permite ser más productivo”, dice.

Por esta razón radica la importancia de que el director de
TI tenga un rol estratégico dentro del plan de negocio, más que un rol
tecnológico. Este director debe planear, en conjunto con un consultor, el
método ideal para que la empresa tenga una oficina inteligente.

Bárbara Gálvez asegura que, de esta planeación, se debe
calcular la inversión que necesita la empresa en tecnología, si es que necesita
cambiar todo su equipo, o solo actualizarlo.

“Es paradójico. Lo que se gasta en tecnología puede ser una
inversión alta, sin embargo, la forma de presentarlo ante los directivos es por
el ahorro que se hace con la inversión”, dice.

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Javier Rodríguez Labastida Periodista, director digital de Alto Nivel, profesor universitario, amante de la música, deportista, maratonista, spartan y aprendiz de baile.