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¿Desordenado tu escritorio, improductivo en tu trabajo?

Algunos dicen que entre más desordenado, más creativo, pero, ¿qué hay de tu productividad? Sigue la guía para ganar en efectividad del espacio y la mente.

18-05-2015, 2:56:39 PM
¿Desordenado tu escritorio, improductivo en tu trabajo?
Tatiana Gutiérrez

¿Sabías
que el estrés, la mala orientación, la falta de tiempo y tu baja productividad
pueden estar relacionados con el cómo organizas tu lugar de trabajo? No es
broma, tu entorno es un
claro reflejo de tu persona y si tu lugar de trabajo está hecho un
desorden, puede ser que tus pensamientos y rutinas estén igual. 

Te recomendamos leer “Equilibra tu escritorio con Feng
Shui”.
 

Pero,
¿realmente afecta nuestro entorno a la productividad? La respuesta es sí. Un
estudio realizado por Home Office indica que el 93% de los directivos y dueños
de empresa aseguran que una oficina organizada impacta de manera positiva la
productividad de los trabajadores; el mismo estudio revela que el desorden está
presente en las oficinas de trabajo, pues el 75% de los encuestados aseguró que
debería organizar su lugar de trabajo con más frecuencia. 

Ahora, todo depende del cristal con que se mire. Un estudio
de la Universidad de
Minnesota, demostró que el desorden en el espacio de trabajo no es negativo,
sino ayuda al desarrollo de la creatividad; incentivando la innovación, la
búsqueda de nuevas resoluciones y los caminos poco convencionales. 

Independientemente
del reflejo de nuestra personalidad o estado de ánimo, la productividad puede
verse mermada por el desorden de nuestro entorno debido a un factor
fundamental: funcionalidad.

Cuando las cosas no están a la mano, a tu alcance o
no las encuentras, el tiempo se desaprovecha, causa molestia y llega a desatar el estrés. 

“En el
libro ‘Los Minimalistas’ hay una definición de organización que es muy
importante: Crear una vida de valor involucra reducir las posesiones materiales
para que las personas se puedan concentrar en lo que es mas importante en su
vida: la salud, las relaciones, la creatividad, el crecimiento, el contribuir
con otros, etc. Hablar de organización involucra aprovechar tu tiempo e
invertirlo
en lo que realmente necesita tu concentración y esfuerzo, se trata
de facilitar tu vida y tu rutina”, comenta Claudia Torre (@organizARTE_Mx),
Clear&Simple Certified Professional Organizer

Con el
fin de desbloquear tu productividad, la experta en temas de organización
compartió con nosotros algunos puntos que debes tomar en cuenta para
transformar tu lugar de trabajo. ¡Pon atención!

1. Depura… 

Esto llevará tiempo, sin embargo, debes verlo como una inversión a largo plazo. Hoy le dedicarás tres horas de tu vida, pero te ahorrarás muchas
más, ¡garantizado! 

Es
momento de separar aquellas cosas que sirven de aquellas que le pueden servir a
otra persona y de las que, sencillamente, van a la basura. 

Paso 1.
Saca todo lo del escritorio
, asegúrate de separar los papeles de los objetos, herramientas e
insumos. 

Paso 2.
Coloca iguales con iguales.
No necesitas 50 plumas, 10 lapiceros y tres
engrapadoras. Debes depurar, así que escoge lo que realmente sea necesario y lo
demás colócalo en un cajón de insumos.

No guardes porque está bonito, sino porque sirva.

Paso 3. Archiva el papeleo. Clasifica cada uno de tus
papeles en la oficina. El consejo de la experta es separar por nombre: clientes, proveedores,
proyectos, empresa. Y también aquellos que necesitas archivar, los de seguimiento y los que van a la basura,

Paso3. Si
no sirve, dónalo o tíralo.
No necesitas tener todo como insumo, si no es importante, está dañado o
es inservible lo mejor es que lo tires. Pero si tienes muchas cosas que se
pueden acumular y que roban espacio en tu oficina, puedes optar por donarlos o
regalarlos. 

También
puedes leer “7 trucos para levantarse
temprano y terminar la agenda”.
 

2. Recepción de papeleo

“Es algo
muy importante en las oficinas, la recepción de papeles es uno de los
principales factores que ocasiona el desorden y que involucra una inversión
de mayor de tiempo”, comenta la experta. Ante ello, el tip principal es crear un
sistema de organización. ¡Toma nota!

Imagina que hablamos de tu correo electrónico:

• Bandeja
de entrada.
Puede ser
una canastilla, una cajonera o un lugar en específico, pero debes tener un
lugar de recepción. Asegúrate que tu asistente o secretaria sepa que todos los
documentos, correspondencia y demás vayan ahí. 


Clasificación de documentos.
Aquí es importante que lo coloques en agenda,
asegúrate de tener un tiempo específico para ello. Torre recomienda hacerlo al
final de tu día o al inicio, esto te ayudará a determinar los pendientes que
sean urgentes, importantes y aquellos que puedas postergar.

Es hora de
clasificar tus documentos en:

– Archivos para leer después (aquellos que crees
importantes pero que pueden esperar).
– Archivos para archivar (aquellos que se
necesitan guardar); y
– Archivos con tareas y pendientes (aquellos que necesitas
invertirles tiempo en el futuro inmediato). 

3. Clasifica tus proyectos

“La
mayoría del tiempo son un dolor de cabeza para los directivos. Ellos manejan
muchos proyectos, unos están por hacerse, otros están inconclusos y otros se
están haciendo pero a un paso lento. Todo ejecutivo debe tener su lugar
específico para ellos”, comenta la especialista en temas de organización. 

Compra un
archivero
específico para tus proyectos, así sabrás clasificarlos por nombre y
por prioridad, esto te ayudará a organizarte lo mejor posible, así evitarás
tenerlos en desorden y en cualquier lugar de tu oficina. 

Otros tips que debes tomar en cuenta

Tip 1. Dedica una zona específica para todo

Evita
contratiempos en tu oficina y asigna un lugar específico para tus cosas, cuida
que la iluminación del espacio no se afecte con los muebles y que la colocación
de tu escritorio sea estratégicamente visual. 

Tip 2. Evita el caos

La taza
de café, la comida, los snacks, el agua, los papeles por tirar; asegúrate que
todo esté limpio dos veces al día
y evita que se acumulen restos inservibles.

Te recomendamos separar y limpiar cinco minutos, dos veces al día, con eso es suficiente. 

Tip 3. Etiqueta y clasifica todo

Es muy
importante que todo tenga un lugar en dónde ir. Puedes encontrar muebles
especiales para archivos, esto te ayudará a clasificar todo lo que tengas y no
te olvides de las etiquetas, esto te ahorrará muchos minutos de búsqueda. 

Si lo que
necesitas es ser más productivo, te recomendamos leer “¿No has dormido bien? Tu
productividad está en riesgo”.
 

Tip 4. Purga tus papeles de manera periódica

Siempre
va a existir la acumulación de papeles en una oficina, sin embargo, muchos
pierden su valor tiempo después de que los archivas, así que debes deshacerte
de ellos.

Coloca en tu agenda dos fechas al año en la que dediques un par de
horas para deshacerte de aquello que ya no te sirve, así liberas espacio
y pendientes. 

Tip 5. Si no lo necesitas, no lo compres

Muchos de
los papeles y objetos que se van acumulando en una oficina son por cormpras
recientes. Evita el impulso de tener algo nuevo en tu lugar de trabajo. Antes
de comprar pregúntate: ¿Realmente lo necesito? y ¿Cuántos objetos de estos
tengo en la oficina? 

Tip 6. Si no puedes solo, acude con un especialista

No todos
nacemos para ser ordenados, si bien es algo que se puede aprender, también es
algo que puede costar trabajo al principio. Cuando esto sucede la mejor opción
es acudir con una experta o experto en organización que pueda ayudarte a
seleccionar lo importante y a coloca cada cosa en su lugar. ¡Es una gran
opción!

Y tú,
¿cómo acomodas tu escritorio? ¿Tienes algunos tips o consejos que puedas
brindar a los lectores?

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