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5 soluciones para que dejes de perder el tiempo

¿Llegó la hora de la comida o de la salida y no has hecho nada? Te damos estos consejos para que tu jornada sea más productiva.

20-04-2016, 2:21:09 PM
5 soluciones para que dejes de perder el tiempo
Larry Alton/Entrepreneur

No importa si eres un joven en un trabajo temporal tratando de aliviar el aburrimiento navegando por internet o un CEO con experiencia que no puede centrarse en lo que necesita, la pérdida de tiempo es dolorosamente común en los lugares de trabajo.

Los desperdicios de tiempo cada 30 minutos, equivalen a perder más de la mitad del día, de acuerdo con datos recientes en Estados Unidos.

Si eres como la mayoría de los empleados y en este momento estás pensando que no pierdes el tiempo, esto se debe a que no pierdes el tiempo deliberadamente. Por desgracia, la mayoría de las formas de perder el tiempo están disimuladas. 

Incluso podrías perder horas sin siquiera darte cuenta. ¿Cuál es la solución? El aumento de tu conciencia de ti mismo, rastrea las raíces del tiempo que pierdes y haz la corrección de estas conductas. 

A continuación, te enlistamos estos actos que hacen que pierdas tiempo y cómo corregirlos. 

1. Cambia tus rituales

Todos tenemos rituales en la oficina: pequeñas rutinas que hacemos todos los días, algunas de las cuales son productivas, pero, la mayoría no lo son. Es posible que circules por el enfriador de agua, hagas una pequeña charla durante los primeros 15 minutos del día, o empieces a leer las noticias durante 20 minutos.

Aunque no siempre es una pérdida de tiempo, el peligro aquí viene en no ser consciente de tu tiempo pasado. Los seres humanos tendemos a olvidar repeticiones individuales de las rutinas a largo plazo (la forma en que a menudo se olvide de conducir a casa del trabajo), lo que significa que estás gastando el tiempo haciendo rituales sin darte cuenta de lo que está haciendo. Tomar descansos y leer las noticias no son necesariamente cosas malas, pero puede poner un freno a la productividad total.

2. Elimina tus distractores

Las distracciones son una causa importante de la pérdida de tiempo, y esto está bien documentado. La mayoría de la gente atrae las distracciones obvias y superficiales que capturan su ojo en medio de un proyecto. Por ejemplo, tal vez decidas revisar Facebook o ir de compras en línea en lugar de enfrentar un problema difícil o avanzar en tus tareas.

Estos distractores son fáciles de identificar, pero difíciles de superar. Por lo general, desconectarte de Internet y programar tiempo para estas actividades suelen resultar como estrategias. Sin embargo, también es probable que sufras de distractores que no reconoces como distracciones, como contestar correos electrónicos o dejarte arrastrar por una conversación en la oficina. Lucha por tener mayor conciencia de lo que haces.

3. Mejora tu comunicación

La comunicación es necesaria y, en un mundo ideal, eficiente. Los comunicadores más eficientes pueden usar cosas como mensajes de correo electrónico, reuniones y llamadas telefónicas para mejorar realmente su productividad colectiva. Sin embargo, para la mayoría de nosotros, estos medios suelen convertirse en una pérdida de tiempo.

¿Cuántas veces has recibido un correo electrónico de largo aliento que pasó varios párrafos explicando una idea muy simple? ¿A cuántas reuniones has asistido que no era necesario que se realizaran en el primer lugar? Si te enfocas en una comunicación más eficiente, te encontrarás con más tiempo que puedes ocupar de manera productiva.

4. No tengas miedo al cambio

Las personas tienen diferentes razones para no adaptarse. A algunos les gusta su nicho y el ritmo y no se sienten cómodos con cambiar nada.

Otros son perfeccionistas que no les gusta cambiar sus puntos de vista o no mueven su enfoque cuando las circunstancias son diferentes. En cualquier caso, están perdiendo el tiempo si se niegan a un proceso de adaptación de su estilo de trabajo o se centran en argumentar que los cambios tendrán un costo muy alto. 

Por ejemplo, si un cliente te presenta una propuesta y después aumenta la información sobre sus necesidades, es mejor parar y reajustar conforme a lo que está en la nueva propuesta, a entregar un servicio sin cambios que después tendrá que ser modificado.

5. Prioriza correctamente

Digamos que has logrado identificar y superar todos los puntos sobre la administración del tiempo que hemos mencionado. Estás trabajando al 100 por ciento en tareas que necesitan de ti, sin contar las pausas, que son realmente importantes para ser productivo.

¿Seguro que no estás perdiendo el tiempo en hacer el trabajo equivocado? ¿Te estás concentrando en las tareas sin importar qué tipo de tarea es, sólo para darte cuenta al final del día que todavía no atiendes los proyectos más importantes? Si es así, tienes un problema de prioridades. Afortunadamente, esto puede resolverse mediante una categorización de manera más activa y trabajando a través de tareas.

Debes optimizar tu tiempo y aceptar que desperdiciar las horas te quita la misma cantidad de tiempo que si te enfocaras a hacer algo productivo. Una vez que reconozcas las áreas clave de tu horario de trabajo que requieren mejoras, debes eliminar o mejorar los espacios desperdiciados. Esto no quiere decir que finalmente vas a ser perfecto en la gestión, pero estarán un poco más cerca de tu ideal.

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