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5 pasos para administrar mejor tu tiempo en la oficina

¿Cómo aprovecharías el día si en vez de 24 horas, tuviera 28? Posiblemente la respuesta sería: “de una manera más efectiva”; sin embargo, lo más seguro es que no tendrías resultados diferentes.

30-06-2016, 2:57:12 PM
Mariana Hernández

¿Cuántas veces has escuchado decir que no se tiene tiempo para el cumplimiento de ciertos objetivos? Ejemplos típicos: ir al gimnasio, visitar parientes, aprender un idioma… Siempre he creído que cuando se dice esto, es porque en el fondo no existe un interés real por llevar a cabo alguna de esas opciones  o no se ha encontrado la fórmula adecuada para auto gestionarse efectivamente.

Analicemos algunos puntos que te permitirán revisar si tu administración del tiempo es la apropiada.

1. Priorizar

En primer lugar, es muy importante aclarar la premisa de “administrar el tiempo”; lo que necesitamos administrar es a nosotros mismos.  Stephen Covey menciona la importancia de  tener claridad sobre las prioridades en nuestra  vida.   ¿Sabes qué es lo más importante para ti? Al tener clara la respuesta, tomar decisiones se facilita más.  Si una de tus prioridades es la salud, resulta claro que no te permitirás faltar al gimnasio ni pospondrás  la cita con el doctor que te interesa consultar.

2. Enfoca tu atención y energía

¿Eres una persona enfocada? Muchos estudios hablan sobre la importancia de ser multi-habilidosos.  Generalmente  se ha sobrevalorado esta característica como eminentemente femenina.  Sin embargo, esta capacidad de realizar varias  tareas, algunas veces se refiere sólo a acciones operativas, ya que cuando tenemos que trabajar en actividades que requieren mayor nivel de profundidad, necesitamos de la concentración y el esfuerzo para lograrlo.

Analiza: ¿alguna vez has podido resolver una operación matemática y al mismo tiempo responder un correo complicado? Es importante saber  enfocar la energía y atención a las actividades de alta importancia. Esto me lleva al siguiente punto…

3. Evita los ladrones de tiempo

¿Cuántos ladrones de tiempo tenemos? ¿Sabemos controlarlos?  Intentemos poner una alarma cada 30 minutos y llevar un registro puntual de las acciones que realizamos en un día de trabajo. Este ejercicio  puede ayudarnos a concientizarnos   de cuántos minutos destinamos a redes sociales, pláticas superfluas, visitas inesperadas, etc.   Nos sorprenderemos de cuántos distractores  reducen nuestro tiempo productivo y podremos planificar  cómo aprovechar ese tiempo si tenemos en cuenta  el siguiente punto…

4. Delega  

No caigas en la tentación de creer que sólo tú podrás hacer las tareas de manera correcta. Probablemente, te saturarás de actividades y lo más grave es que no estarás desarrollando a tu equipo.

5. Planeación

Y por último, pero no menos importante: ¿Cómo calificas tu calidad y capacidad de planeación? ¿Cuántos días resuelves situaciones que no son realmente relevantes y que te absorbieron el día completo? Si te encuentras en un nivel deficiente de planeación y te pasas los días corriendo, es probable que necesites desarrollar esta habilidad. Está comprobado que dedicar una hora a la planeación, ahorra de 3 a 4 horas de ejecución y produce mejores resultados, aun cuando existan imprevistos y situaciones  que como todo ejecutivo no hayas podido prever. 

Recuerda que actualmente la administración de prioridades es uno de los recursos críticos que todo ejecutivo debe desarrollar, ya que refleja la forma en la que organizas tu tiempo. 

La autora es Directora General Icon Lead, tiene más de 18 años coordinando y ejecutando planes de formación y capacitación para ejecutivos en temas de liderazgo, coaching e imagen ejecutiva.

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