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¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual toma lo mejor de la tecnología y la comunicación en red para permitir a las empresas un cambio valiéndose del teletrabajo.

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Tecnología
Alto Nivel 08-07-2010

Altonivel

La capacidad de vincular a los trabajadores electrónicamente que tiene la oficina virtual ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina en las empresas, afirma el consultor en Administración de Operaciones, Mauricio Lefcovich.

Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, puede efectuarse en cualquier lugar en el que el trabajador se encuentre, siempre y cuando pueda estar en red y comunicación con su trabajo. El término de oficina virtual sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse en cualquier lugar de forma no presencial en tanto el sitio de trabajo esté en comunicación con uno o más de los sitios fijos de la empresa por medio de algún tipo de red electrónica. Esta modalidad de trabajo se le conoce como teletrabajo.

Las primeras actividades de oficina virtual en las empresas tuvieron lugar durante la década de los setenta acompañando la aparición de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que los trabajadores pudieran encargarse de sus responsabilidades desde sus hogares.

Ello acaparó rápidamente la atención de programadores, arquitectos, ingenieros, abogados, analistas económico-financieros, entre otras áreas de trabajo.

Entre las ventajas de la oficina virtual que observa Mauricio Lefcovich tenemos:

 

Menor costo de instalación. Las empresas no tienen que contar con una oficina con tanto espacio, ya que algunos trabajadores están en otro lugar que no es la oficina principal. Esto permite reducir el costo de renta y expansión de una oficina común.

Menor costo de equipo. Las empresas en lugar de proporcionar equipo de oficina a cada trabajador, pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos a quienes están realizando su trabajo a distancia.

Red formal de comunicación. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recibir instrucciones, las empresas están concediendo mayor atención a contar con una red de comunicación, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación entre los trabajadores.

Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impide a los trabajadores desplazarse al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades de trabajo, tanto por parte del individuo como de la empresa.

Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar trabajadores que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeños. Pero también trabajadores de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la empresa.

Pero la oficina virtual también tiene algunas desventajas que deben ser contempladas, entre las cuales están:

 

Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto de los trabajadores de la empresa, pierden la sensación de ser parte de un trabajo.

Temor a la pérdida del trabajo.

Decaimiento en el ánimo.

Tensión familiar.

Todas estas desventajas de la oficina virtual tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos, razón por la cual las empresas deberán prestarle especial atención tanto a la etapa de selección de los aspirantes a un trabajo como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales), como a las actividades de apoyo, retroalimentación, motivación y comunicación.

En un entorno cada día más competitivo, la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en el costo que dicho crecimiento generalmente implica. La oficina virtual brinda sus beneficios no sólo a empresas del rubro de servicios, sino también a empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina.

La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir el costo operacional.

¿Qué opinas del teletrabajo? ¿En tu trabajo te ofrecen la posibilidad de trabajar a distancia?

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