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4 consideraciones para aplicar el trabajo a distancia

¿Quieres tener empleados móviles? Puedes ahorrar dinero en oficinas, sí, pero hay puntos que según el estudio “Evolving Workforce” de Dell, debes considerar.

09-02-2015, 5:47:26 AM
4 consideraciones para aplicar el trabajo a distancia
Tatiana Gutiérrez

¿Lo
has pensado y aún no sabes si es la mejor opción para tu empresa? La
implementación del trabajo a distancia es una práctica extendida en el mundo que ha comenzado a ganar terreno en México, un país donde tradicionalmente el presentismo es fundamental en las políticas de Recursos Humanos de las organizaciones. ¿Conviene?

De acuerdo con un estudio realizado por la
empresa Citrix Systems, estima que para 2020, el 29% de los empleados trabajarán de manera remota –en sus hogares, en el café y hasta en la playa, donde sea-; también sostiene que cerca del 24% de las empresas han adoptado
algún tipo de trabajo móvil. Pero, ¿este modelo realmente funcionaría para tu
empresa? 

Por años
se ha demostrado que los beneficios puedes ser varios y mutuos entre el
trabajador y la empresa: un informe realizado por Regus y Unwired, en 2011,
indicó que una empresa puede llegar a reducir entre 7 mil y 19 mil dólares por
lugar de trabajo
en caso de optar por algún tipo de trabajo remoto. Así,
directivos de grandes corporativos podrían clasificar al trabajo móvil, más que
en una tendencia, podría ser el futuro de la dinámica laboral. 

Para
reafirmar esto, el estudio VWork; Measuring the Benefits of
Agility at Work
, indicó que más del 60% de los directivos
encuestados aseguran que las empresas no tendrán la necesidad de contar con un
espacio físico; convirtiendo a la oficina de trabajo en un lugar ocasional para
laborar. 

Para conocer el escenario en México y en el mundo,  Dell realizó el estudio “Evolving Workforce”, que reveló que los
trabajadores siguen viendo a la oficina como el mejor lugar para hacer su
trabajo, pues pasan más del 75% de su tiempo en estos establecimientos. 

• El segundo lugar más utilizado para hacer su trabajo es la casa, 75% lo
asegura. 

• Por su
parte, 7 de cada 10 empleados afirma que hacen al menos el 75% de su trabajo
desde casa, y estos consideran ser más productivos lejos de la oficina. 

• Los
encuestados aseguraron que trabajar desde casa les brindan beneficios como:
dormir más, conducir menos, se sienten menos propensos al estrés laboral y
pueden dedicar más tiempo con la familia. 

Trabajos móviles, un beneficio mutuo entre el
trabajador y la empresa

Cientos
de empresas ya se han beneficiado a través de estos formatos móviles, casos
como el de Unilever salen a relucir, pues de acuerdo con la empresa –que tiene a más del 73% de sus empleados en algún tipo de trabajo móvil-, asegura
que la calidad de vida de sus trabajadores y la productividad se han visto beneficiados
hasta en un 65%.

Pero hay otros factores: la productividad, la felicidad de los colaboradores, la mejoría en
la calidad de vida y la falta de rentar espacios físicos se traducen en dinero. La empresa Sun Microsystems, quien fue adquirida por Oracle Corporation en
2010, logró reducir los costos en 63 millones de dólares eliminando seis mil
puestos físicos de trabajo.

Sin
embargo, para que se logre un beneficio trabajador-empresa, debe de existir una
coordinación entre ambas partes y una tecnología sólida que les permita
realizar bien su trabajo,

“Es muy sencillo, si quieres mandar a tus empleados a
trabajar a casa, debes mandarlos con las herramientas necesarias para hacerlo,
desde las cuestiones tecnológicas, hasta estar seguro de que tienen un acondicionamiento del espacio en
el hogar”, comenta a AltoNivel.com.mx, Helga Knoderer, gerente de comunicación Corporativa
de México y Latinoamérica de Dell.
 

La tecnología un punto primordial para el trabajo
móvil en las empresas

De
acuerdo con el estudio de Dell, la tecnología permite atraer,
retener y motivar el talento, pues de acuerdo con el 75% de la fuerza laboral
encuestada, es importante contar con alta tecnología –tan sólo en México se
consumen más de 4 millones de laptops al año- utilizando todo tipo de
dispositivos móviles como: laptops, smartphones o tablets para el trabajo
remoto, comentó Juan Francisco Aguilar, director de
Dell México
.

¿Y qué usan los mexicanos para trabajar a distancia? El 60% de los trabajadores utiliza más de un dispositivo para
realizar sus tareas laborales. “Nosotros estamos obligados a preparar bien el
lugar de trabajo de nuestros colaboradores, por ello antes de mandarlos a trabajar remotamente nos encargamos de instalar un
escritorio y una silla ergonómica, así como todas las facilidades tecnológicas
para que hagan bien su trabajo”, comenta el CEO. 

Al
respecto, Helga Knoderer aseguró que
la capacitación es un punto fundamental para que la tecnología y el trabajado
funcionen, “antes de irse a trabajar a su casa, los trabajadores reciben
capacitación en el uso de App’s, así como un pequeño curso de administración y
eficiencia, esto los prepara para tener una mejor dinámica en casa”.

En el
caso de Dell, quien quiera puede trabajar desde casa y aunque no especificaron
números, los directivos afirman que el trabajo móvil en su empresa es una
opción que se le brinda a la mayoría de sus trabajadores.

Reglas de oro de Dell para implementar trabajos
móviles en las empresas

Si bien
no están descubriendo el hilo negro, la empresa líder en tecnología aseguró que
existen algunos factores que se deben tomar en cuenta para implementar modelos
móviles en las empresas: 

1. No es para todos

Definitivamente
esto es algo que, como directivo, debes tomar en cuenta: los ahorros pueden ser
sustanciales –pues de acuerdo con la experta, a pesar de que la empresa les paga el servicio de internet y
telefonía a sus trabajadores remotos, es mucho más barato que pagar una
oficina-, sin embargo, hay que saber escoger a la gente que puede
hacerlo. 

“Hace
unos años comenzamos a implementar estos modelos móviles en Dell, hablamos con
la gente y dejamos que ellos decidieran si era o no conveniente. Muchos
llegaron a los dos días y dijeron que ‘no era para ellos’, otros han mantenido
ese modelo por años y ahora son mucho más productivos”. 

2. Las reglas bien claras

Trabajar
de manera remota pareciera que puede traer problemas de productividad y
eficiencia, pero esto es algo que se puede prevenir si se ponen bien las reglas
sobre la mesa. De acuerdo con ambos directivos de Dell, lo primero que hay que
hacer es generar un modelo de productividad basado en objetivos. Aquí algunos
consejos.

• Los
objetivos tienen que ser medibles.
Crear herramientas de evaluación y medición de
productividad es esencial para mantener una dinámica colaborador-empresa
saludable. 


Comunicación y acuerdos.
Es importante comunicarse de manera eficiente con tus trabajadores,
debes acordar objetivos y fechas específicas desde el inicio del
proyecto. 

3. Capacitación

Hay dos
puntos que debes tomar en cuenta: la capacitación en administración del tiempo
y eficiencia
y la capacitación tecnológica que deben tener tus
trabajadores. 

 “Es
importante poner las reglas en casa, saber que no puedes pasar todo el día en
pijama trabajando, hay que orientar a tus colaboradores para que sean
responsables en el hogar”. 

En la
capacitación tecnológica, es muy importante enseñar a tus colaboradores a
utilizar las herramientas que les facilitarán la interacción con clientes,
proveedores, socios o colaboradores; así como aquellas que facilitarán su labor
y trabajo. 

4. Provéelos de las herramientas necesarias

Así como
Dell, debes asegurarte que tus trabajadores tengan ‘todo’ lo necesario para
hacer bien su trabajo: desde un lugar específico en casa para trabajar –escritorio  y silla- , hasta la tecnología de punta que les permitirá
enfocarse al 100% en sus labores y que evitará algún pretexto
tecnológico. 

¿Qué
piensas de implementar los modelos móviles en tu empresa? ¿Cómo gestionarías a
tu gente de manera remota? ¿Tienes algún caso de éxito?  

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