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Haz juntas más productivas y recupera 5 días de tu vida

Los ejecutivos pierden un promedio de 5 días enteros y 19 horas cada año por reuniones que empiezan tarde. Reestructura la forma de hacer tus juntas.

29-01-2015, 11:02:16 AM
Haz juntas más productivas y recupera 5 días de tu vida
Gustavo Boyde Log Me In LATAM Regional Marketing Manager

En
inicio de año las reuniones suben exponencialmente, para hacer planes para
colaborar y para hacer anuncios, y  todas
ellas van tomando relevancia a medida que las compañías trabajan vía satélite y permiten a sus empleados
hacer home office.

Aunque
la gran mayoría de las reuniones tiene justificaciones importantes, muchos
empleados se quejan sobre pérdida de tiempo valioso y energía en esas
reuniones. La cantidad de tiempo desperdiciado va en aumento.

De
acuerdo con un estudio de OVUM y
join.me por LogMeIn, los ejecutivos senior pierden un promedio
de 5 días enteros  y 19 horas cada año por reuniones que
empiezan tarde
. En la medida que las compañías tratan de ser más atractivas
y productivas, la forma en que dirigen sus reuniones necesitan ser ejemplares.

Necesitan
adaptarse a una más joven y colaborativa fuerza de trabajo acostumbrada a
reuniones virtuales y a la medida.

Aquí  join.me presenta 5 maneras de hacer más productiva una reunión y acortar
todo ese tiempo perdido.

1. Deja el proceso y concéntrate en los resultados

No
existe una razón para que todas las reuniones deban estructurarse siempre de la misma manera, especialmente si son
reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no
significa ocupar la hora entera. En lugar de estar llevando la reunión en el
orden establecido de las cosas, concéntrate
en lo que quieres lograr
y ajusta
los tiempos
de reunión acorde a esos logros.

Si hay
algún punto clave  que necesite ser
discutido, lidia con él y deja otros temas de la agenda para resolver más
adelante. 

2. Arregla los problemas técnicos

¿En cuántas
ocasiones has tenido dificultades
para realizar a una reunión por marcar mal el número telefónico? De acuerdo con el estudio, hay cinco grandes razones
para qué las reuniones sean retrasadas. Dificultades técnicas con software, información incorrecta de la
conferencia, actualizaciones necesarias del software, no saber quiénes estarán
durante la reunión, y números incorrectos o complicados para llamar que en
conjunto pueden generar muchas frustraciones y jugueteo nervioso con las manos.

Las
compañías pueden eliminar esos dolores de cabeza con herramientas de
optimización como join.me, que proporciona reuniones
en tiempo real e intuitivas
, integradas con audio, interacción en video,
sin descargas extras requeridas.

3. Mantenlas cortas y flexibles

Cuando
estas organizando una reunión, resulta tentador el incluir a todos los que, en alguna ocasión estuvieron involucrados
con el proyecto. Pero cuando la lista de involucrados sigue creciendo  y resulta mucha gente involucrada, puede
llegar a ser difícil el llegar a una decisión pronta.

Muchas
compañías están mudando sus dinámicas de
reuniones largas y formales
a favor de reuniones cortas, relajadas y
discutiendo metas específicas.

Limitar el
número de personas requeridas para dar más flexibilidad en la calendarización,
hace la conversación más efectiva.

4. Hazlo divertido

Una
tediosa plática o una extensa presentación de Power Point puede convertir en
papilla el cerebro de todos. Eleva la
moral
siendo creativo en tus
reuniones
. Se más ligero y con humor contando alguna broma o mostrando
imágenes interesantes para hacer la introducción al siguiente tema. Puedes
incluso hablar con las personas que
usualmente están tranquilas
y quietas para mantenerlas alertas o atentas.
Dale a tus empleados razones para estar alerta y aportar en las reuniones.

5. Rompe
los grupos 

La colaboración es la razón de ser de
cualquier reunión pero es difícil intercambiar ideas con alguien a quien
recientemente conoces. Intercale los asientos y motiva a todos a interactuar con nuevas personas durante y después
de la reunión.

Haz reuniones más productivas con estos 5 tips y estarás en camino de recuperar
5 días de tu vida.

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