8 pasos para ejecutar un proyecto y dejar de soñarlo

Al menos en alguna ocasión te has hecho esta pregunta: ¿por qué a pesar de que planeo siempre de la mejor forma mis metas, son pocas las veces en que verdaderamente obtengo los resultados que quiero?

Quizá como cabeza de un equipo te esfuerces todos los días en mejorar y en tratar de que las cosas puedan caminar hasta llegar a su punto más alto, sin embargo, debes de tener en cuenta que probablemente la razón por la que no se están concretando tus proyectos es porque estás llevándolos de la manera incorrecta.

Siempre existirán factores externos a los que podremos culpar por esta situación, sin embargo, muchas veces los errores no están hacia afuera de nuestra compañía, sino más bien en su interior, sitio que debe siempre de estar preparado para afrontar cualquier reto que pudiera presentársele.

Es por esta razón que tu propósito inicial debe ser el de evaluar la forma en la que tú y el equipo están trabajando para ejecutar sus metas y conseguir esos resultados que tanto estás anhelando tener.

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Disciplina de la ejecución

¿Qué significa este término? Consiste principalmente en señalar cuáles son los pasos que se tienen que seguir para precisamente lograr ‘ejecutar’ cada uno de tus planes, evitando quedarte rezagado sólo en la etapa de la planeación, afirma Adolfo Tuñón Velázquez, socio director de Mesa Consultores .

*Adolfo durante su presentación en la Expo Capital Humano 2014.

Tuñón Velázquez indica que en primera instancia es necesario que las empresas y sus colaboradores hagan un ‘check in’, es decir un análisis inicial sobre el estado en el que se encuentran, que les servirá para establecer la base del camino que seguirán.

Para poder concretar este paso, es necesario que cada uno de los empleados realice junto a su director, una dinámica para la cual se requiere de responder a cuatro preguntas básicas, pero muy importantes: 

1.- ¿Cuáles son tus distractores actuales?

2.- ¿Qué tienes que poner a un lado para estar aquí presente?

3.- ¿Alguna inquietud en tu cabeza que quieras mencionar?

4.- ¿Qué tienes que comunicar para estar presente?

Resolver estas cuatro interrogantes permitirá contar con soluciones básicas que te ayudarán a hacer un primer diagnóstico sobre lo que está pasando al interior de tu empresa, tanto con los colaboradores como contigo.

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Cuestión de ocho pasos

Luego de tener ya en tus manos esta primera información, Adolfo Tuñón sostiene que las empresas deben de enfocarse en cumplir una serie de ocho pasos importantes, que les servirán para poder tener una ejecución efectiva y, por consecuencia, la obtención de los resultados que tanto se anhelan. Te los explicamos a continuación.

1.- Elección de metas

El experto de Mesa Consultores señala que el paso inicial que se de debe de dar, después de realizar el ‘check in’, es el de seleccionar perfectamente cuáles son las dos metas clave de tu proyecto.

No se trata de que busques una decena de metas, sino que más bien elijas perfectamente esas dos que tienes en mente cumplir sí o sí, debido a que te traerán los resultados que estás esperando.

2.- Planeación con inclusión

Tras conocer esas metas que se tienen con el proyecto que se va a realizar, Tuñón Velázquez señala que llega el momento de planear, una etapa que no deben sólo de participar las cabezas del proyecto, sino todos los que verdaderamente estarán involucrados.

Muchas veces se comete el error de realizar la planeación entre sólo unos cuantos, sin embargo, el especialista asegura que si verdaderamente se quieren tener resultados, será importante que esté presente en esta etapa todo el equipo clave.

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3.- Acciones concretas, resultados específicos

La etapa de planeación debe de estar apoyada en una serie de acciones detalladas que se realizarán, mismas que tienen que tener bien establecidos los resultados que se deben de obtener en cada paso.

Toma en cuenta que estos resultados deben de ser perfectamente medibles. A pesar de los comentarios que pueda expresar el equipo de trabajo, tienes que tener datos que aseguren que se está avanzando en el desarrollo.

4.- Delega responsabilidades

El paso anterior estará apoyado por la elección de personas que estarán encargadas de cada célula de trabajo, quienes responderán a cualquier problema o duda que se pudiera presentar en el proyecto.

Esta serie de personas responsables deben de ir intercambiando puntos de vista entre ellas para saber los avances que se están teniendo en cada uno de sus equipos, es importante compartir estas experiencias.

5.- Información para todos

Una de las claves y elementos más importantes que el experto ubica es la comunicación efectiva, la cual permitirá que todas las personas involucradas sepan todos los detalles relevantes del proyecto que se está creando.

“Cuando los líderes se toman el tiempo para explicar lo que quieren, mediante una definición clara de su visión, intención e instrucciones, tienen una gran y muy necesaria influencia sobre las personas, sus acciones y resultados”, asegura Adolfo Tuñón.

6.- Ponerse en ACCIÓN

Sí, definitivamente la palabra ACCIÓN debe de estar en mayúsculas, ya que muchas veces las compañías se quedan únicamente en la etapa de planeación, sin darse cuenta que eso no es lo más importante.

El experto recuerda que la frase “Demasiado análisis entrega parálisis” es una constante en las empresas mexicanas, quienes no deben ya estancarse en los primeros pasos, sino verdaderamente dar el salto a la ejecución.

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7.- Mantén un seguimiento

Como director de una compañía o cabeza de un proyecto debes de estar constantemente dando seguimiento a los trabajos y avances que va realizando cada una de las áreas involucradas en el proyecto.

Este seguimiento se fortalece cuando se comunica a todo el equipo, ya que las distintas partes pueden saber si están trabajando de la forma adecuada o si se están rezagando ante los otros avances.

8.- Termina el proceso y analízalo

Una vez que tienes ya en tus manos todo el trabajo realizado, es importante que evalúes cada uno de los pasos que se dieron, para que posteriormente puedas mejorar el trabajo con base en la experiencia que se tuvo.

A manera de ‘check out’, existen cinco preguntas que el equipo y tu deben de responder para poder entender mejor que tan positivo o negativo fue su procedimiento:

1.- ¿Qué lograste?

2.- ¿Qué aprendiste?

3.- ¿Qué funcionó?

4.- ¿Qué o a quién quieres reconocer?

5.- ¿Qué faltó?

6.- ¿Qué harás diferente la próxima vez?

Se trata de entender cómo fue que se trabajo, para así crear e ir fortaleciendo un círculo de trabajo virtuoso que pase por cuatro fases: Resumir, Planear, Informar y Ejecutar.

¿Qué tan complicado crees que sea realizar este procedimiento para mejorar la ejecución? ¿Qué errores observas normalmente en las empresas en este tema? ¿Qué otros elementos pueden ser importantes para poner a una equipo en acción?

Alejandro Medina Periodista geek, fanático de la tecnología y las redes sociales. Contar historias lo es todo.